How to Chair a Formal Meeting

Comment conduire une réunion formelle pour atteindre vos objectifs

Les réunions formelles revêtent généralement plus d'importance que les réunions informelles dans la mesure où elles ont tendance à cibler un objectif unique que le groupe doit atteindre d'un commun accord. Alors que les réunions informelles ont souvent pour but principal de disséminer des informations, les réunions formelles requièrent démarche stratégique et processus décisionnel. Si vous avez la charge de présider une réunion formelle, c'est à vous que revient la responsabilité de mener le groupe vers la réalisation des objectifs visés. Pour vous aider à conduire une réunion formelle productive, faites appel à un logiciel de gestion de réunion capable de vous guider avec efficacité dans l'accomplissement des étapes nécessaires. Non seulement vous éviterez ainsi de perdre du temps et de l'argent inutilement, mais vous aurez la satisfaction d'animer une réunion bien organisée qui atteint ses objectifs et qui commande le respect de vos collègues.

MeetingBooster Testimonial

« Les tableaux de bord analytiques de MeetingBooster permettent aux responsables de juger instantanément de l'efficacité des réunions de l'entreprise, allant de leur planification à leur conclusion. »

Matt Grey

HIM Site Manager, St. Francis Health Center

1Planification d'une réunion formelle

Bien que la planification d'une réunion formelle puisse apparaître comme l'étape la plus simple de la procédure, trouver un créneau horaire qui convienne à tous les participants prévus n'est pas toujours affaire facile. Les personnes concernées ont souvent des agendas déjà débordants de rendez-vous et d'engagements, rendant la tâche d'harmoniser leurs emplois du temps particulièrement ardue. C'est là qu'interviennent les logiciels de gestion de réunion : grâce à leur intégration avec les outils de planification les plus répandus comme Microsoft Outlook, ils sont capables d'identifier et de résoudre les conflits possibles en examinant les agendas des invités, puis en proposant des créneaux libres. Cette intégration avec Microsoft Outlook signifie aussi qu'une société ou entité faisant déjà appel à ce logiciel pour la planification des ses réunions n'a pas besoin de modifier ses habitudes en quoi que ce soit. Une fois un horaire acceptable à tous identifié et réservé, le logiciel de gestion de réunion se charge d'envoyer les invitations. Si le logiciel en question est fondé sur le cloud, vous pouvez même gérer toutes vos tâches de planification à partir de n'importe quel emplacement doté d'une connexion internet.

Apprenez-en davantage sur la planification d'une réunion formelle.

2 Création de l'ordre du jour d'une réunion formelle

La création de l'ordre du jour est souvent l'étape la plus laborieuse de la préparation d'une réunion formelle. Elle se découpe en plusieurs sous-étapes :

  1. Mise en place d'un plan de travail et d'un horaire
  2. Assignation de tâches de préparation
  3. Suivi de l'état de préparation des participants

Les logiciels de gestion de réunion facilitent toutefois cette phase du processus en vous fournissant un modèle personnalisable pour le brainstorming des sujets de discussion et l'organisation des tranches horaires. Les logiciels les plus avancés vous permettent même de visionner l'intégralité de votre planning à tout moment et de le modifier comme bon vous semble. Ainsi, vous pouvez ajouter ou supprimer des sujets ; allonger, réduire ou intervertir les tranches horaires ; ajouter des pauses ; et incorporer toutes les pièces-jointes pertinentes pour que les participants puissent les consulter avant la réunion. D'où un planning complet, précis et cohérent qui utilise au mieux le temps de réunion dont vous disposez.

Pour garantir le succès de votre réunion formelle, vous devez aussi veiller à ce que chaque intervenant sache exactement ce qui est attendu de lui. Encore une fois les logiciels de gestion de réunion viennent à votre secours en vous autorisant à assigner des tâches de préparation à la réunion. Toutes les personnes concernées reçoivent automatiquement une série de rappels leur indiquant ce qu'ils doivent faire et de quelles données ou rapports ils doivent se munir.

Il serait bien entendu idéal que chacun se prépare soigneusement en rassemblant les informations et documents requis en temps utile sans aucune intervention de votre part. Dans la pratique, c'est à l'organisateur de la réunion de s'assurer que toutes les tâches distribuées seront effectuées à temps, ce qui nécessite souvent de nombreux messages et appels téléphoniques. L'emploi d'un logiciel de gestion de réunion vous épargne cette besogne rébarbative en envoyant des rappels automatiques et en vous permettant de cocher les tâches au fur et à mesure de leur avancement.

