Logiciel d'ordre du jour de réunion

Pourquoi utiliser un logiciel de création d'ordre du jour de réunion

Une réunion productive commence par un ordre du jour performant. Sans liste écrite des sujets à aborder, la réunion a toutes les chances de s'écarter du thème prévu. La création d'un ordre du jour demande une approche méthodique, une bonne organisation et une libre communication entre tous les intervenants. Ces exigences expliquent pourquoi de nombreuses organisations font appel à des logiciels de création d'ordre du jour comme MeetingBooster pour rationaliser ce processus d'élaboration de l'ordre du jour de leurs réunions.


Avantages des logiciels de création d'ordre du jour de réunion

  • Interface intuitive de type MS Office
  • Utilisation de modèles d'ordres du jour ou création de vos propres modèles
  • Ajout rapide de sujets et sous-sujets
  • Incorporation immédiate des pièces-jointes, hyperliens et références nécessaires
  • Désignation des présentateurs
  • Outil de répartition du temps disponible entre les sujets
  • Inclusion des sujets laissés en suspens lors des réunions précédentes
  • Distribution et archivage automatiques

1 Session de brainstorming des sujets de l'ordre du jour

Une réunion productive et efficace repose sur une bonne préparation. Commencez par définir précisément le but recherché pour la réunion afin de mieux cerner les sujets à inclure dans son ordre du jour. Communiquez les versions préliminaires de l'ordre du jour à tous les intervenants prévus, y compris responsables, preneurs de décisions et collègues, pour recueillir leurs suggestions et vous assurer que tous les sujets à débattre seront considérés. Un des avantages de l'utilisation du logiciel de création d'ordre du jour MeetingBooster est que l'ordre du jour est disponible en ligne à tout moment, accessible à tous les utilisateurs agréés, et automatiquement transféré dans l'éditeur de notes au début de la réunion, permettant au secrétaire de la réunion d'ajouter directement à chaque sujet le résumé des échanges, les résultats des discussions et les actions à entreprendre avant de distribuer le compte-rendu final.

2 Ajout de descriptions et incorporation des pièces-jointes pertinentes

Les titres des sujets de votre ordre du jour doivent être courts et précis. Vous pouvez toutefois leur adjoindre des descriptions plus complètes pour détailler les points à aborder dans chaque sujet. MeetingBooster facilite la saisie de ces descriptions, tout en permettant aux utilisateurs soit de les masquer pour obtenir une vue d'ensemble concise de l'ordre du jour, soit de les afficher pour visionner tous les détails.

Le temps passé en réunion est précieux. Les intervenants se doivent donc d'avoir tous les fichiers et pièces-jointes dont ils ont besoin à portée de main pour éviter de gâcher ce temps en recherches frustrantes, faisant également ainsi preuve de professionnalisme et de considération envers les autres participants. Les logiciels de création d'ordre du jour comme MeetingBooster proposent une plateforme intuitive pour joindre les fichiers et hyperliens utiles à des espaces de travail en ligne comme SharePoint. Le système de gestion de contenu de MeetingBooster assure le transfert de ces fichiers dans l'ordre du jour, les rendant accessibles à tous à partir du sujet en cours de discussion pendant la réunion. Comme l'ordre du jour est automatiquement transposé dans l'éditeur de notes pour faciliter la conduite de la réunion, les fichiers et hyperliens rattachés sont également transférés dans le compte-rendu de réunion final et archivés pour future référence.

3Horaire des sujets de l'ordre du jour et présentateurs

L'évaluation du temps de discussion à impartir à chaque sujet n'est pas toujours facile. Qui plus est, il est courant qu'une fois l'ordre du jour établi, il faille y rajouter des sujets, en supprimer ou modifier leur horaire. Par le passé, cette phase de l'élaboration d'un ordre du jour était généralement la plus longue et la plus fastidieuse. Le module de répartition du temps de MeetingBooster permet d'automatiser ce processus. Vous pouvez l'utiliser pour distribuer le temps disponible entre tous les sujets de l'ordre du jour automatiquement, tout en gardant la possibilité de définir vous-même les horaires de certains sujets et même de verrouiller des sujets particuliers afin que le module de répartition ne puisse pas en modifier l'horaire. L'outil de répartition tient compte des paramètres que vous avez définis pour la réunion, garantissant ainsi que l'horaire de l'ensemble des sujets de l'ordre du jour reste compatible avec sa durée totale.

Dans certaines réunions, tous les sujets sont présentés par la même personne. Dans d'autres cas, il convient de faire appel à différents présentateurs selon les sujets. L'accès à une liste répertoriant tous les présentateurs disponibles permet de simplifier le processus d'association entre présentateurs et sujets. En outre, le fait de sélectionner les présentateurs à partir d'une telle liste évite tout risque de mal reproduire leurs noms. Comme le logiciel de création d'ordre du jour MeetingBooster transpose automatiquement l'ordre du jour dans l'éditeur de notes au début de la réunion, avant de le convertir en compte-rendu de réunion à l'issue de cette dernière, le nom de chaque présentateur est automatiquement inclus en regard des sujets connexes dans ce compte-rendu.

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4Distribution de l'ordre du jour et des tâches de préparation de la réunion

Pour permettre à tous les participants de se préparer correctement à la réunion, il est impératif que son ordre du jour leur soit envoyé avec un délai confortable avant la date prévue pour la réunion. Avant de faire appel à la fonction automatique de distribution de MeetingBooster pour envoyer l'ordre du jour, l'organisateur peut formater ce dernier suivant les normes en vigueur dans l'entreprise et y inclure un logo pour en renforcer l'aspect professionnel et donner le ton de la réunion à venir.

Une bonne préparation à la réunion est tout aussi importante pour les participants que pour l'animateur. Si un participant doit apporter une contribution particulière à la réunion, il est essentiel qu'il ou elle en soit notifié à l'avance afin de pouvoir y consacrer le temps voulu. Ainsi, l'assignation de tâches préliminaires à la réunion donne aux intervenants la possibilité de s'y préparer correctement. Le système de gestion des tâches préparatoires de MeetingBooster permet à l'organisateur d'assigner des tâches à des participants spécifiques, d'associer des tâches à certains sujets de l'ordre du jour, et de répertorier ces tâches dans la section correspondante de l'ordre du jour. Lorsque l'ordre du jour est distribué aux participants, ceux-ci sont donc automatiquement informés des tâches qu'ils doivent accomplir. Les participants reçoivent également des rappels réguliers pendant toute la période précédant la réunion. Au démarrage de la réunion, l'animateur peut ainsi vérifier l'état des tâches et le niveau de préparation des participants.

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