Committee Minutes

Wie man detaillierter Komitee-Protokolle mit weniger Aufwand führt

Jedes formelle Meeting benötigt ein Protokoll, bei solchen vom Typ Komitee ist dies aber noch wichtiger als bei anderen. Der Grund dafür ist, dass ein Komitee der größeren Gruppe von Personen, die es eingesetzt haben, Bericht erstatten muss. Diese Personen wollen meistens ganz genau wissen, was und wie das Komitee diskutiert und beschlossen hat.

Komitee-Protokolle müssen deshalb sehr präzise sein. Allerdings dient das Erfassen der Details nicht nur der späteren Berichterstattung – es soll auch sicherstellen, dass danach jedes Mitglied des Komitees exakt weiß, was es zu tun hat. Außerdem hilft ein detailliertes Protokoll dabei, den Verlauf zu analysieren und damit ggf. weitere, nachfolgende Komitees zu verbessern.

Das Protokollführen mithilfe einer Textverarbeitung kann sehr mühsam sein. Ziehen Sie daher stattdessen die Verwendung einer Meeting-Software in Betracht, die Sie durch die drei Phasen einer Komitee-Sitzung führt.

1Was Sie für qualitativ hochwertige Komitee-Protokolle brauchen

Das Führen und Organisieren eines detaillierten Komitee-Protokolls wird sehr viel einfacher, wenn es eine Agenda gibt, der man folgen kann. Wenn Sie die Agenda mithilfe von Meeting-Software bereits vorab erstellt haben, ist diese für jeden Teilnehmer, der sich in der Software angemeldet hat, bereits zu Beginn des Meetings sichtbar. Der Protokollführer ergänzt dann während des Meetings alle Diskussionen/Entscheidungen, die das Komitee entsprechend der Agenda trifft.

Schon zu Beginn des Meetings sollte der Protokollführer wissen, wie genau und detailliert das Protokoll sein muss. In manchen Meetings genügt es, die getroffenen Entscheidungen zu notieren, während bei anderen auch die Diskussionen, die zu diesen Entscheidungen führten, genau aufgezeichnet werden müssen – oder auch schlicht alles, was während des Meetings gesagt wurde. Komitee-Meetings tendieren hierbei eher zu mehr also detaillierter notierter Information.

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2Wie man Komitee-Protokolle führt

Normalerweise beginnt der Protokollführer das Komitee-Protokoll damit, Titel, Datum und Zeit des Meetings sowie die An- und Abwesenheiten der einzelnen Komitee-Mitglieder festzuhalten. Beim Verwenden von Meeting-Software geschieht dies automatisch: die Software-generierte Agenda enthält Titel, Datum und Zeit des Meetings; außerdem kann die Einladungs-Funktion festhalten, wer davon tatsächlich am Meeting teilnimmt.

Mit diesen automatisch festgehaltenen Informationen kann sich der Protokollführer auf das Notizen zu den Agenda-Themen selbst konzentrieren. Ein Dropdown-Menü zeigt die einzelnen Meeting-Teilnehmer, sodass es für den Protokollführer sehr einfach ist, festzulegen, wer was gesagt hat.

Bei Verwendung einer Meeting-Software kann der Protokollführer zwischen verschiedenen Kategorien in  Meetings wählen. Komitee-Entscheidungen und Aufgabenzuweisung fallen unter die Kategorie "Entscheidungs-Protokoll". Dadurch wird die Arbeit des Komitees effizient organisiert, sodass jedermann die Diskussion sieht, die zur betreffenden Entscheidung geführt hat.

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3Wie man Komitee-Protokolle fertigstellt

Bevor man Meeting-Software nutzen konnte, war das Fertigstellen des Protokolls eine zeitraubende Angelegenheit. Manuelle Organisation war nötig - und das Formatieren des Komitee-Protokolls sodass es auch von Unbeteiligten leicht lesbar ist. Durch das Notieren des Komitee-Protokolls per Meeting-Software können Sie die Notizen direkt beim Eingeben – quasi automatisch - organisieren. Die Software kann die Notizen dann direkt formatieren, um ihnen ein professionelles Aussehen zu verleihen. Zuletzt archiviert die Software das Protokoll automatisch, sodass auch später noch sehr leicht nach wichtigen Notizen gesucht werden kann.

Beim Verwenden von Meeting-Software, ist das Fertigstellen des Komitee-Protokolls mit einigen Klicks auf die entsprechenden Buttons erledigt.

Unmittelbares Formatieren, Verteilen und Archivieren des Komitee-Protokolls mithilfe von Meeting-Protokollsoftware!

Tipps zum Erstellen von Komitee-Protokollen

  1. Schauen Sie sich vorab die Protokolle früherer ähnlicher Meetings an, um sich auf das anstehende vorzubereiten
  2. Besser zu viel Information als zu wenig — Sie können Notizen später noch löschen; sehr viel einfacher, als nicht direkt aufgezeichnete Info aus dem Kopf nachzutragen
  3. Organisieren des Protokolls direkt beim Notieren ist einfacher und schneller als dies nachträglich vorzunehmen

Warum Meeting-Software, um Komitee-Protokolle zu führen?

  • Das Notieren des Protokolls direkt in die Agenda erspart Ihnen das Organisieren des Protokolls nach dem Meeting
  • Diskussionsteile lassen sich sehr einfach von Entscheidungen unterscheiden: So sehen Sie direkt, welche Diskussion zu welcher Entscheidung geführt hat
  • Sie können professionell formatierte Protokolle unmittelbar nach dem Meeting erstellen und verteilen
  • Archivieren des Protokolls durch die Software lässt Sie wichtige Notizen auch später noch problemlos auffinden

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