Ordre du jour de réunion de comité

Comment préparer un ordre du jour de réunion de comité

Une réunion de comité sans ordre du jour précis équivaut à une perte de temps et à un manque de productivité, avec des conséquences coûteuses pour votre entreprise ou société. Le meilleur moyen d'éviter cette perte de temps et d'assurer la réussite de votre réunion de comité est de préparer un ordre du jour précis et soigneusement agencé.

Si vous recherchez une méthode simple et rapide de créer un ordre du jour de réunion de comité efficace, un logiciel de gestion de réunion comme MeetingBooster peut vous être d'un grand secours.

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'ordre du jour de réunion de comité réalisé avec MeetingBooster :

Téléchargez cet ordre du jour de réunion de comité !
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L'importance de l'ordre du jour d'une réunion de comité

Un ordre du jour de réunion de comité bien conçu définit clairement l'objectif de la réunion, lui sert de fil conducteur et garantit que :

  • les points urgents seront abordés en temps utile ;
  • tous les points de l'ordre du jour auront été étudiés au préalable et toutes les informations nécessaires, tels documents, analyses, recommandations, suggestions et ainsi de suite, seront disponibles ;
  • la liste des sujets de l'ordre du jour sera compatible avec le temps imparti pour la réunion ;
  • un temps suffisant sera alloué à la discussion des points les plus litigieux ;
  • le temps disponible ne sera pas gaspillé en discussions stériles sur de vieilles affaires ou des questions hors sujet.

Les éléments d'un ordre du jour de réunion de comité

Un ordre du jour de réunion de comité classique inclut généralement les points suivants :

  • Lecture et approbation du dernier compte-rendu en date
  • Résolution des questions en suspens
  • Rapport financier
  • Nouvelles questions
  • Conclusion

En plus des points énumérés ci-dessus, vous pouvez également inclure :

  • Invités spéciaux
  • Présentations audiovisuelles
  • Exigences techniques
  • Pauses

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Définissez les objectifs de l'ordre du jour de la réunion de comité

L'objectif de la plupart des réunions de comité est de prendre des décisions, mais l'ordre du jour peut également inclure :

  • Planification stratégique
  • Identification des problèmes
  • Allocation de tâches
  • Evaluation des performances financières
  • Etat des lieux
  • Clarification des objectifs
  • Revue des politiques à suivre
  • Choix de nouveaux membres
  • Gestion des exigences de conformité
  • Présentation et vote des motions proposées

2 Sélectionnez les sujets de l'ordre du jour de la réunion de comité

Sans ordre du jour détaillé, une réunion peut facilement s'enliser. C'est pourquoi la sélection attentive des sujets de discussion est une étape vitale de la procédure de création de l'ordre du jour.

Les sujets courants d'un ordre du jour de réunion de comité incluent :
  • Rapports de comité
  • Planification
  • Ressources humaines
  • Taxes et finances
  • Politiques et résolutions
  • Relations publiques
  • Financement

3Assignez un présentateur à chaque sujet de l'ordre du jour

Une autre étape importante de la création d'un ordre du jour consiste à désigner un présentateur pour chaque sujet de l'ordre du jour. En distribuant l'ordre du jour à l'avance, vous donnerez ainsi à ces présentateurs le temps nécessaire pour se préparer au mieux.

4Allouez un horaire à chaque sujet de l'ordre du jour

Pour éviter que votre réunion de comité ne se disperse, veillez à allouer un horaire précis à chaque sujet de discussion. L'examen des ordres du jour et des comptes-rendus des réunions précédentes peut vous aider à déterminer correctement le temps de discussion à attribuer à chaque sujet.

5 Allouez des tâches de préparation à l'avance

Pour garantir que tous les participants arriveront bien préparés à la réunion, il est important de leur assigner des tâches de préparation spécifiques avec autant de préavis que possible.

Les logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster peuvent vous aider à créer des ordres du jour de réunion orientés sur les tâches à accomplir, y compris les tâches préliminaires comme l'élaboration d'un budget provisoire, l'état des lieux et ainsi de suite.

Exemples d'ordres du jour de réunion de comité

La création d'un ordre du jour de réunion de toutes pièces peut s'avérer longue et ardue. Toutefois, si vous manquez de temps, les exemples d'ordre du jour de réunion de comité fournis par MeetingBooster peuvent vous être d'un grand secours pour créer votre prochain ordre du jour – rapidement et aisément.

Consultez un exemple d'ordre du jour de réunion de comité ici !

Créez un modèle d'ordre du jour de réunion de comité

Une fois que vous avez créé un ordre du jour de réunion de comité solide et efficace, pourquoi perdre du temps à le recréer à chaque nouvelle réunion ? Avec le logiciel de gestion de réunion MeetingBooster, vous pouvez enregistrer votre ordre du jour en ligne en tant qu'ordre du jour personnalisé. Vous pouvez même le partager avec vos collègues pour les aider à créer leurs propres ordres du jour. En tant qu'outil d'aide à la création d'ordre du jour, MeetingBooster vous aide à réaliser des économies de temps et d'argent à tous les niveaux de votre organisation !

Pourquoi faire appel aux ordres du jour de réunion de comité de MeetingBooster ?

MeetingBooster vous permet de créer des ordres du jour de réunion de comité efficaces à l'aide de ces fonctionnalités uniques :

  • Système de suggestions de sujets de discussion en ligne
  • Outil de rédaction et d'enregistrement d'ordre du jour simple et efficace
  • Outil d'allocation du temps disponible aux sujets de discussion
  • Outil d'assignation de tâches préparatoires
  • Distribution automatique de l'ordre du jour

Les éléments d'un ordre du jour de réunion de comité

Un ordre du jour de réunion de comité classique inclut généralement les points suivants :

  1. Lecture et approbation du dernier compte-rendu en date
  2. Résolution des questions en suspens
  3. Rapport financier
  4. Nouvelles questions
  5. Conclusion

En plus des points énumérés ci-dessus, vous pouvez également inclure :

  1. Invités spéciaux
  2. Présentations audiovisuelles
  3. Exigences techniques
  4. Pauses

Créez votre ordre du jour de réunion de comité maintenant !