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La préparation d'un ordre du jour est essentielle pour l'efficacité de vos réunions !
La première étape de la préparation d'une réunion consiste à établir un ordre du jour complet. Un ordre du jour est une liste écrite des points à aborder durant la réunion. La rédaction et la distribution en temps utile d'un ordre du jour approprié à tous les participants vous aidera à assurer l'efficacité de vos réunions et à développer la productivité de vos équipes. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles pour la rédaction de vos ordres du jour de réunion.
Comment élaborer un ordre du jour en 4 étapes simples :
1Rassemblement des informations préliminaires nécessaires
Commencez par rassembler tous les points que les participants souhaiteraient voir figurer à l'ordre du jour. Pour ce faire, passez en revue votre messagerie ou contactez les participants prévus directement. Certains logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster vous permettent de préparer vos ordres du jour dans un environnement autorisant les participants à soumettre leurs suggestions par voie électronique.
Si vous préparez une réunion se répétant à intervalles réguliers, il peut être utile de consulter les comptes-rendus des réunions précédentes pour y prélever les sujets différés, les sujets en suspens, ou simplement pour vous en inspirer. En effet, une bonne partie des points inscrits à l'ordre du jour d'une réunion périodique est généralement reconduite d'une réunion à l'autre.
2Brainstorming de l'ordre du jour à l'aide d'une mind map
Pour obtenir une vue d'ensemble des points à inscrire à l'ordre du jour, certains organisateurs de réunion se servent de logiciels de mind mapping tels MatchWare MindView. La technique du mind mapping vous permet en effet de structurer la listes des sujets de discussion de manière visuelle, puis de l'exporter sous forme d'ordre du jour au format Word. Vous pouvez bien entendu également mener votre session de brainstorming sur papier, puis transférer vos notes dans Word.
3Sélection d'un modèle d'ordre du jour
Bien que chaque journée de travail donne lieu à des millions de réunions de par le monde, les modèles d'ordres du jour de réunion utiles et facilement exploitables ne sont pas particulièrement courants, ce qui s'explique en partie par l'immense variété de ces réunions. Il existe toutefois plusieurs types de réunions dont la structure est relativement standardisée, pouvant donc aisément servir de source d'inspiration, dont les suivants :
4Rédaction de l'ordre du jour
Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations nécessaires et créé un plan des thèmes à aborder, vous pouvez commencer à rédiger l'ordre du jour. Pour ce faire, vous pouvez soit utiliser un logiciel de traitement de texte comme Microsoft Word, soit faire appel à un logiciel de gestion de réunion tel MeetingBooster. MeetingBooster dispose en effet entre autres d'un module de rédaction d'ordre du jour destiné à faciliter la saisie des sujets et de leurs créneaux horaires. Si les réunions que vous planifiez sont généralement assez longues, veillez à toujours spécifier la durée prévue pour chaque sujet.
Voyez comment rédiger un ordre du jour avec MeetingBooster
Conseils de rédaction d'un ordre du jour :
- Insérez l'heure de début et l'heure de fin de chaque sujet de discussion.
- Veillez à prévoir suffisamment de pauses.
- Demandez à vos collègues ou aux autres participants de vérifier votre ordre du jour.
- Pensez à inclure et à déléguer toutes les tâches de préparation nécessaires.
- Veillez à distribuer l'ordre du jour aux participants avant le début de la réunion.
Rédigez vos ordres du jour de réunion avec MeetingBooster :
- Envoi de suggestions des points à inscrire à l'ordre du jour par les invités
- Outils de rédaction de l'ordre du jour simples et intuitifs
- Répartition automatique du temps disponible entre les points à traiter
- Allocation des tâches préalables à la réunion
- Distribution automatique de l'ordre du jour à tous les invités