Meeting

Alles, was Sie über Meetings wissen müssen

Diese Seite liefert wertvolle Information zu allen Typen von Meetings. Sie hilft Ihnen, die Meeting-Prozeduren in Ihrem Unternehmen zu optimieren.

Was ist ein Meeting?

Ein Meeting ist definiertals Zusammenkunft von zwei oder mehr Personen mit dem Zweck, ein bestimmtes Ziel zu erreichen, Informationen zu präsentieren oder eine bestimmte Nachricht weiterzugeben. Dies kann von Angesicht zu Angesicht geschehen, virtuell per Webinar. mithilfe von Videokonferenz-Technologie oder durch eine vorher aufgezeichnete Videodatei, die online gespeichert bzw. verteilt wird.

Meeting-Typen

Es gibt verschiedene Typen von Meetings:

  • Vortrag (oder Präsentation)
  • Seminar (typischerweise verschiedene Präsentationen, kleiner Kreis, eintägig)
  • Konferenz (mittlerer Kreis, ein- oder mehrtägig)
  • Kongress (großer Kreis, mehrere Tage)
  • Ausstellung oder Messe (mit Standpersonal und Besuchern)
  • Workshop (kleiner Kreis, aktive Teilnehmer)
  • Trainingskurs
  • Auftaktveranstaltung

Unabhängig vom Typ des Meetings gibt es einige Dinge, die man beachten sollte, um das Meeting besser zu leiten, es effizienter ablaufen zu lassen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

8 Punkte für ein erfolgreiches Meeting:

  1. Seien Sie vorbereitet
  2. Arbeiten Sie mit einer Agenda
  3. Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich
  4. Führen Sie weniger (aber bessere) Meetings durch
  5. Schließen sie die Teilnehmer mit ein – nicht aus
  6. Behalten Sie den Fokus
  7. Erfassen Sie Information und delegieren Sie Aufgaben, wenn nötig
  8. Holen Sie Feedback ein

Es gibt verschiedene Meeting-Management-Software, die Sie unabhängig vom Typ des Meetings unterstützen können.

Zweck des Meetings

Jedes Meetings braucht einen klar definierten Zweck. Verschiedene Typen von Meetings können verschiedene Zwecke haben, aber ganz ohne klar definierten Zweck wird nie klar werden, ob das Meeting das gebracht hat, was man sich davon erwartet hat. Ein Meeting kann dazu dienen, Entscheidungen zu treffen, eine Gruppe zu informieren oder Publicity für ein neues Produkt zu erzeugen. Ist der Zweck klar definiert, ist es viel einfacher, eine Agenda zu formulieren und so das angestrebte Ziel zu erreichen.

Eine Agenda ist ein schriftlicher Plan aller Themen, die in einem Meeting, einer Präsentation oder einem sonstigen Event angesprochen werden sollen. Unabhängig vom Veranstaltungsort, für den die Agenda gilt, sollte diese ganz bestimmte Informationen enthalten. Über Meetingagenda.com , eine kostenlose Site mit vielen Information zu Agendas, finden Sie weitere Infos zu diesem Thema.

Meeting Agenda

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Meeting-Details

Alle Meetings haben ganz spezielle Anforderungen, die erfüllt sein müssen. Dabei kann es sich um den Ort des Meetings, Infos zum Gastgeber oder Organisator, die Teilnehmerliste, Budget-Bedingungen, saisonale Daten oder evtl. um bekannte Präsentatoren handeln. Beim Brainstorming über die Anforderungen kann es helfen, eine Checkliste für Aktionen vor dem Meeting anzulegen. Damit sind alle Anforderungen, die beachtet werden müssen, übersichtlich aufgeführt.

