Meeting Agenda Software

Warum eine Meeting Agenda-Software

Ein effektives Meeting beginnt mit einer sauberen Agenda. Ohne einen Plan der zu diskutierenden Themen läuft das Meeting schnell aus dem Ruder. Das Erstellen der Agenda erfordert Planung, Kommunikation und Organisation. Dies ist der Grund dafür, dass sich immer mehr Unternehmen für eine Meeting Agenda-Software wie MeetingBooster entscheiden, mit der das Erstellen der Agenda optimiert werden kann.

Vorzüge von Meeting Agenda-Software

  • Intuitive Oberfläche im MS Office-Stil
  • Verwenden von Agenda-Vorlagen oder Erzeugen eigener Vorlegen
  • Einfaches Erstellen von Themen und Unter-Themen
  • Anhängen von Dateien und Setzen von Hyperlinks
  • Zuweisen von Referenten
  • Zeitverteilung für die einzelnen Themen
  • Einbinden geparkter Themen aus früheren Meetings
  • Automatisches Verteilen und Archivieren

1Brainstorming der Agenda-Themen

Die Vorbereitung des Meetings ist die Basis für jedes gute Meeting. Das Festlegen des Zwecks kann Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, welche Themen überhaupt in die Meeting-Agenda aufgenommen werden sollen. Kommunikation mit Vorgesetzten, Entscheidern und Teammitgliedern hilft dabei, alle notwendigen Themen zu erfassen. Ein Vorteil der MeetingBooster Meeting Agenda-Software ist der, dass die Agenda allen berechtigten Personen online zur Überprüfung zugänglich ist. Der Protokollführer seinerseits kann alle Notizen direkt während des Meetings in die Notizkarte bzw. beim jeweiligen Thema eintragen; damit stehen diese Notizen simultan jedem der Teilnehmer zur Einsicht und Überprüfung zur Verfügung.

Erstellen einer Meeting-Agenda

2 Themenbeschreibungen und wichtige, angehängte Dateien

Agenda-Themen sollten kurz und knapp benannt sein. Die Beschreibung des Themas dient dazu, das Thema und was diskutiert werden soll, weiter auszuführen. MeetingBooster macht das Verfassen solcher Beschreibungen sehr einfach; der Nutzer kann dieses seinerseits ein- und ausblenden, je nachdem, ob er eine detaillierte Beschreibung oder einen schnellen Überblick über die Meeting-Agenda wünscht.

Die Zeit während des Meetings ist begrenzt und ein Referent, der zwischendurch auf seinem Computer nach einer bestimmten, benötigten Datei sucht, verursacht nicht einfach nur Zeitverlust; dies ist einfach unprofessionell. Meeting Agenda-Software wie MeetingBooster bietet ein intuitives System zum Anhängen relevanter Dateien oder Hyperlinks zu Online-Workspaces wie SharePoint für den Zugriff auf Dateien, die online in der Cloud vorliegen. MeetingBoosters Content Management-System lädt angehängte Dateien automatisch zur Agenda hoch und macht sie so während des Meetings vom entsprechenden Thema aus zugriffsbereit. Da die Agenda direkt in die Notizkarten des Meetings übernommen wird, werden während des Meetings sämtliche angehängten oder per Hyperlink verknüpften Dateien automatisch ins Meeting-Protokoll übernommen und so für spätere Überprüfung archiviert.

3 Meeting-Agenda Themenzeiten und Referenten

Die benötigten Zeiten für die einzelnen Agenda-Themen festzulegen, kann ziemlich schwierig sein. Noch schwieriger wird es, weil die Agenda oft nach der ersten Fertigstellung noch bearbeitet werden muss: Themen kommen hinzu oder entfallen oder sie benötigen mehr oder weniger Zeit. Früher war dies eine manuelle und damit zeitaufwändige Arbeit. MeetingBoosters Funktion zur Zeitverteilung automatisiert diesen Prozess. Sie können definieren, dass die Zeit gleichmäßig auf die Themen verteilt wird und/oder spezielle Zeitwerte für einzelne Themen eingeben oder diese vor Veränderung schützen. MeetingBoosters Zeitverteiler arbeitet in Kombination mit Ihren eigenen Vorgaben, sodass Ihre Themen-Zeiten die geplante Gesamtdauer des Meetings ergeben.

Bei manchen Meetings genügt ein Referent für alle Themen; andere Meetings erfordern für bestimmte Themen spezielle Referenten. Liegt eine Liste verfügbarer Referenten vor, erleichtert dies die Zuweisung eines solchen zu einem Thema. Außerdem sind durch die Auswahl der Namen aus einer Liste Tippfehler und ähnliches ausgeschlossen; d.h. der Referent wird beim entsprechenden Thema garantiert korrekt aufgeführt. Die MeetingBooster Meeting Agenda-Software übernimmt die Agenda direkt in die Notizkarte, von wo sie wiederum direkt ins Meeting-Protokoll übernommen wird. Dadurch tauchen die Referenten und ihre Themen auch automatisch im Protokoll auf.

4 Verteilen der Meeting Agenda und vorbereitende Aufgaben

Die Agenda sollte noch vor dem Meeting verteilt werden. Die Meeting-Agenda kann nämlich auch von den Teilnehmern zur Vorbereitung aufs Meeting verwendet werden. MeetingBoosters automatisierte Verteilungsfunktion ermöglicht das Verteilen der Agenda an die Teilnehmer – einfach per Mausklick. Nutzer können dabei den Stil der Agenda wählen, und, ob sie ein Firmenlogo einbinden wollen: Das stellt sicher, dass die Teilnehmer eine professionell aussehende Agenda erhalten. Das ist auch insofern wichtig, als es die Einschätzung der Teilnehmer bzgl. des Meetings beeinflusst, zu dem sie eingeladen werden.

Erstellen einer effektiven Agenda

Die Vorbereitung aufs Meeting ist für die Teilnehmer ebenso wichtig wie für den Gastgeber. Wird erwartet, dass ein Teilnehmer etwas Bestimmtes zum Meeting beitragen soll, muss er darüber vorab informiert werden, sodass er sich entsprechend vorbereiten kann. Die Zuweisung vorbereitender Aufgaben hilft den Teilnehmern einschlägig vorbereitet zum Meeting zu erscheinen. MeetingBoosters Vorbereitendes Aufgaben-System erlaubt dem Organisator, Aufgaben bestimmten Teilnehmern zuzuweisen, Aufgaben mit einer bestimmten Agenda zu verknüpfen und die Aufgaben im entsprechenden Bereich der Agenda aufzulisten. Auf diese Weise werden mithilfe der verteilten Agenda alle Teilnehmer über eventuell ihnen zugewiesene Aufgaben informiert. Die Teilnehmer erhalten außerdem ggf. noch vor dem Meeting Aufgaben-Erinnerungen per E-Mail. Wird das Meeting gestartet, kann der Organisator den Status der vorbereitenden Aufgaben überprüfen und festhalten, wer entsprechend präpariert zum Meeting erschienen ist.

Zuweisen von vorbereitenden Aufgaben

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