Une gestion des comptes-rendus conforme à vos exigences documentaires

Si vous êtes à la recherche d'une méthode sûre et efficace pour assurer l'archivage et la consultation de vos comptes-rendus de réunion, MeetingBooster est la solution qui s'impose.

Comme dans la plupart des organisations, vos activités reposent certainement sur des procédures établies que chacun est tenu de suivre, mais la réalité n'est probablement pas toujours à la mesure de vos attentes ! Que vous cherchiez à améliorer l'efficacité de vos méthodes ou à faire respecter des normes documentaires, MeetingBooster garantit la sauvegarde et l'archivage de vos données de réunion, sans aucune dépendance sur des procédures manuelles.

Fonctionnalités principales :

  • Création des comptes-rendus de réunion en un seul clic
  • Processus d'approbation
  • Archivage électronique sûr
  • Système de permissions
  • Conformité avec les normes documentaires
  • Module de recherche performant

1Finalisation des comptes-rendus de réunion

Typiquement, un compte-rendu de réunion contient différents types de données, telles notes, listes de mesures de suivi et pièces-jointes. Sans le recours à un logiciel de gestion de réunion comme MeetingBooster, la consolidation et l'organisation de ces informations peut s'avérer ardue, voire décourageante.

Heureusement, l'utilisation de l'éditeur de notes de MeetingBooster donne aux organisateurs de réunion la possibilité de finaliser leurs comptes-rendus à partir d'un emplacement central, simplifiant et optimisant d'autant la gestion des documents relatifs aux réunions. De plus, les modèles prêts à l'emploi et les options de mise en forme disponibles leur permettent de créer des comptes-rendus professionnels en quelques clics.

Finalisation des comptes-rendus de réunion

2Envoi des comptes-rendus pour approbation

Avant de pouvoir être publié, il est fréquent qu'un compte-rendu doive être approuvé par les responsables ou supérieurs hiérarchiques en charge du projet. Cette opération implique d'envoyer le document aux approbateurs et de recueillir leur accord, tout en respectant aussi bien les consignes de sécurité que les normes documentaires en vigueur.

Avec MeetingBooster, ce processus est entièrement automatisé par un module d'approbation spécifique. Une fois les approbateurs sélectionnés par l'organisateur, MeetingBooster leur envoie automatiquement le compte-rendu, recueille leur accord par voie électronique, et archive le document en assurant sa protection au moyen d'un système de permissions. Non seulement le processus d'approbation est ainsi normalisé et optimisé, mais vous avez la garantie que vos données restent en lieu sûr en tout temps, leur consultation faisant l'objet d'un contrôle des plus rigoureux.

Envoi des comptes-rendus pour approbation

3Archivage des comptes-rendus

Jusqu'à présent, les solutions de gestion de fichiers les plus courantes exigeaient qu'un administrateur de système commence par créer une série de dossiers partagés, puis que les utilisateurs y placent leurs documents, si possible en leur appliquant au préalable la mise en forme requise par les normes de la société.

Le résultat ? Des dossiers partagés remplis de fichiers sans ordre ni nomenclature particulière, dans lesquels les utilisateurs avaient peine à s'orienter.

Par contraste, le système d'archivage de MeetingBooster encourage l'emploi du format approprié, d'où le respect des normes en vigueur, tout en assurant la sauvegarde automatique des documents.

MeetingBooster a été conçu dans un grand souci de sécurité. Outre à l'archivage automatisé des comptes-rendus, le logiciel met en œuvre un système de permissions pour garantir que seules les personnes autorisées seront en mesure de consulter les documents. Pour encore plus de tranquillité d'esprit, un journal consigne tous les accès, avec l'identité des intervenants, l'opération effectuée et leur date.

Archivage des comptes-rendus

4Recherche et consultation instantanée des comptes-rendus

Vous est-il déjà arrivé de demander ses notes à un collègue à l'issue d'une réunion, pour vous apercevoir qu'il vous croyait chargé de documenter les débats ?

Ou de vouloir retrouver le fil d'une discussion menée au cours d'une série de réunions successives ? Lorsque vous avez des décisions à prendre, il est absolument vital de pouvoir consulter tous les documents utiles sur le champ.

La fonction de recherche et de fusion de MeetingBooster vous permet de parcourir la totalité des documents archivés en un instant pour localiser les sujets de discussion auxquels vous voulez vous référer. Une fois toutes les occurrences identifiées, un clic suffit à les sélectionner et à les consolider en un fichier PDF que vous pourrez sauvegarder pour une consultation future.

Avec MeetingBooster, la recherche parmi toutes vos notes n'a jamais été aussi simple et rapide !

Recherche et consultation instantanée des comptes-rendus