Comment rédiger un compte-rendu de réunion

 

Rédigez vos comptes-rendus de réunion plus efficacement !

Un compte-rendu de réunion est un document écrit détaillant les échanges, les décisions et les activités d'une réunion. Plutôt que de rapporter tous les détails des débats, un compte-rendu de réunion se contente généralement de les résumer. Si vous avez des doutes sur la procédure de rédaction d'un compte-rendu de réunion, il peut être judicieux de faire appel à un logiciel de compte-rendu de réunion spécialisé comme MeetingBooster, ce qui vous aidera à simplifier le processus, à obtenir une meilleure cohérence et à accroître votre productivité globale.

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Les trois étapes de la rédaction d'un compte-rendu :

  1. Avant la réunion – créez une liste de contrôle
  2. Pendant la réunion – prenez des notes
  3. Après la réunion – finalisez le compte-rendu

La liste de contrôle du compte-rendu

La liste de contrôle du compte-rendu de réunion répertorie les étapes de la préparation de la réunion, décomposées en quatre phases distinctes, informations qui figureront également dans le compte-rendu final de la réunion.

  1. Préparations préliminaires - choix de la date, de l'heure et du lieu de la réunion
  2. Avis et ordre du jour – avis de réunion, notifications, et ébauche d'ordre du jour
  3. Logistique – Invités spéciaux, équipement et réservations
  4. Préparations finales – Confirmations, finalisation de l'ordre du jour et élaboration du modèle de compte-rendu

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La prise de notes durant la réunion

Il existe trois types standard de formats de comptes-rendus de réunion : action, discussion, et verbatim. Chacun de ces styles a son propre champ d'application :

  1. Compte-rendu des actions – consigne les décisions prises et les actions qui en résultent, mais ne détaille pas les discussions menant à ces décisions et actions.
  2. Compte-rendu des discussions – inclut non seulement le compte-rendu des actions, mais également le détail des échanges menant aux décisions et actions.
  3. Compte-rendu verbatim – consigne l'intégralité des échanges et des contributions des participants.

Bien que le compte-rendu de type "actions" soit le plus courant, tous les comptes-rendus doivent commencer par mentionner l'heure et le lieu de la réunion, la liste des participants et les remarques préliminaires du présentateur. Au fur et à mesure du déroulement de la réunion, la personne chargée de prendre les notes doit capturer toutes les informations importantes échangées. Comme il est parfois difficile de rapporter fidèlement les propos de tous les intervenants, un nombre croissant de sociétés font appel à des logiciels spécialisés dans la gestion de réunions pour optimiser ce processus.

Les logiciels comme MeetingBooster permettent par exemple au secrétaire de prendre des notes dans des fiches solidaires des points de l'ordre du jour de la réunion. En sélectionnant chaque point tour à tour, le secrétaire peut noter les commentaires de chacun des intervenants sur ce sujet, ainsi que les décisions prises à l'issue de la discussion.

Simplifiez la préparation de vos comptes-rendus avec MeetingBooster.


La finalisation du compte-rendu

Une fois la réunion terminée, il revient au secrétaire de vérifier et de finaliser le compte-rendu. Les logiciels traditionnels tels Microsoft Word ne sont pas les mieux adaptés à cette tâche, en raison du travail de formatage nécessaire pour donner un aspect professionnel au compte-rendu avant qu'il puisse être distribué et archivé.

Le recours à un logiciel de compte-rendu de réunion tel MeetingBooster permet d'automatiser ce processus. A l'issue de la réunion, le compte-rendu est créé automatiquement sur la base des notes prises durant la réunion, organisé selon une structure logique et facile à consulter, et formaté à l'aide d'un des styles professionnels fournis par le logiciel. Quelques clics suffisent à distribuer le compte-rendu à tous les participants, puis à l'archiver en vue d'un accès futur.

Finalisez et distribuez le compte-rendu avec MeetingBooster


Conseils de rédaction d'un compte-rendu de réunion :

  1. Définissez le format le plus adapté pour le compte-rendu ou basez-vous sur un modèle.
  2. Veillez à inclure l'heure de la réunion, sa durée, son lieu et la liste des participants.
  3. Consignez les commentaires et les décisions prises, en indiquant l'identité de chacun des intervenants.
  4. Relevez tous les thèmes différés pour une réunion future.
  5. Distribuez le compte-rendu à tous les participants au terme de la réunion.

Avantages du logiciel de rédaction de compte-rendu MeetingBooster

  • Capturez aisément les échanges et les décisions prises
  • Créez automatiquement un compte-rendu de réunion officiel d'aspect professionnel
  • Distribuez automatiquement le compte-rendu aux participants et supérieurs
  • Archivez le compte-rendu en vue d'un usage futur

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