How to take minutes at a board meeting

Comment rédiger un compte-rendu de réunion de comité efficace

Chacun sait que la production du compte-rendu est la partie d'une réunion qui demande le plus de temps et d'attention. Les réunions de comité donnent généralement lieu à des décisions importantes, et en l'absence de compte-rendu, il ne resterait aucune trace des débats et de leurs résultats. La rédaction d'un compte-rendu utile n'a pourtant rien d'ardu, la principale exigence étant d'y inclure toutes les informations pratiques nécessaires sur la réunion ainsi qu'une synthèse des discussions menées et des décisions arrêtées.

Conseils sur la rédaction d'un compte-rendu de réunion de comité :

  1. Incluez la liste des membres du comité présents, absents et excusés.
  2. Consignez la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que l'identité de son président.
  3. Notez toutes les discussions pertinentes, décisions, tâches à entreprendre et sujets en suspens ou différés.
  4. Formatez le compte-rendu conformément aux normes de votre société, y compris signatures requises, logos et autres données utiles.
  5. Distribuez et archivez le compte-rendu de la réunion de comité.

Si vous êtes encore novice dans l'art de préparer les comptes-rendus de vos réunions de comité, l'utilisation d'un logiciel de rédaction de compte-rendu de réunion comme MeetingBooster peut vous simplifier la tâche.

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1Définition des exigences du compte-rendu

Une réunion de comité étant généralement soumise à diverses obligations, il est important que son compte-rendu ne néglige aucun des 4 éléments clés suivants :

  1. Préparation – Date, heure, lieu, participants et objectifs de la réunion
  2. Rappels – Rappels relatifs à la réunion et aux tâches de préparation
  3. Dispositions particulières – Invités spéciaux, autorisations
  4. Confirmation – Liste de participants finale, ordre du jour et modèle de compte-rendu

2Conduite de la réunion et préparation du compte-rendu

Des trois formats de comptes-rendus de réunion les plus répandus, les styles "discussion" et "verbatim" sont ceux qui se prêtent le mieux aux réunions de comité :

  1. Compte-rendu des discussions – inclut le détail des discussions et des décisions menant aux tâches à entreprendre.
  2. Compte-rendu verbatim – consigne l'intégralité des échanges et des contributions des participants.

La plupart des comptes-rendus de réunions de comité adoptent le style "discussion", mais l'un et l'autre requièrent que le secrétaire de la réunion consigne fidèlement les propos de chacun des intervenants sur les divers sujets de discussion. Au fur et à mesure du déroulement de la réunion, le secrétaire doit continuer à relever toutes les informations importantes échangées, y compris les discussions en aparté. Cette tâche n'étant pas toujours aisée, particulièrement si les débats sont animés, l'utilisation d'un logiciel de rédaction de compte-rendu visant à faciliter cette étape est de plus en plus prisée.

Les logiciels tels MeetingBooster facilitent la prise de notes en s'appuyant sur l'ordre du jour établi au préalable. Chaque fois qu'un nouveau sujet de l'ordre du jour est abordé, le secrétaire peut sélectionner le nom de la personne qui s'exprime, consigner ses commentaires et documenter les décisions prises.

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3Distribution et archivage du compte-rendu

La finalisation, la distribution et l'archivage du compte-rendu de la réunion peut s'avérer l'étape la plus ardue lorsque vous apprenez à rédiger un compte-rendu de réunion de comité. Si vous utilisez un logiciel classique comme Microsoft Word, la procédure peut aussi être lente et fastidieuse, dans le sens où vous devez recopier toutes les notes prises au cours de la réunion dans un document de compte-rendu de réunion officiel et formaté selon les normes en vigueur dans votre société. Une fois ce travail accompli, vous devez alors distribuer et archiver le compte-rendu en vous servant de vos logiciels de messagerie et de gestion de fichiers habituels.

Lorsque vous utilisez un logiciel de rédaction de compte-rendu de réunion, toute cette procédure est automatisée. Le compte-rendu est créé automatiquement sur la base d'un modèle professionnel au format clair et précis, vous permettant d'y faire figurer d'emblée toutes les informations importantes aux emplacements appropriés. Quelques clics suffisent alors à distribuer le compte-rendu à tous les membres du comité, puis à l'archiver en vue d'une consultation future.

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Conseils sur la rédaction d'un compte-rendu de réunion de comité :

  1. Déterminez le format de compte-rendu requis ou utilisez un modèle.
  2. Consignez la date, l'heure et le lieu de la réunion et la liste des participants.
  3. Notez le détail des discussions et des décisions, y compris le nom de chaque intervenant.
  4. Répertoriez les sujets différés en vue d'une discussion future.
  5. Distribuez le compte-rendu à tous les participants à l'issue de la réunion.

Comment MeetingBooster se distingue d'autres logiciels de rédaction de compte-rendu de réunion

  1. Capture aisée des discussions menées et décisions prises
  2. Création automatique d'un compte-rendu de réunion officiel
  3. Distribution automatique des comptes-rendus de réunion aux participants
  4. Archivage des comptes-rendus de réunion pour référence future

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