Protokollführung bei der Vorstandssitzung

January 27th, 2014 – 0 Comments and Reactions
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Erfahren Sie, wie man bei einer Vorstandssitzung effektiv Protokoll führt

Jeder weiß, dass das Protokoll mit das Wichtigste bei einem Meeting ist. Bei Vorstandssitzungen werden üblicherweise wichtige Entscheidungen getroffen; wird dabei kein Protokoll geführt, existiert kein Dokument, in dem die während des Meetings geführten Diskussionen und die getroffenen Entscheidungen festgehalten sind. Das Führen eines solchen Protokolls ist, wenn man’s richtig macht, gar nicht so schwer: Es ist wichtig, dass das Protokoll einer Vorstandssitzung alle Einzelinfos zum Meeting enthält, außerdem eine Zusammenfassung der Diskussionen und die getroffenen Entscheidungen.

Tipps für das Protokoll einer Vorstandssitzung:

  1. Achten Sie darauf, welche Personen anwesend sind und welche nicht
  2. Halten Sie die Startzeit des Meetings, den Ort und das Präsidium des Meetings fest
  3. Notieren Sie alle stattfindenden Diskussionen, Entscheidungen, Aktionen und auch alle nicht sofort einzuordnenden Themen
  4. Formatieren Sie das Protokoll entsprechend den Firmenstandards, inkl. aller nötigen Unterschriften und Firmenmarken sowie aller unterstützenden Informationen
  5. Verteilen und archivieren Sie das Protokoll der Vorstandssitzung

Wenn Sie sich mit dem Protokollieren einer Vorstandssitzung beschäftigen, kann eine Protokoll-Software wie MeetingBooster Ihre Arbeit deutlich vereinfachen.

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Dies geschieht in drei einfachen Schritten:

  1. Ermitteln der Protokoll-Voraussetzungen
  2. Durchführen des Meetings und Führen des Protokolls
  3. Verteilen und Archivieren des Protokolls

Ermitteln der Protokoll-Voraussetzungen

Eine Vorstandssitzung hat spezielle Voraussetzungen; es ist beim Protokollieren einer Vorstandssitzung wichtig, vier Schlüsselelemente zu berücksichtigen.

1. Vorbereitungen – Datum, Zeit, Ort, Teilnehmer und Zweck der Sitzung
2. Erinnerungen – Erinnerungen bzgl. des Meetings und der Aktivitäten zuvor
3. Extras – Spezielle Gäste und Bedingungen
4. Bestätigungen – Finale Teilnehmerliste, Agenda-Pakete und Protokoll-Vorlage

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Durchführen des Meetings und Führen des Protokolls

Von den drei Meeting-typen sind das Diskussions- und das wörtliche Protokoll diejenigen, die bei einer Vorstandssitzung meistens zum Einsatz kommen.

1. Diskussionsprotokoll –enthält Diskussionen und Entscheidungen, die zu den vereinbarten Aktionen führten
2. Wörtliches Protokoll – festhalten jeder Äußerung während des Meetings

Diskussionsprotokolle sind der weitaus häufigste Typ von Protokollen zu Vorstandssitzungen. Wie bei jedem Typ ist es wichtig, genau festzuhalten, wer was zu welchem Thema der Agenda zu sagen hat. Den Verlauf des Meetings hat der Protokollführer lückenlos – zumindest alle wichtigen Punkte – festzuhalten, einschließlich weiterreichende Diskussionen. Das kann den Prozess des Protokollführens ziemlich schwierig machen; ein Grund, warum der Einsatz von entsprechender, unterstützender Software so populär ist.

Programme wie MeetingBooster helfen dem Protokollführer beim akkuraten Notizen-Machen – basierend auf einer formalen Agenda. Wird ein Thema zur Diskussion ausgewählt, kann der Teilnehmer, der sich dazu äußert, ausgewählt und es können die getroffenen Entscheidungen dokumentiert werden.

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Verteilen und Archivieren des Protokolls

Formatieren, Verteilen und Archivieren des Protokolls sind zumindest am Anfang die schwierigsten Schritte bzgl. des Protokolls der Vorstandssitzung. Dieser Prozess kann beim Einsatz von herkömmlicher Software wie MS Word ziemlich zeitraubend sein, unter anderem durch die Redundanz, die gesammelten Informationen in ein neues, entsprechend formatiertes Dokument übernehmen zu müssen. Das ist nicht weniger eine technische Schwierigkeit als einfach extrem zeitraubend. Das Protokoll der Vorstandssitzung muss außerdem einfach zu verteilen und zu archivieren sein – deshalb ist entsprechendes Dateimanagement eine weitere Hürde.

Beim Einsatz von Meeting-Protokoll-Software wird dieser Prozess automatisiert. Das Protokoll der Vorstandssitzung wird mit Hilfe professioneller Layouts erstellt und enthält alle wichtigen Informationen in einfacher, übersichtlicher Form. Der Protokollführer kann das Protokoll per Mausklick an alle Teilnehmer und Teams verteilen und die Dokumente für spätere Verwendung bzw. Überprüfung archivieren.

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Tipps zur Protokollführung bei Vorstandssitzungen:

1. Legen Sie das richtige Format fürs Protokoll fest oder verwenden Sie eine Vorlage
2. Stellen Sie sicher, dass dort Beginn, Ende, Ort und Teilnehmer festgehalten sind
3. Halten Sie Diskussionen und getroffene Entscheidungen fest, sowie wer was gesagt hat
4. Notieren Sie – für spätere Meetings – alle noch nicht besprochenen Themen
5. Denken Sie daran, das Protokoll nach dem Meeting an die Teilnehmer zu verteilen

Warum MeetingBooster die beste Software zur Protokollführung bei Vorstandssitzungen ist

• Einfaches Erfassen von Diskussionen und Entscheidungen
• Automatisches Erzeugen eines formatierten Protokoll-Dokuments
• Verteilen des Meeting-Protokolls an Teilnehmer und Teams
• Archivieren des Meeting-Protokolls für spätere Verwendung

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