How to Write Meeting Minutes

Des comptes-rendus efficaces avec MeetingBooster

Pour qu'une réunion soit couronnée de succès, elle doit s'appuyer sur un ordre du jour précis et complet, déboucher sur un compte-rendu détaillé et conduire à la répartition de tâches de suivi entre les participants.


Pourquoi confier vos comptes-rendus à MeetingBooster :

  • Editeur de texte pour la prise de notes
  • Possibilité de changer de secrétaire en cours de réunion
  • Incorporation des résultats des outils de vote, classement etc. dans le compte-rendu
  • Création automatique du compte-rendu
  • Distribution automatique du compte-rendu
  • Archivage et système de permissions
  • Recherche parmi les comptes-rendus des réunions passées

1Créez un ordre du jour précis et complet

Quel que soit le type d'une réunion, sa préparation est essentielle à son succès. Commencez par réfléchir à l'ordre du jour et allouez les tâches préparatoires requises aux participants. Découvrez comment élaborer un ordre du jour avec MeetingBooster. Non seulement tout ordre du jour se doit d'indiquer clairement la raison d'être du rassemblement envisagé, mais il sert également de fil conducteur pour la prise de notes tout au long de la réunion, jusqu'à la rédaction du compte-rendu final. MeetingBooster assure le transfert automatique de l'ordre du jour dans l'éditeur de notes, permettant ainsi au secrétaire désigné de consigner les propos échangés par les participants sur chaque thème pendant la réunion même.

Créez un ordre du jour précis et complet

2Consignez les échanges avec l'éditeur de notes

Pour pouvoir utiliser l'éditeur de notes pendant la réunion, le secrétaire doit d'abord se connecter à cette dernière via MeetingBooster. Une forme résumée de l'ordre du jour apparaît alors sur la gauche de l'éditeur. Pour chacun des sujets abordés, le secrétaire peut transcrire les propos de chaque participant nommément, rédiger une conclusion, assigner des tâches et, pour les questions controversées, organiser un vote, classement, évaluation et ainsi de suite. Toutes ces informations sont immédiatement transférées dans le compte-rendu.

Consignez les échanges avec l'éditeur de notes

Se souvenir de qui a dit quoi au cours d'une réunion n'est pas toujours affaire aisée. L'éditeur de notes facilite la tâche en permettant au secrétaire de consigner soit des remarques générales sur chacun des sujets, soit les propos individuels des intervenants, en sélectionnant leur nom sur la liste des participants. La prise de notes n'a jamais été aussi aisée !

Il est toutefois également important de pouvoir obtenir une vue d'ensemble des décisions prises, sans se laisser distraire par le détail des discussions. MeetingBooster répond à cette exigence en permettant l'affichage du compte-rendu soit sous la forme de Conclusions, utiles en tant que synthèse décisionnelle, soit sous la forme de Discussions, rapportant fidèlement tous les échanges ayant mené à chaque conclusion.

3Distribuez et archivez le compte-rendu

Au terme de la réunion, le compte-rendu est créé automatiquement par MeetingBooster sur la base des notes prises durant les débats. Le secrétaire peut alors le vérifier et y ajouter des remarques supplémentaires le cas échéant, puis obtenir que MeetingBooster le distribue automatiquement aux participants, accompagné de toutes les tâches de suivi assignées en cours de réunion. Avant l'envoi, le secrétaire a aussi tout loisir de choisir une mise en forme, et d'inclure dans le document le logo de la société ou une page de signature pour les approbateurs.

Distribuez et archivez le compte-rendu

MeetingBooster intègre un système de permissions qui garantit que seules les personnes habilitées pourront accéder au compte-rendu. Généralement, le compte-rendu d'une réunion ne peut être consulté que par ses participants et invités. Pour une plus grande souplesse, MeetingBooster permet toutefois à l'organisateur d'accorder des droits de consultation du compte-rendu à d'autres personnes désignées par ses soins.

Le compte-rendu est archivé automatiquement dans un emplacement central, d'où les avantages suivants :

  1. Gestion automatique du document
  2. Système de sauvegarde professionnel
  3. Recherche parmi les comptes-rendus des réunions passées

Le compte-rendu est archivé automatiquement dans un emplacement central, d'où les avantages suivants

Plus besoin de parcourir des centaines de messages et de documents Word à la recherche de décisions passées ! Faites simplement confiance à MeetingBooster ! Tous vos comptes-rendus sont archivés chronologiquement, et vous pouvez les examiner et les filtrer pour retrouver immédiatement tout ce dont vous avez besoin. Jamais la gestion des comptes-rendus n'a été si performante !