Verwalten von MeetingBooster Aktionselementen über Outlook

Optimal für die Verwaltung von Aktionselementen ist natürlich, sie an einem gemeinsamen Ort gespeichert bzw. zugriffsbereit zu haben. Oft müssen diese aber direkt während des Meetings vom Protokollführer notiert – und später noch einmal separat erstellt werden, um sie ins Protokoll aufzunehmen und an die entsprechenden Empfänger weiterzuleiten.

Microsoft Outlook ist das am weitesten verbreitete E-Mail-System und besitzt ein ausgereiftes, eingebautes Aufgabensystem. MeetingBooster wurde mit Blick auf Effizienz entwickelt, deshalb besitzt es für Outlook ein funktionelles PlugIn, mit dem man die während eines MeetingBooster-Meetings notierten Aktionselemente inkl. deren Besitzer mit der Outlook-Aufgabenliste synchronisieren kann.

1Zuweisen von Meeting-Aufgaben

Aufgaben werden während eines MeetingBooster-Meetings über den Standard-Aufgabendialog erstellt. Wenn derjenige, der für eine Aufgabe verantwortlich ist, das MeetingBooster Outlook-PlugIn installiert hat, werden Aufgaben, die während des MeetingBooster-Meetings erstellt wurden, automatisch zur Outlook-Aufgabeliste des jeweils zuständigen Mitarbeiters hinzugefügt.

Zuweisen von Meeting-Aufgaben

2Übernahme der Aufgaben durch Outlook

MeetingBoosters Microsoft Outlook PlugIn schafft eine nahtlose Verbindung zu einer vorhandenen Outlook-Aufgabenliste. Um die über MeetingBooster vergebenen Aufgaben von den in Outlook erstellten zu trennen, erstellt das PlugIn einen Unterordner namens MeetingBooster.

Übernahme der Aufgaben durch Outlook

Damit ist es einfach, diejenigen Aktionselemente (und deren Besitzer) zu finden, die für die Fertigstellung eines Projekts noch notwendig sind. Außerdem gibt es eine spezielle Oberfläche, von der aus alle Aktionselemente verwaltet werden können, unabhängig davon, wann, wo und von wem bzw. für wen sie generiert wurden.

3Aktualisieren des Aufgabenstatus

Das Aktualisieren der Aktionselemente findet direkt in der MeetingBooster-Outlook-Aufgabenliste statt - oder online mithilfe des in MeetingBoosters integrierten Systems. Unabhängig davon, von wo aus die Aktualisierungen durchgeführt wurden, wird das Outlook-PlugIn diese Updates synchronisieren und damit dafür sorgen, dass die vorhandenen Informationen für alle beteiligten Parteien jederzeit aktuell sind.

Aufgabenmanagement war noch nie einfacher!