Apprenez-en davantage sur la création d'un ordre du jour de réunion.

3 Conduite d'une réunion formelle

Une fois tous les participants rassemblés, c'est à vous en tant que président que revient la tâche d'assurer la réussite de la réunion. Limitez-vous à une introduction brève et concise – à ce stade, les participants devraient déjà savoir pourquoi ils sont là et ce qui est attendu d'eux.

Au fur et à mesure que vous progressez dans l'ordre du jour, les résultats des discussions doivent être notés dans le compte-rendu. Les logiciels de gestion de réunion permettent au secrétaire désigné par vos soins de saisir ces notes aisément et rapidement dans l'éditeur prévu à cet effet de telle sorte qu'aucune information importante ne soit laissée de côté.

Lorsqu'une discussion appelle une décision, vous pouvez diriger le processus efficacement en vous servant des fonctions appropriées du logiciel telle analyse pour/contre ou vote, lesquelles permettent aux participants de visionner toutes les informations voulues sur leur écran avant d'indiquer leur choix.

La plupart des réunions formelles exigent la création d'un plan d'action post-réunion. En autorisant l'allocation et la sauvegarde de tâches durant la réunion, le logiciel garantit que toutes les personnes impliquées savent exactement ce qu'elles doivent accomplir, sans devoir vous déranger sans arrêt pour obtenir des précisions.

Apprenez-en davantage sur la conduite d'une réunion formelle.

4 Suivi d'une réunion formelle

Si vous voulez que le groupe vienne à bout de son plan d'action, vous devrez vérifier ce qu'il en est à intervalles réguliers. Comme vous avez généralement autant à faire après la réunion qu'avant, l'obligation d'effectuer un suivi long et méticuleux à ce stade de la procédure peut être frustrante. En tant que président d'une réunion formelle, il vous incombe de :

  1. Distribuer le compte-rendu
  2. Vérifier que les participants effectuent leurs actions de suivi
  3. Analyser la réunion dans le but d'améliorer les réunions futures

Les logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster peuvent vous aider à réduire la durée de chacune de ces étapes. En se fondant sur les notes prises durant la réunion, ils sont en effet capables de produire le compte-rendu automatiquement, puis d'en distribuer un exemplaire d'aspect professionnel à toutes les personnes concernées. Quel que soit leur emplacement géographique, celles-ci peuvent dès lors le consulter librement sur la plateforme d'archivage à tout moment.

Le module de gestion des tâches du logiciel, quant à lui, assure l'envoi de rappels automatiques aux propriétaires d'actions de suivi et vous donne la possibilité de vérifier l'état de progression de ces tâches pour garantir la réalisation des objectifs du groupe.

Pour finir, les rapports analytiques vous présentent les coûts associés à vos réunions formelles et vous permettent d'estimer si elles ont atteint leurs objectifs ou non. Alliées aux commentaires d'évaluation des participants, ces données vous seront d'une grande utilité pour améliorer l'efficacité et la productivité de vos réunions futures.

Apprenez-en davantage sur les activités de suivi d'une réunion formelle.  

Conseils sur la conduite d'une réunion formelle

  1. Durant la préparation, faites plusieurs essais d'ordre du jour avant de vous décider sur la présentation à adopter.
  2. Après vos premières réunions, prenez le temps de les analyser pour voir comment améliorer les réunions suivantes. D'une façon générale, plus vos réunions sont bien organisées, moins elles ne requièrent de suivi.
  3. Encouragez les participants à accomplir toutes les tâches associées à la réunion au moyen du logiciel de gestion de réunion adopté. La familiarité de l'auditoire avec la plateforme utilisée simplifiera d'autant votre tâche de président de réunion.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de réunion pour animer vos réunions formelles :

  1. En laissant le logiciel consulter les agendas des invités pour détecter automatiquement les créneaux libres et les conflits potentiels, vous pourrez réserver très rapidement un horaire acceptable à tous.
  2. Vous passerez moins de temps à créer vos ordres du jour.
  3. Quelques clics vous suffiront pour assigner les tâches de préparation avant la réunion et les tâches de suivi après la réunion.
  4. Les participants recevront leurs rappels de tâche automatiquement, vous évitant de perdre du temps à les contacter directement.
  5. Le compte-rendu de la réunion sera créé et distribué automatiquement, limitant ainsi le temps que vous devrez passer sur ces tâches administratives.
  6. Vous pourrez analyser chacune de vos réunions dans le but d'améliorer la productivité des réunions à venir.

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