La gestion des tâches de réunion de MeetingBooster via Outlook

Il ne fait aucun doute qu'il est préférable de pouvoir gérer toutes les tâches d'un projet à partir d'un emplacement central. Pourtant, il est fréquent qu'avant de pouvoir être distribuées à leurs destinataires, les tâches créées durant une réunion doivent être reportées sur un autre support à partir du compte-rendu ou des notes éparses prises pendant la réunion.

Microsoft Outlook, qui est le système de messagerie le plus répandu, inclut également un puissant module de gestion des tâches. MeetingBooster ayant été conçu dans un souci d'efficacité et de productivité, il intègre un plug-in performant capable d'assurer la synchronisation des tâches créées pendant une réunion MeetingBooster avec la liste des tâches Outlook de chacun des destinataires de ces tâches.

La synchronisation des tâches avec Outlook en 3 étapes simples :

  1. Allocation des tâches de réunion
  2. Réception des tâches dans Outlook
  3. Mise à jour de l'état des tâches

1Allocation des tâches de réunion

Les tâches sont créées pendant la réunion MeetingBooster à l'aide de la boîte de dialogue Tâches. Si les destinataires de ces tâches ont installé le plug-in MeetingBooster pour Microsoft Outlook, les tâches qui leur sont assignées durant la réunion MeetingBooster sont automatiquement insérées dans leur liste de tâches Outlook.

Allocation des tâches de réunion

2Réception des tâches dans Outlook

Le plug-in MeetingBooster pour Microsoft Outlook est intégré de manière transparente à la liste de tâches Outlook de chaque destinataire. Pour leur permettre de distinguer entre les tâches provenant d'une réunion MeetingBooster et les tâches créés directement dans Outlook, le plug-in utilise un sous-dossier intitulé MeetingBooster pour y placer les tâches MeetingBooster.

Réception des tâches dans Outlook

Il est ainsi très facile pour chaque ressource de localiser les tâches qui leur incombent. Toutes les tâches à effectuer sont répertoriées et gérées à partir d'un emplacement central unique, indépendamment de leur provenance.

3Mise à jour de l'état des tâches

La mise à jour de l'état de progression des tâches peut se faire soit directement dans la liste des tâches Outlook, soit sur le site web de MeetingBooster. Dans les deux cas, les mises à jour effectuées sont synchronisées entre Microsoft Outlook et MeetingBooster, garantissant ainsi que les informations les plus récentes sont en permanence accessibles à tous.

La gestion de tâches n'a jamais été aussi simple !