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Carina Arndt

Betriebsorganisation IT und Prozesse

Unternehmen

Gemeindeverband Katholischer Kirchengemeinden Ruhr-Mark

Adresse:

Hochstr. 83 a
58095 Hagen


« Das Protokoll heute wird auf Knopfdruck generiert und direkt im Anschluss an die Besprechung an den Teilenehmerkreis versandt. Die Nachverfolgung von to do’s hat sich erheblich vereinfacht, da diese in den Besprechungen jederzeit abgerufen werden können. »


« Schnell zeigte sich, dass der Einsatz von MeetingBooster eine deutliche Zeitersparnis mit sich brachte. »

Firmenvorstellung

Der Gemeindeverband Katholischer Kirchengemeinden Ruhr-Mark, Hagen, mit heute rund 50 Mitarbeitenden wurde durch Bischöfliche Anordnung vom 23.05.1923 mit Wirkung zum 01.04.1923 als „Gesamtverband der katholischen Kirchengemeinden der Stadt Hagen“ gegründet und im Jahre 1979 auf die Städte Iserlohn, Menden, Unna und Witten ausgedehnt.

Der Gemeindeverband Katholischer Kirchengemeinden Östliches Ruhrgebiet, Dortmund, mit heute rund 60 Mitarbeitenden wurde durch Bischöfliche Anordnung vom 01. April 1927 als „Gemeindeverband der katholischen Kirchengemeinden der Stadt Dortmund“ gegründet und im Jahre 1978 auf die Städte CastropRauxel, Herne, Lünen und Schwerte ausgedehnt.

Unter dem Leitwort „Berufung. Aufbruch. Zukunft“ hat Erzbischof Hans-Josef Becker am 25. Oktober 2014 das neue Zukunftsbild für das Erzbistum Paderborn in Kraft gesetzt. Es beschreibt die grundlegenden Haltungen sowie theologische und pastorale Leitmotive für die Entwicklung der Erzdiözese in den kommenden Jahren. Aus dem Zukunftsbild resultiert die Kooperation der beiden Gemeindeverbände seit dem 01.04.2017, dem Kooperationsraum West. Zielsetzung ist die Fusion bis zum Jahr 2025.

Der Kooperationsraum West ist der Dienstleister für die angeschlossenen rund 170 Kirchengemeinden und berät, unterstützt sowie betreut die Kirchenvorstände rund um das Thema „Vermögensverwaltung“ und nimmt die Gemeindeinteressen gegenüber kommunalen und staatlichen Behörden wahr. Die Vermögensverwaltung umfasst die Themen Immobilien, Personal und Finanzen.

Darüber hinaus ist der Kooperationsraum West Dienstleister für die KiTa gGmbH Ruhr-Mark und Östliches Ruhrgebiet mit rund 160 Kindertageseinrichtungen und übernimmt alle notwendigen Aufgaben für den Betrieb der gemeinnützigen Gesellschaften aus den Bereichen Personal, Finanzen, Immobilien und Organisation.

Die Ausgangssituation

Die beiden Gemeindeverbände sind derzeit rechtlich selbstständige Körperschaften des öffentlichen Rechts an zwei Standorten und seit dem 01.04.2017 unter der Leitung eines gemeinsamen Geschäftsführers. Jeder Gemeindeverband hatte bis zu diesem Zeitpunkt seine eigene unterschiedliche Meetingkultur und verwendete ebenso differente Medien/Werkzeuge zur Dokumentation. In den Fachbereichen des jeweiligen Gemeindeverbands fanden verschiedene Besprechungen statt, vom wöchentlichen Jour fixe bis zu monatlichen fachübergreifenden Austauschmeetings, Meetings zum KVP (kontinuierlichen Verbesserungsprozess) und auch Besprechungen mit der jeweiligen Geschäftsführung. Die Dokumentation erfolgte weder kontinuierlich, noch im selben Medium.

Unter welchen Kriterien haben Sie MeetingBooster evaluiert?

