Protokoll-Dokumentenverwaltung in Einklang mit entsprechenden Vorgaben

Sind Sie auf der Suche nach einem effizienten und sicheren Weg, Ihre Protokoll-Dokumente zu archivieren und dort auf sie zuzugreifen? Dann ist MeetingBooster die Lösung, nach der Sie gesucht haben.

In den meisten Unternehmen sind Sie für Ihre Mitarbeiter verantwortlich, z.B. dafür, dass diese die korrekten Vorgehensweisen wählen – das ist allerdings leichter gesagt als getan. Ob Sie einfach die Effizienz erhöhen wollen oder aber strenge Regeln befolgen müssen: MeetingBooster stellt sicher, dass Dokumente automatisch gespeichert werden, ohne dass dazu Mitarbeiter manuell etwas tun müssten.

Schlüsselfunktionen:

  • Erstellen des Meeting-Protokolls per Mausklick
  • Genehmigungsverfahren
  • Elektronische Archivierung
  • Genehmigungssystem
  • Behördlichen oder sonstigen Vorgaben entsprechend
  • Umfassende Systemsuche

1Protokoll-Dokument fertigstellen

Meeting-Protokolle enthalten typischerweise eine ganze Reihe von Dokumenten, Dateianhängen, Notizen und Aufgaben. Konsolidieren und Organisieren dieser Informationen kann ziemlich abschreckend sein – ohne eine Softwarelösung wie MeetingBooster.

Mit MeetingBoosters integrierter Notizkarte kann der Nutzer das Protokoll-Dokument von einer einzigen Quelle aus fertig stellen. Das vereinfacht und optimiert den entsprechenden Prozess und insgesamt die Verwaltung von Meeting-Dokumenten erheblich. Mithilfe der professionellen Vorlagen und anpassbaren Einstellungen können Sie Ihr endgültiges Protokoll-Dokument mit wenigen Mausklicks erstellen.

Protokoll-Dokument fertigstellen

2Protokoll zur Genehmigung versenden

Oft müssen Protokoll-Dokumente von einem Vorgesetzten oder einer sonstigen Person genehmigt werden. Das bedeutet, dass die Dokumente versandt, genehmigt und wieder zurückgesandt werden müssen – all das unter Einhaltung von Sicherheitsbestimmungen und/oder gemäß behördlicher Vorgaben.

MeetingBooster automatisiert diesen Prozess der Genehmigung von Protokoll-Dokumenten vollständig. Nach der Auswahl von einer oder mehrerer Personen bzgl. der Genehmigung, sendet MeetingBooster einen Link zum Protokoll–Dokument an den oder die Genehmigenden. Diese können es elektronisch genehmigen; danach wird dieses finale Dokument dem Berechtigungssystem entsprechend archiviert. Dadurch wir der Genehmigungsprozess nicht nur beschleunigt; dabei wird auch die höchste Sicherheitsstufe eingehalten, um sicherzustellen, dass die Informationen für immer innerhalb des Berechtigungssystems verbleiben.

Protokoll zur Genehmigung versenden

3Protokoll-Dokument archivieren

Herkömmliche Dateimanagement-Lösungen erfordern einen Systemadministrator, der die freizugebenden Ordner fürs Team erstellt. Danach ist es an den Mitarbeitern, die Dateien manuell in den dafür vorgesehenen Ordnern zu speichern und dabei zu hoffen, dass die Formatierung den Firmenstandards für Protokolle auch entspricht.

Was kommt letztendlich dabei heraus? Ein freigegebener Ordner voller verschiedener Dokumente ohne spezielles Namensschema, die – wenn man Glück hat – wenigstens zeitlich geordnet sind.

MeetingBoosters Archivierungssystem stellt sicher, dass Mitarbeiter die richtige Formatierung für die Protokoll-Dokumente verwenden und speichert diese automatisch, wodurch das Einhalten von behördlichen oder sonstigen Vorgaben deutlich erleichtert wird. Machen Sie sich keine Gedanken darüber, ob Sie ein Dokument zur Validierung oder für einen Rechtsstreit benötigen –Sie können sich zurücklehnen und dabei sicher sein, das sich MeetingBooster entsprechend darum kümmert.

MeetingBooster wurde mit besonderem Blick aufs Thema Sicherheit entwickelt. MeetingBooster speichert die Protokoll-Dokumente nicht nur automatisch; sie werden auch mit entsprechenden Sicherheitsfunktionen versehen. Dadurch ist sichergestellt, dass nur die dazu Berechtigten Zugriff darauf erhalten. Falls Sie es ganz genau wissen wollen, schauen Sie sich die Log-Datei an, in der festgehalten ist, wer wann auf  welches Dokument zugegriffen hat.

Protokoll-Dokument archivieren

4Notizen schnell finden und überprüfen

Haben Sie auch schon einmal einen Kollegen nach den Notizen zu einem Meeting gefragt – und er dachte, Sie hätten sie gemacht? Wie bekommen Sie den Überblick über die Entwicklung von Themen, die über mehrere Meetings hinweg diskutiert wurden? Der Zugriff auf Meeting-Protokolldokumente – genau dann, wenn benötigt – ist wichtig für das Treffen von Entscheidungen.

MeetingBoosters revolutionäre Such- und Kombinierungsfunktion ermöglicht Ihnen, das System global nach Themen zu durchsuchen, egal, ob es in nur einem oder in mehreren Meetings diskutiert wurde. Haben Sie die verschiedenen Instanzen des Themas gefunden, können Sie diese auswählen und in einem konsolidierten PDF-Dokument zum Überprüfen und Archivieren zusammenführen.

Mit MeetingBooster ist das Finden von Notizen einfach wie nie – und spart eine Menge Zeit!

Notizen schnell finden und überprüfen