Des comptes-rendus de réunion professionnels – instantanés !

Avez-vous déjà quitté une réunion en vous demandant si quelqu'un a pris des notes, quels accords ont été obtenus et qui va être responsable de mener à bien les tâches envisagées ? Sans compte-rendu, peu de chance de résultat…

En automatisant la consolidation des notes, la création d'un compte-rendu fidèle et sa distribution à tous les participants, MeetingBooster ajoute une grande valeur à vos réunions en améliorant le processus décisionnel, en promouvant la transparence et en facilitant la conversion des idées en actions.

 

Création automatique du compte-rendu

La consolidation des notes éparses prises au cours d'une réunion et le formatage du compte-rendu final s'avèrent souvent longues et fastidieuses, et sont par conséquent souvent délaissées. Le module spécifique à la création de compte-rendu de MeetingBooster assure la conversion automatique des notes, des conclusions, des allocations de tâches et de toutes sortes d'autres informations découlant de la réunion en un compte-rendu concis et fidèle d'aspect hautement professionnel.

Choisissez parmi l'un des divers modèles fournis, puis visionnez le compte-rendu obtenu, soit en détail, soit en n'affichant que les conclusions de chaque sujet de discussion.

Auto-Generate Meeting Minutes

 

Distribution automatique

Le compte-rendu d'une réunion devrait être aisément accessible à tous les participants, ainsi qu'aux responsables ou autres personnes tierces concernées. Toutefois, quand de nombreux employés travaillent à distance, et dans la mesure où les sites intranet comme SharePoint adoptés par de nombreuses entreprises deviennent de plus en plus complexes, ce besoin d'accessibilité peut présenter un sérieux défi.

Avec MeetingBooster, un compte-rendu d'aspect professionnel au format PDF est automatiquement envoyé à toutes les personnes désignées, contenant l'ensemble des notes prises au cours de la réunion, les conclusions atteintes, les résultats obtenus par les outils de vote, et la liste des tâches allouées. Les participants ont aussi tout loisir de se connecter à leur compte MeetingBooster pour visionner le compte-rendu directement.

Automated Distribution

 

Archivage électronique et système de permissions

Archives électroniques
L'archivage méticuleux des comptes-rendus de réunion demande de l'attention et une certaine rigueur. A l'inverse, la recherche du compte-rendu d'une réunion écoulée peut s'avérer frustrante lorsque les documents sont sauvegardés sans ordre particulier sur l'intranet de l'entreprise, ou lorsque plusieurs versions ont circulé entre les messageries des divers participants.

Le système de gestion de réunion de MeetingBooster assure l'archivage de tous les comptes-rendus en ligne, par date et titre de réunion, les rendant de ce fait aisément accessibles à toute personne munie des droits requis. Les utilisateurs peuvent également effectuer des recherches portant sur plusieurs comptes-rendus pour identifier des thèmes de discussion particuliers, puis consolider les résultats en un seul document. Toutes ces opérations rendent la consultation à la fois plus aisée et plus fiable.

Système de permissions
Il arrive souvent qu'un compte-rendu de réunion contienne des informations sensibles. Il est donc primordial que son accès soit alors limité aux utilisateurs autorisés.

L'impératif de sécurité étant l'un des facteurs clé dans la conception de MeetingBooster, l'accès aux comptes-rendus est automatiquement limité aux participants ou aux personnes autorisées à visionner des fichiers spécifiques. Les informations confidentielles ou sensibles sont archivées de manière sécurisée et restent protégées en tout temps. Pour un maximum d'efficacité et de souplesse dans le déploiement des différentes permissions, le système de sécurité de MeetingBooster met en jeu deux types de structure, à savoir par Hiérarchie d'utilisateurs et par Groupes d'utilisateurs.

Permission System