Préparer un compte-rendu de réunion

Apprenez comment préparer un compte-rendu de réunion

Un compte-rendu de réunion est un document écrit détaillant les échanges, les décisions et les activités d'une réunion. Plutôt que de rapporter tous les détails des débats, un compte-rendu de réunion se contente généralement de les résumer.

Conseils sur la préparation d'un compte-rendu :

  1. Veillez à établir la liste des participants.
  2. Indiquez l'heure et le lieu de la réunion.
  3. Définissez le style du compte-rendu : actions, discussion ou verbatim.
  4. Consignez toutes les discussions, décisions, conclusions et activités pertinentes.
  5. Formatez le document conformément aux exigences de votre société.
  6. Distribuez le compte-rendu aux participants approuvés.

Si vous éprouvez des difficultés à rédiger vos comptes-rendus de réunion, il peut être judicieux de faire appel à un logiciel de compte-rendu de réunion spécialisé comme MeetingBooster, ce qui vous aidera à simplifier le processus, à obtenir une meilleure cohérence et à accroître votre productivité globale.

Téléchargez ce modèle de compte-rendu !
Téléchargez ce modèle de compte-rendu !

MeetingBooster Meeting Minutes Software

« Jamais nos comptes-rendus n'ont été si concis et si professionnels. De plus, l'hébergement dans le Cloud nous permet d'effectuer rapidement des recherches parmi toutes nos réunions pour retrouver des sujets de discussion particuliers. »

Jim Franklin

PMP, Université de Californie San Diego



La liste de contrôle du compte-rendu

La liste de contrôle du compte-rendu de réunion répertorie les étapes de la préparation de la réunion, décomposées en quatre phases distinctes, informations qui figureront également dans le compte-rendu final de la réunion.

  1. Préparations préliminaires – choix de la date, de l'heure et du lieu de la réunion
  2. Avis et ordre du jour – avis de réunion, notifications, et ébauche d'ordre du jour
  3. Logistique – Invités spéciaux, équipement et réservations
  4. Préparations finales – Confirmations, finalisation de l'ordre du jour et élaboration du modèle de compte-rendu


La prise de notes durant la réunion

Il existe trois types standard de formats de comptes-rendus de réunion : action, discussion, et verbatim. Chacun de ces styles a son propre champ d'application :

  1. Compte-rendu des actions – consigne les décisions prises et les actions qui en résultent, mais ne détaille pas les discussions menant à ces décisions et actions.
  2. Compte-rendu des discussions – inclut non seulement le compte-rendu des actions, mais également le détail des échanges menant aux décisions et actions.
  3. Compte-rendu verbatim – consigne l'intégralité des échanges et des contributions des participants.

Bien que le compte-rendu de type "actions" soit le plus courant, tous les comptes-rendus doivent commencer par mentionner l'heure et le lieu de la réunion, la liste des participants et les remarques préliminaires du présentateur. Au fur et à mesure du déroulement de la réunion, la personne chargée de prendre les notes doit capturer toutes les informations importantes échangées. Comme il est parfois difficile de rapporter fidèlement les propos de tous les intervenants, un nombre croissant de sociétés font appel à des logiciels spécialisés dans la gestion de réunions pour optimiser ce processus.

Les logiciels comme MeetingBooster permettent par exemple au secrétaire de prendre des notes dans des fiches solidaires des points de l'ordre du jour de la réunion. En sélectionnant chaque point tour à tour, le secrétaire peut noter les commentaires de chacun des intervenants sur ce sujet, ainsi que les décisions prises à l'issue de la discussion.



La finalisation du compte-rendu

Une fois la réunion terminée, il revient au secrétaire de vérifier et de finaliser le compte-rendu. Les logiciels traditionnels tels Microsoft Word ne sont pas les mieux adaptés à cette tâche, en raison du travail de formatage nécessaire pour donner un aspect professionnel au compte-rendu avant qu'il puisse être distribué et archivé.

Le recours à un logiciel de compte-rendu de réunion permet d'automatiser ce processus. A l'issue de la réunion, le compte-rendu est créé automatiquement sur la base des notes prises durant la réunion, organisé selon une structure logique et facile à consulter, et formaté à l'aide d'un des styles professionnels fournis par le logiciel. Quelques clics suffisent à distribuer le compte-rendu à tous les participants, puis à l'archiver en vue d'un accès futur.


Conseils de rédaction d'un compte-rendu de réunion :

  1. Définissez le format le plus adapté pour le compte-rendu ou basez-vous sur un modèle.
  2. Veillez à inclure l'heure de la réunion, sa durée, son lieu et la liste des participants.
  3. Consignez les commentaires et les décisions prises, en indiquant l'identité de chacun des intervenants.
  4. Relevez tous les thèmes différés pour une réunion future.
  5. Distribuez le compte-rendu à tous les participants au terme de la réunion.

Avantages du logiciel de préparation de compte-rendu MeetingBooster

  • Capturez aisément les échanges et les décisions prises
  • Créez automatiquement un compte-rendu de réunion officiel d'aspect professionnel
  • Distribuez automatiquement le compte-rendu aux participants et supérieurs
  • Archivez le compte-rendu en vue d'un usage futur

Inscrivez-vous à un webinaire sur MeetingBooster