Eine solche Checkliste besteht aus den zahlreichen Schritten, die vor einem Meeting gegangen werden müssen und hat folgende 4 Stufen:

  1. Vorab-Vorbereitungen – Themen wie das Festlegen von z.B. Datum, Zeit und Ort des Meetings.
  2. Erinnerungen und Agenda-Teile – Meeting-Erinnerungen, Benachrichtigungen und probeweise Agenda-Teile.
  3. Vereinbarungen – Spezielle Gäste, Equipment und Konzessionen.
  4. Finale Vorbereitungen – Bestätigungen, finale Agenda-Teile und Vorlage fürs Meeting-Protokoll.

Durchführen des Meetings

Stellen Sie sicher, dass die Agenda zum Beginn des Meetings bereits an alle Teilnehmer verteilt ist. Falls Sie die Agenda erst beim Eintreffen der Teilnehmer verteilen, geben Sie diesen einen Moment, um sich mit der Agenda vertraut zu machen. Überprüfen Sie, ob alle Referenten anwesend und entsprechend auf ihr Thema vorbereitet sind. Falls nötig prüfen Sie auch, ob die richtigen Teilnehmer anwesend sind. Ist eine wichtige Person nicht anwesend, prüfen Sie, ob ein anderer, verfügbarer Teilnehmer deren Rolle übernehmen kann. Ist das nicht der Fall, sollte das Thema bis zu einem späteren Meeting geparkt werden.

Falls der Meeting-Typ Notizen oder sogar ein Meeting-Protokoll Dokument erfordert, bestimmen Sie einen Protokollführer, falls noch nicht geschehen. Stellen Sie beim Übergang von einem Thema zum nächsten sicher, dass ggf. Vereinbarungen oder Entscheidungen zum beendeten Thema notiert wurden; weisen Sie den Protokollführer ggf. darauf hin. Falls sich durch das Thema darauf folgende Aufgaben ergeben haben, müssen diese jetzt dem entsprechenden Teilnehmer zugewiesen werden. Ist dieser nicht anwesend, weisen Sie ihm die Aufgabe per E-Mail oder mithilfe eines Programms zum Aufgabenmanagement zu. Meeting Management-Systeme wie MeetingBooster besitzen eingebaute Module für das Zuweisen, Verteilen und Aktualisieren von  Aufgaben-Informationen im Meeting.

Nach dem Meeting

Was nach dem Meeting passiert, ist genauso wichtig wie das vor und während des Meetings. Wurden wichtige Punkte besprochen und Entscheidungen getroffen, ist es ausgesprochen wichtig, dass diese Information zeitnah an die Teilnehmer weitergegeben wird. Diese Information sollte in Form eines Meeting-Protokolls vorliegen. Typischerweise wird der Protokollführer diese Information organisieren und eine entsprechendes Meeting-Protokoll erstellen oder jemand anders damit beauftragen, das Dokument fertigzustellen. Viele Unternehmen haben ein standardisiertes Format für Meeting-Protokolle mit speziellen Anforderungen und Spezifikationen.

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Wenn es sich um eine Konferenz oder Messe handelt, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer Informationen erhalten, mit denen sie sich bei weiteren Fragen an den Gastgeber oder das Unternehmen selbst wenden können. Ist es für den Organisator des Meetings wichtig, Informationen von Teilnehmern (potentielle Kunden) einzuholen, kann eine Lotterie oder Verlosung durchgeführt werden, bei der die Teilnehmer ihrer Daten angeben müssen. Ist ein elektronisches Registriersystem vorhanden, kann auch dieses verwendet werden, um die gewünschten Informationen zu erfassen.

Warum ist MeetingBooster die beste Meeting-Software?

  1. Einfaches und effektives Erstellen der Agenda
  2. Umfassendes System zur Zeitverteilung
  3. Automatisches Verteilen der Agenda
  4. Einfaches Erfassen von Diskussionen und Entscheidungen
  5. Automatisches Generieren eines formalen Meeting-Protokoll-Dokuments
  6. Verteilen des Meeting-Protokolls an Teilnehmer und Teams
  7. Archivieren des Meeting-Protokolls für späteren Zugriff

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