Minutes of meeting

Erfahren Sie, wie man Meetings effektiv protokolliert

Protokolle von Meetings liefern Zusammenfassungen der Diskussionen und Entscheidungen während des Meetings. Sie stellen eine wertvolle Basis für spätere Recherchen dar und sorgen für Transparenz im Unternehmen.

Tipps zum Protokollieren von Meetings:

  1. Halten Sie fest, wer von den eingeladenen Teilnehmern anwesend ist und wer nicht
  2. Notieren Sie die Zeiten von Beginn und Ende sowie den Ort
  3. Wählen Sie den Typ Ihres Meeting-Protokolls, Verlaufs-, Ergebnis- oder Verbalprotokoll
  4. Notieren Sie alle entsprechenden Diskussionen, Entscheidungen, Vereinbarungen und Aufgaben
  5. Formatieren Sie das Dokument entsprechend den Firmenvorgaben
  6. Verteilen Sie das Meeting-Protokoll an die betreffenden Teilnehmer

Meeting Management-Software wie MeetingBooster hilft Ihnen Meetings akkurat zu protokollieren.

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Protokollieren von Meetings in 3 einfachen Schritten

  1. Vor dem Meeting – Erstellen einer Checkliste zum Protokoll des Meetings
  2. Während des Meetings – Führen Sie das Protokoll des Meetings
  3. Nach dem Meeting – Fertigstellen, Verteilen und Archivieren des Protokolls

Hier das Muster eines Dokuments: Protokoll eines Meetings:

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Checkliste zum Protokollieren von Meetings

Eine Checkliste zum Protokollieren von Meetings führt alle entsprechenden Schritte auf und enthält vier Hauptebenen. Diese Information wird ins Dokument der finalen Meeting-Protokolls übernommen.

  1. Vorab-Vorbereitungen – Festlegen von z.B. Datum, Zeit und Ort des Meetings
  2. Erinnerungen und Agenda-Teile – Meeting-Erinnerungen, Benachrichtigungen und eventuelle Agenda-Teile
  3. Arrangements – Spezielle Gäste, Equipment und Konzessionen
  4. Finale Vorbereitungen – Bestätigungen, finale Agenda-Teile und Vorlage fürs Meeting-Protokoll

Erfahren Sie mehr zum Führen von Protokollen!

Protokollieren von Meetings

Es gibt drei Standardtypen von Meeting-Protokollen:

  1. Ergebnisprotokoll – enthält nur die getroffenen Entscheidungen und die daraus folgenden Aufgaben; nicht die Diskussionen, die dazu geführt haben.
  2. Verlaufsprotokoll – ähnlich wie das Ergebnisprotokoll; allerdings werden hier auch die Diskussionen, die zu den Entscheidungen geführt haben, dokumentiert werden.
  3. Verbalprotokoll – Wörtliches Festhalten aller Diskussionen und Entscheidungen.

Unabhängig vom Typ des Protokolls muss der Protokollführer während des Meetings ziemlich schnell eine ganze Menge Information festhalten – keine einfache Aufgabe. Das ist einer der Gründe, aus denen Meeting-Software immer populärer wird.

MeetingBooster ermöglicht dem Protokollführer das schnelle, einfache Eingeben von Information – basierend auf einer formalen Agenda. Der Protokollführer wählt einfach ein Agenda-Thema aus, dann den Namen des aktuellen Sprechers und notiert, was dieser sagt bzw. was entschieden wird. Das Protokollieren von Meetings war nie einfacher!

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Fertigstellen des Meeting-Protokolls

Ist das Meeting beendet, muss der Protokollführer normalerweise die erfassten Informationen in das endgültige Protokoll-Dokument übertragen, das auch den Briefkopf des Unternehmens, sein Logo, entsprechende Farben und sonstige Formatierungen enthält. Das kann sehr mühsam und zeitaufwendig sein. Mit Software zum Protokollieren von Meetings wie MeetingBooster kann der Protokollführer dagegen das Protokoll des Meetings quasi automatisch in ein professionell formatiertes Dokument übernehmen, das einfach zu verstehen, zu teilen und zu speichern ist.

Fertigstellen des Meeting-Protokolls mit MeetingBooster


Verteilen des Meeting-Protokolls

Spätestens direkt nach dem Ende des Meetings sollte jeder Teilnehmer eine Kopie des Protokolls erhalten. Das manuelle Weitergeben wäre eine weitere, zeitraubende Aufgabe.

Software zum Protokollieren von Meetings wie MeetingBooster verteilen das Protokoll automatisch als PDF-Dokument an alle entsprechenden Teilnehmer.


Archivieren des Meeting-Protokolls

Es ist wichtig, dass die Teilnehmer eines Meetings jederzeit und von überall her, d.h. von jedem Computer aus, Zugriff aufs Protokoll haben. Deshalb ist das Online-Speichern des Meeting-Protokolls ein effektiver Weg zur Archivierung - und Systeme wie MeetingBooster machen so das Protokoll für jeden mit entsprechender Berechtigung zugänglich.

Warum MeetingBooster?

MeetingBooster ist die beste Software zum Protokollieren Ihres Meetings:

  1. Einfaches Erfassen von Diskussionen und Entscheidungen
  2. Automatisches Generieren eines formalen Meeting-Protokolldokuments
  3. Verteilen des Meeting-Protokolls an Teilnehmer und Teams
  4. Archivieren des Meeting-Protokolls für späteren Zugriff

Testen Sie MeetingBooster als Software zum Protokollieren Ihrer Meetings!