Compte-rendu de réunion

Un logiciel professionnel pour vos comptes-rendus

Vous arrive-t-il de quitter une réunion en vous demandant si quelqu'un a pris des notes, quelles décisions ont été arrêtées et qui va être responsable de quoi ?

MeetingBooster est un logiciel de gestion de réunion incluant un module dédié à la rédaction des comptes-rendus. Conçu pour faciliter la prise de notes et l'allocation de tâches de suivi, il permet aussi l'application d'une mise en forme professionnelle au document et sa distribution aux participants en quelques clics de souris.

Fonctionnalités principales :

  • Prise de notes rapide et efficace
  • Allocation de tâches à entreprendre
  • Outils d'aide à la décision
  • Formats de comptes-rendus professionnels
  • Distribution automatique du compte-rendu
  • Puissant module de recherche
  • Archivage du compte-rendu pour référence future
MeetingBooster Meeting Minutes Software

« Jamais nos comptes-rendus n'ont été si concis et si professionnels. De plus, l'hébergement dans le Cloud nous permet d'effectuer rapidement des recherches parmi toutes nos réunions pour retrouver des sujets de discussion particuliers. »

Jim Franklin

PMP, Université de Californie San Diego

1Prenez des notes avec aisance et efficacité

Le module de compte-rendu de MeetingBooster facilite grandement la tâche de documenter les conversations et de consigner les décisions prises au cours de la réunion. Chaque fois qu'un participant s'exprime sur un des sujets de l'ordre du jour, le secrétaire peut sélectionner son nom par un simple clic, puis y associer ses commentaires, améliorant par là même la transparence des échanges pour l'ensemble des participants. En suivant un plan simplifié de l'ordre du jour, le secrétaire peut naviguer d'un sujet à l'autre en toute aisance, s'assurant ainsi que toutes les remarques importantes sont soigneusement documentées.

Prenez des notes avec aisance et efficacité

Tout au long de la réunion, le secrétaire peut aussi assigner des activités de suivi aux participants, pour garantir que les idées échangées aboutiront à des mesures concrètes. Si une question nécessite un tour de table, le secrétaire peut faire appel à divers outils pour organiser en quelques instants un vote, une évaluation ou un classement des diverses solutions possibles au problème.

2Finalisez le compte-rendu de la réunion

La consolidation des notes et le formatage du compte-rendu sont des opérations généralement longues et fastidieuses. Toutefois le module de compte-rendu de MeetingBooster assure la mise en forme automatique des notes, des conclusions, des actions à entreprendre et de toute autre donnée consignée pendant la réunion en un compte-rendu de qualité professionnelle. Avant la création automatique du compte-rendu, vous avez tout loisir de sélectionner le modèle le plus adapté et de choisir s'il convient d'y faire figurer le détail de toutes les discussions ou uniquement de leurs conclusions.

Finalisez le compte-rendu de la réunion

Grâce au module de compte-rendu de MeetingBooster, vous obtenez un compte-rendu d'aspect professionnel en quelques clics de souris.

3Distribuez le compte-rendu de la réunion

Dans l'idéal, le compte-rendu de toute réunion devrait parvenir aux participants et aux supérieurs hiérarchiques concernés dès l'issue de la réunion. En pratique, en raison par exemple de l'éloignement géographique des personnes impliquées, ou du besoin de conformité aux normes documentaires de votre société, il est fréquent que le compte-rendu n'arrive à ses destinataires qu'après un délai non négligeable.

Le module de compte-rendu de MeetingBooster garantit l'envoi immédiat de ce dernier aux participants désignés. Ce document leur parvient sous forme d'un fichier PDF à la mise en forme professionnelle, incluant toutes les notes, conclusions, tâches et pièces-jointes requises.

Distribuez le compte-rendu de la réunion

4Archivez le compte-rendu de la réunion

Archives électroniques

L'archivage des comptes-rendus de réunion d'une entreprise en vue d'une éventuelle consultation future demande méthode et rigueur. Si vous les entreposez dans un dossier partagé ou sur le réseau interne de l'entreprise, ou si vous vous servez de la messagerie pour en faire circuler les différentes versions, leur localisation peut également poser problème.

Le système de gestion de réunion de MeetingBooster assure l'archivage en ligne de tous les comptes-rendus de réunion, identifiés par leur titre, leur date, leur animateur ou le nom de la série de réunions à laquelle ils appartiennent. Toute personne disposant des droits requis peut donc y accéder aisément et librement. En outre, les utilisateurs peuvent également retrouver des discussions passées parmi les comptes-rendus archivés, et compiler les résultats dans un document unique. La consultation de l'historique des discussions est donc aussi rapide que fiable.

Archivez le compte-rendu de la réunion

Système de permissions

Les comptes-rendus de réunion contenant souvent des informations sensibles, il est essentiel que leur accès soit limité aux utilisateurs autorisés.

MeetingBooster à été conçu dans un grand souci de sécurité : seules les personnes invitées ou dotées des droits de consultation requis sont autorisées à accéder aux documents. Toutes les données relatives aux réunions sont archivées de manière sécurisée et restent protégées en permanence grâce à un système de permissions et de rôles personnalisables, qu'il est possible de synchroniser avec Active Directory.

Permission System