Sales Meeting Minutes

Erfahren Sie, wie man das Protokoll eines Sales Meetings führt

Ein Sales Meeting beginnt immer mit einem schriftlichen Plan  der zu besprechenden Themen. Sales Meetings decken typischerweise eine große Bandbreite an Themen ab, u.a. Vertriebswege, Leistungsstatistiken, industrielle Trends und neue Möglichkeiten. Das Dokumentieren der Themen ist für das Nachverfolgen von Leistung und Fortschritt wichtig, insbesondere beim Bewerten des Verkaufspersonals.

Tipps zu Sales Meeting-Protokollen:

  1. Bestimmen Sie einen Protokollführer
  2. Sprechen Sie sich mit den Managern ab, was diskutiert und dokumentiert werden soll
  3. Festhalten aller Diskussionen, Entscheidungen, Vereinbarungen und Aufgaben
  4. Formatieren des Dokuments gemäß Firmenstandards und Anforderungen
  5. Verteilen des Meeting-Protokolls and entsprechende Teilnehmer
  6. Archivieren des Meeting-Protokolls für späteren Zugriff

Wenn Sie das Protokoll Ihres Sales Meetings optimieren wollen, kann Ihnen Meeting Protokollsoftware wie MeetingBooster dabei helfen, Verantwortung und Konsistenz sowie die Effizienz insgesamt zu steigern.

Muster eines Meeting-Protokolls:

Wenn Sie nach einem Muster eines Sales Meeting-Protokolls suchen, werden Sie online jede Menge Beispiel von Protokollen von Meetings finden, die tatsächlich stattgefunden haben. Das Problem dabei ist, dass das Dokument eines Meeting-Protokolls auf einer Agenda basiert, die meist sehr spezifisch ist. Deshalb hier das das ganz allgemeine Muster eines Sales Meeting-Protokolls, das mit MeetingBooster erstellt wurde.

Sie finden Sales Meeting-Protokolle hier!

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Sales Meeting-Protokollformate

Es gibt drei Standardtypen von Meeting-Protokollen: Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll und Verbalprotokoll. Alle drei enthalten als Basis die gleichen Elemente, eignen sich aber für verschiedene Einsätze:

  1. Ergebnisprotokoll – enthält nur die getroffenen Entscheidungen und die daraus folgenden Aufgaben; nicht die Diskussionen, die dazu geführt haben.
  2. Verlaufsprotokoll – ähnlich wie das Ergebnisprotokoll; allerdings werden hier auch die Diskussionen, die zu den Entscheidungen geführt haben, dokumentiert werden.
  3. Verbalprotokoll – Wörtliches Festhalten aller Diskussionen und Entscheidungen.

Unabhängig vom Typ wird es immer Excel-Tabellen, CRM Pipeline-Berichte und anderes unterstützendes Material geben, das diskutiert und eventuell während des Meetings aktualisiert werden muss. Stellen Sie deshalb sicher, immer die aktuellsten Versionen dieser Dateien am Dokument angehängt zu haben, sodass diese später auch im archivierten Sales Meeting-Protokolldokument für die Nutzer zur Verfügung stehen.

Content Management-Systeme wie SharePoint sind auch für diesen Zweck beliebt, allerdings ermöglicht Ihnen Meeting-Protokollsoftware wie MeetingBooster, diese Dateien sowie Hyperlinks direkt zum Dokument des Meeting-Protokolls hinzuzufügen. All diese Anhänge werden automatisch gespeichert und für spätere Verwendung archiviert.

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Formatieren des Sales Meeting-Protokolls

Ist das Meeting beendet, liegt es in der Verantwortung des Protokollführers, das Protokoll zu überprüfen und fertigzustellen. Es ist wichtig, dass der Protokollführer entsprechend der Agenda-Themen festhält und sicherstellt, dass jedes dieser Themen behandelt und dokumentiert wurde. Mit herkömmlichen Programmen wie MS Word ist dieser Prozess ziemlich mühselig und es gibt Redundanzen, u.a. durch das manuelle Übernehmen der erfassten Information in das endgültige Protokoll-Dokument, das auch den Briefkopf des Unternehmens, sein Logo, entsprechende Farben und sonstige Formatierungen enthält. Das Dokument des Meeting-Protokolls muss außerdem einfach zu verteilen sein und in manchen Fällen archiviert werden.

Bei der Verwendung von Protokollsoftware wie MeetingBooster kann dieser Prozess automatisiert werden. Die Dokumente zum Sales Meeting-Protokoll werden mithilfe professioneller Layouts erstellt, durch die alle wichtigen Informationen in einer einfach zu lesenden Weise präsentiert werden. Nutzer können das Protokoll in dieser Form mit wenigen Mausklicks an die Teilnehmer und Teams verteilen; zusätzlich werden die Dokumente für späteren Zugriff archiviert.

Formatting Sales Meeting Minutes

Warum MeetingBooster die beste Sales Meeting-Protokollsoftware ist

  1. Einfaches Erfassen von Diskussionen und Entscheidungen
  2. Automatisches Generieren eines formalen Meeting-Protokolldokuments
  3. Verteilen des Meeting-Protokolls an Teilnehmer und Teams
  4. Archivieren des Meeting-Protokolls für späteren Zugriff

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