Ziel der Kooperation der Gemeindeverbände ist es unter anderem, Prozesse auf die Kundenbedürfnisse anzupassen, zu optimieren und standardisieren sowie zu vereinheitlichen. Es wurde schnell deutlich, dass eine standortübergreifende transparente Kommunikation herbeizuführen ist und zwar von der Führungsebene bis hin zur Mitarbeitendenebene. Da die EDV beider Gemeindeverbände noch nicht vernetzt ist, suchten wir nach einer innovativen und zeitersparenden Austausch- und Protokollsoftware, die persönliche Besprechungen, aber auch Videokonferenzen strukturiert und transparent zulässt. Im Fokus stand außerdem die Realisierung einer gemeinsamen Plattform mit einfacher Handhabung, damit alle am Prozess Beteiligten mit der Bedienung Freude haben und den Nutzen erkennen.

Mit MeetingBooster der Fa. Matchware konnten all unsere Vorstellungen realisiert werden. Überzeugt hat uns die einfache Handhabung von MeetingBooster, die Möglichkeit der gemeinsamen standortübergreifenden Nutzung, die Möglichkeit der Einbindung externer Teilnehmer an Besprechungen sowie die unkomplizierte Allokation von Aufgabenstellungen aus der Besprechung heraus. Darüber hinaus ist die Suche nach Schlagwörtern in den Protokollen positiv zu erwähnen und die Generierung von Kurzprotokollen aus dem eigentlichen Protokoll, um dieses an einen anderen Mitarbeitendenkreis zu versenden. Durch die Anbindung an Outlook ist eine hervorragende Kalenderführung gegeben.

Welche Zielsetzung gab es bei der Einführung?

Derzeit wird MeetingBooster beim wöchentlichen Führungskräfteaustausch genutzt. Schnell zeigte sich, dass der Einsatz von MeetingBooster eine deutliche Zeitersparnis mit sich brachte. Die Besprechungen können strukturiert erfolgen, da bereits im Vorfeld eine Agenda auf Knopfdruck erstellt wird und jeder Teilnehmer seine Besprechungspunkte und Entscheidungsvorlagen durch die Funktion „Co-Organisator“ integrieren kann. Daneben konnte das ursprünglich aufwendige Protokollverfahren, Durch das weitere Personen und Wiedervorlagetools eingebunden waren, abgelöst werden. Das Protokoll heute wird auf Knopfdruck generiert und direkt im Anschluss an die Besprechung an den Teilenehmerkreis versandt. Die Nachverfolgung von to do’s hat sich erheblich vereinfacht, da diese in den Besprechungen jederzeit abgerufen werden können.

Benefits

Der Einsatz von MeetingBooster der Fa. Matchware hat die Besprechungskultur des Kooperationsraums West, der Gemeindeverbände Ruhr-Mark, Hagen und Östliches Ruhrgebiet, Dortmund deutlich optimiert und bringt organisatorische sowie finanzielle Vorteile:

  • Standardisierung und Vereinheitlichung der Besprechungskultur
  • Herbeiführung eines transparenten Prozesses von der Führungsebene bis zur Mitarbeitendenebene
  • Kostenreduzierung durch ergebnisorientierten Mitarbeitendeneinsatz
  • Ressourcenentlastung
  • Reduzierung von Prozessschleifen

Vergleichstabelle Meetings mit und ohne MeetingBooster:

Meetings/Woche hEinsparung durch die Nutzung von MeetingBooster/Sitzung im Durchschnitt Prozessschritt
4,5 12 min Erzeugen einer Agenda
20 min Erzeugen eines Protokolls, Aufgabeballokation
30 min Effizienzsteigerung der Sitzung im Durchschnitt
10 min Auffinden von Informationen
10 min Aufgabenaktualisierung und -überwachung(u.a. Reduzierung Erinnerungs-E-Mails)
10 min Vorbereitungzeit vor der Sitzung
Zeitersparnis/Sitzung 1,53 Std. in Stunden
Zeitersparnis/Jahr 310,5 Std. in Stunden (Basis 45 Wochen)
Kosteneinsparung/Jahr 10.867,50 € Durchschnittsgehalt 35 ,00 €/h

Fazit

Unsere Erwartungen an die zukünftige Meetingkultur wurden durch den Einsatz von MeetingBooster der Fa. Machtware gänzlich erfüllt und eine Ausdehnung auf weitere Lizenzen ist bereits angedacht. Die Besprechungen sind effizienter und die Zusammenarbeit gelingt deutlich besser.

Der Einsatz der Software ist für jeden sehr zu empfehlen, der Besprechungen gut strukturieren, standardisieren und vereinheitlichen möchte.