Comment créer un ordre du jour

Comment rédiger un ordre du jour de réunion professionnel

Un ordre du jour est une liste structurée des points à couvrir durant une réunion. Pour être efficace et productive, une réunion doit nécessairement s'appuyer sur un ordre du jour complet et précis. Voici une liste de conseils qui vous aideront à élaborer des ordres du jour performants :

1Sélectionnez un modèle d'ordre du jour

Si vous avez la responsabilité d'organiser une réunion, l'emploi d'un modèle d'ordre du jour est vivement recommandé, surtout si vous manquez encore d'expérience dans ce domaine. Avec les milliers de réunions qui se déroulent chaque jour, les exemples d'ordre du jour ne manquent pas. Cette immense variété ne facilite toutefois pas le repérage d'un ordre du jour correspondant exactement à vos besoins. Heureusement, la plupart des réunions respectent un ordre relativement standard, calqué sur l'un des modèles suivants :

Template to Write the Agenda

2Répertoriez les sujets de discussion dans une mind map

Traditionnellement, les ordres du jour de réunion sont créés avec des outils comme Microsoft Word, qui ne facilitent pas nécessairement une vision globale des sujets à débattre. Délaissant cette approche linéaire, de nombreux organisateurs de réunion préfèrent donc faire appel à un logiciel de mind mapping pour répertorier les sujets de discussion et en obtenir une vue graphique plus parlante avant de les exporter vers Microsoft Word pour créer l'ordre du jour définitif. Si vous n'avez pas encore une grande habitude de la rédaction d'ordres du jour, le recours au mind mapping peut vous être d'une aide précieuse.

3Rassemblez les contributions des participants

Il est également essentiel de recueillir les suggestions de sujets des participants à l'avance, surtout si vous établissez un ordre du jour pour le compte d'un chef d'équipe ou d'un supérieur. Demandez aux participants prévus de vous envoyer leurs idées ou invitez-les à participer à la session de brainstorming de l'ordre du jour. L'environnement proposé par MeetingBooster pour la rédaction de l'ordre du jour permet aux participants de faire part de leurs suggestions électroniquement.

Il arrive souvent qu'une réunion fasse partie d'un ensemble de rencontres étalées sur plusieurs semaines, voire mois. Dans ce cas, il est conseillé de toujours se référer au compte-rendu de la réunion précédente pour y prélever les sujets différés ou non résolus à inclure dans le nouvel ordre du jour. Certain nombre de sujets se répètent également régulièrement d'une réunion à l'autre.

4Rédigez l'ordre du jour

Une fois toutes les informations utiles rassemblées et l'ébauche de l'ordre du jour établie, il est temps de rédiger l'ordre du jour définitif. Pour ce faire, de nombreux organisateurs font appel à un outil standard comme Microsoft Word ou à un logiciel de gestion de réunion comme MeetingBooster. Le module consacré à la rédaction d'ordre du jour de ce dernier vous permet de saisir rapidement les sujets, ainsi que durées et présentateurs, et d'y insérer toutes les pièces-jointes requises. N'oubliez pas de ménager suffisamment de temps pour les sujets importants ou controversés.

Voyez comment rédiger un ordre du jour avec MeetingBooster

 

Conseils de rédaction d'ordre du jour de réunion :

  1. Insérez l'heure de début et l'heure de fin de chaque sujet
  2. Prévoyez un nombre suffisant de pauses
  3. Faites vérifier votre ordre du jour par un collègue ou un autre participant
  4. N'oubliez pas de mentionner les tâches de préparation requises
  5. Distribuez l'ordre du jour suffisamment de temps avant la date de la réunion

Pourquoi utiliser MeetingBooster pour rédiger vos ordres du jour de réunion :

  1. Système de suggestion de sujets par les participants
  2. Outil de rédaction d'ordre du jour simple et efficace
  3. Outil de répartition du temps disponible entre les sujets
  4. Assignation de tâches préparatoires
  5. Distribution automatique de l'ordre du jour