Ordre du jour

Tout ce que vous devez savoir sur les ordres du jour

Cette page fournit des informations utiles sur les ordres du jour, et vous aidera à créer, gérer et distribuer différents types d'ordres du jour.


Qu'est-ce qu'un ordre du jour ?

Un ordre du jour est une liste structurée des points à couvrir durant une réunion, une présentation ou un événement public. Quel que soit l'objet de la rencontre, le lieu choisi ou les participants prévus, certains points doivent impérativement figurer dans l'ordre du jour.

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Voici quelques-uns des éléments essentiels à inclure dans tout ordre du jour :

  • Objectif de la réunion ou rencontre
  • Date, lieu et heure
  • Intitulé de la réunion ou rencontre
  • Nom et coordonnées de l'organisateur et/ou du présentateur
  • Réponse requise ou non
  • Liste des points à traiter
  • Exigences spéciales

Types d'ordres du jour

Différents ordres du jour peuvent adopter différents formats. Il est cependant essentiel que le format retenu soit adapté à l'objectif recherché. Ainsi, l'ordre du jour d'une réunion associative sera probablement très différent de l'ordre du jour d'une présentation donnée durant un salon commercial, bien que tous deux incluent les informations essentielles énumérées ci-dessus. Quel que soit le type de l'ordre du jour considéré, sa rédaction peut se décomposer en quelques étapes communes.

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« MeetingBooster me permet de créer un ordre du jour détaillé, puis de l'envoyer à tous les participants avec un seul clic – mes réunions n'ont jamais été si satisfaisantes ! »

George Bruer

Président, Primera Medical Group

1 Objectif de l'ordre du jour

L'ordre du jour d'une rencontre sert à cerner précisément l'objectif de cette dernière. Une réunion ou rencontre peut se définir comme le rassemblement d'un minimum de deux personnes dans le but d'atteindre un objectif commun. Que la réunion se déroule en face à face ou, grâce aux technologies modernes, à distance, elle ne peut être considérée comme une réussite que si elle aboutit au résultat souhaité.

Le processus d'élaboration de l'ordre du jour est donc étroitement lié à l'objectif de la rencontre ou manifestation, et aux thèmes devant être abordés pour atteindre cet objectif.

2 Points à couvrir dans l'ordre du jour

Différentes études ont montré que l'une des meilleures méthodes pour passer en revue et dresser la liste des points à aborder est de faire appel à un logiciel de mind mapping tel que MatchWare MindView. En effet, la technique du mind mapping vous permet d'appréhender les idées à inclure dans l'ordre du jour sous forme visuelle. Il devient alors très facile de vérifier que tous les points essentiels ont été inclus, et inversement, d'identifier ceux qu'il serait judicieux d'ajouter pour assurer la réussite de la rencontre. Il est cependant tout aussi possible de commencer par consigner les différents points sur papier, ou de les saisir directement dans Microsoft Word.

Logiciel de mind mapping

3Format de l'ordre du jour

Le format et la méthode de distribution d'un ordre du jour obéissent à des critères précis. Il est également essentiel de tenir compte du lieu et du mode de communication prévus pour la rencontre : face à face, vidéoconférence, salon, réunion hors site ou autre, dans la mesure où ces détails peuvent avoir une influence sur la liste des points à aborder et sur le format à retenir.

Lorsque vous établissez le format d'un ordre du jour, suivez les règles de base ci-dessous :

  • Placez les informations sur le lieu, la date, la durée, la liste des participants et le titre de la rencontre en haut de l'ordre du jour.
  • Dans le corps du document, répertoriez les thèmes dans un tableau comprenant des colonnes distinctes pour la description de chaque thème, son horaire et le nom du présentateur.
  • A chaque thème ou rubrique doit correspondre un descriptif et/ou un objectif. Veillez à indiquer clairement s'il est essentiel que la discussion du thème aboutisse à une décision, ainsi que le nom de la personne chargée d'animer la discussion.
  • Le cas échéant, prévoyez une grille dans laquelle consigner les notes prises durant la réunion et les noms des personnes chargées d'accomplir les différentes tâches ressortant des discussions.

Certains systèmes de gestion de réunion disposent de fonctionnalités conçues spécialement en vue de faciliter les opérations décrites ci-dessus.

Exécution de l'ordre du jour d'une réunion

4 Choix du modèle d'ordre du jour

Généralement parlant, chaque réunion ou rencontre a ses propres caractéristiques et n'est identique à aucune autre. Il est cependant conseillé de toujours suivre la même approche lors de l'élaboration de l'ordre du jour . Vous aurez ainsi l'assurance que vous avez inclus tous les points importants, voire indispensables. Plutôt que de partir de zéro, il peut être utile d'adapter un modèle d'ordre du jour existant. De nombreux modèles d'ordre du jour prêts à l'emploi sont disponibles sur Internet, livrés avec Microsoft Word, ou fournis avec diverses publications. Toutefois pour certains types de réunion, il peut être préférable de créer votre propre modèle de toutes pièces.

Le recours à un modèle d'ordre du jour, soit fourni "clés en main", soit créé par vos soins, vous aidera à rationaliser les procédures liées à la conduite de réunion dans toute l'entreprise, et donc à en maximiser la productivité. Dans la mesure où aucune réunion ne devrait avoir lieu sans ordre du jour, tout organisateur de réunion se doit de disposer d'une gamme de modèles d'ordre du jour officiellement agréés par l'entreprise. Si vous avez besoin d'aide ou d'inspiration pour créer vos propres modèles, MeetingBooster propose un module intuitif conçu spécifiquement pour vous assister dans cette tâche. Libre à vous également de sélectionner l'un des modèles prêts à l'emploi fournis avec le logiciel.

5 Rédaction de l'ordre du jour

Une fois que vous avez réuni toutes les données nécessaires et créé un plan des points à traiter, vous êtes prêt à rédiger l'ordre du jour. Que vous vous serviez d'un logiciel de traitement de texte standard comme Microsoft Word ou d'un logiciel de gestion de réunion spécialisé comme MeetingBooster, veillez à toujours allouer suffisamment de temps à chaque point, à inclure des pauses, et à vérifier qu'à l'issue de chacune des discussions, l'objectif recherché a été atteint.

Apprenez-en davantage sur la rédaction d'un ordre du jour

Faites appel à MeetingBooster pour rédiger votre ordre du jour :

  1. Possibilité d'envoi de suggestions par les invités
  2. Outils de rédaction simples et intuitifs
  3. Répartition automatique du temps disponible entre les points à traiter
  4. Distribution automatique de l'ordre du jour à tous les invités

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