Committee Meetings

Comment diriger une réunion de conseil d'administration avec dynamisme

Comment diriger un groupe de dirigeants ? Etant donné que les membres d'un conseil d'administration possèdent généralement eux-mêmes des qualités de leadership évidentes, on pourrait penser qu'une réunion de ce type ne requiert qu'un minium d'orientation de la part de son président. C'est en fait l'inverse qui est le cas. En effet, les dirigeants efficaces ont tendance à déborder d'idées et à avoir des opinions et des avis très tranchés. La clé de la réussite d'une réunion de conseil d'administration est donc d'éviter les discussions périphériques et de mener le groupe fermement vers l'accomplissement de ses objectifs.

En tant qu'animateur de la réunion, vous devez assumer un véritable rôle de gestionnaire. Vous pouvez bien sûr laisser les membres du conseil faire preuve de leurs qualités de leadership durant la réunion, mais il est impératif que chacun reste concentré sur les buts à atteindre. Si vous avez besoin d'aide pour mener à bien les trois phases de la conduite d'une réunion de conseil d'administration, envisagez de faire appel à un logiciel de gestion de réunion.

Les trois aspects de l'organisation d'une réunion de conseil d'administration

  1. La préparation à la conduite de la réunion
  2. La conduite de la réunion
  3. L'évaluation de la réunion
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« L'envoi de rappels automatiques par le système de gestion des tâches encourage la responsabilisation et les chefs d'équipe n'ont plus besoin de contrôler l'état du projet en permanence. »

Eileen Twichell

Senior Partner, Project Management 4 Everyone

1La préparation à la conduite de la réunion du conseil d'administration

Commencez la planification de la réunion du conseil d'administration en vous renseignant sur ce que les autres membres du conseil attendent de vous en tant qu'animateur de la réunion. Discutez-en avec chaque personne individuellement pour recueillir le plus d'informations possible. Etablissez ensuite les objectifs de la réunion et appuyez-vous sur les commentaires des membres du conseil pour définir les règles et procédures à suivre en cours de réunion, ce qui donnera à cette dernière le cadre et la structure voulues pour garantir son efficacité. Si une approche créative est requise pour la résolution des problèmes à examiner, limitez les règles de conduite pour encourager une libre réflexion et une collaboration active.

Une fois les objectifs et les règles du jeu définis, il est temps de créer l'ordre du jour de la réunion. Comme chacun aura ses propres contributions à apporter, l'ordre du jour subira certainement plusieurs itérations. Heureusement les logiciels de gestion de réunion accélèrent grandement cette phase de création de l'ordre du jour en vous permettant de modifier les horaires des rubriques et les rôles des participants par simple glisser-déposer. De plus, tous les collaborateurs, où qu'ils soient, pourront visionner les différentes ébauches de l'ordre du jour sur leur ordinateur avant de donner leur accord sur la version finale.

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2La conduite de la conduite de la réunion du conseil d'administration

Commencez la réunion en accueillant tous les participants et en présentant les nouveaux arrivants ou invités spéciaux. Le cas échéant, passez en revue le compte-rendu de réunion de la rencontre précédente, puis exposez les objectifs et la teneur de l'ordre du jour, et communiquez les règles et procédures à adopter.

Pendant que les membres du conseil traitent les différents sujets de l'ordre du jour tout à tour, gardez un œil sur votre montre pour faire en sorte que chaque présentateur respecte l'horaire imparti. Assurez-vous aussi que les intervenants adhèrent aux règles établies pour la rencontre.

Bien que toutes ces tâches de gestion soient d'une importance indéniable, la réelle réussite de la réunion du conseil d'administration dépend de vos capacités à guider le groupe tout au long du processus décisionnel. Les logiciels de gestion de réunion sont ici aussi particulièrement bénéfiques, car ils vous permettent non seulement de communiquer toutes les informations nécessaires instantanément, mais aussi d'inviter les participants à en examiner les avantages et inconvénients, puis d'organiser un vote, une évaluation ou un classement des options en termes de popularité. A cette phase de la prise de décision, votre rôle consiste à encourager le brainstorming, l'échange d'idées et les questions.

Les logiciels de gestion de réunion ont aussi pour but de vous aider à conclure vos réunions de conseil d'administration le plus efficacement possible en assurant la création automatique du compte-rendu de la réunion, que vous pouvez alors utiliser pour faire la synthèse du travail accompli, passer en revue les décisions prises, et rappeler aux membres du conseil la liste des actions de suivi à entreprendre.

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3L'évaluation de la réunion du conseil d'administration

La partie la plus prenante du travail d'organisation d'un conseil d'administration a lieu une fois la réunion terminée. Commencez par distribuer un compte-rendu au formatage professionnel requis aux membres du conseil. Effectuez ensuite le suivi des tâches assignées pendant la réunion en rappelant aux membres leurs responsabilités. En effet, la réussite globale d'une réunion de conseil d'administration se mesure souvent au taux de réussite des tâches qui en découlent. Une fois ces tâches achevées, analysez la réunion pour voir ce que vous pourriez améliorer pour les rencontres futures. Les logiciels de gestion de réunion vous autorisent à rassembler les commentaires et évaluations des participants et à analyser le rapport coûts / résultats, vous aidant ainsi à apporter les modifications nécessaires pour améliorer l'efficacité et la productivité de vos réunions de conseil d'administration.

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Conseils sur la conduite d'une réunion de conseil d'administration :

  1. Consultez les membres du conseil – particulièrement les membres exécutifs – pour savoir ce qu'ils attendent de vous en tant qu'animateur.
  2. Ne faites aucune exception aux règles et procédures établies pour la réunion : leur rôle est de garantir le bon déroulement de la réunion.
  3. Si certains points de l'ordre du jour sont laissés en suspens, incorporez-les immédiatement à l'ordre du jour de la réunion de conseil suivante.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de réunion pour mener une réunion de conseil d'administration :

  1. Vous passez moins de temps à créer et à modifier vos ordres du jour.
  2. Vous pouvez créer et distribuer un compte-rendu à l'aspect professionnel automatiquement plutôt que d'effectuer ce travail vous-même.
  3. Vous pouvez assigner des tâches sur le vif pendant la réunion et organiser l'envoi de rappels automatiques à leurs propriétaires pour garantir l'accomplissement des ces tâches.
  4. Vous pouvez améliorer vos réunions de conseil d'administration futures en étudiant les rapports analytiques des réunions passées.

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