How to Write Meeting Minutes

Effektives Protokoll-Führen mit MeetingBooster

Für ein effektives Meeting sind eine klare Agenda, ein sauber geführtes Protokoll und die Zuweisung von Aufgaben an die Teilnehmer unerlässlich.


Warum Protokoll-Führen mit MeetingBooster?

  • Notizkarten fürs Protokoll-Führen
  • Wechseln des Protokollführers während des Meetings
  • Ergebnisse von Meeting-Tools einbinden (Abstimmungen etc.)
  • Automatische Erzeugung des Meeting-Protokolls
  • Automatische Verteilung des Meeting-Protokolls
  • Archivierungs- und Berechtigungs-System
  • Meeting-übergreifendes Suchen und Extrahieren von Notizen

1 Erstellen einer klaren Agenda

Die Vorbereitung des Meetings ist essentiell für ein gutes Meeting. Es beginnt mit dem Erstellen einer Agenda und dem Zuweisen von vorbereitenden Aufgaben an die Teilnehmer. Erfahren Sie, wie man eine Agenda mit MeetingBooster erstellt. Die Agenda beschreibt den Zweck des Meetings, zu dem sich die Personen treffen sollen. Außerdem kann die Agenda bereits als Basis für ein gutes Protokoll dienen. In MeetingBooster wird die Agenda automatisch in die Notizkarten übernommen, sodass der Protokollführer darauf aufbauend  direkt während des Meetings Notizen zu jedem Thema machen kann.

Erstellen einer klaren Agenda

2 Protokoll mithilfe der Notizkarten führen

Um mit den Notizkarten während des Meetings zu arbeiten, meldet sich der Protokollführer bei MeetingBooster an. Die Agenda wird auf der linken Seite der Notizkarte angezeigt. Der Protokollführer kann Notizen zu jedem Thema machen, erzielte Ergebnisse eintragen, Aufgaben zuweisen und ggf. stattgefundene Meeting-Tools (Abstimmungen etc.) hinzufügen. All das wird automatisch ins Protokoll des Meetings übernommen.

Protokoll mithilfe der Notizkarten führen

Es ist wichtig, dass dokumentiert wird, wer was während des Meetings gesagt hat: Der Protokollführer kann allgemeine Notizen zu einem Thema machen oder auswählen, von welchem Teilnehmer ein bestimmter Beitrag war. Protokollführung kann nicht einfacher sein!

Es ist wichtig, zwischen einfachen Beiträgen zu einem Thema und einem Ergebnis, das diesbezüglich erzielt wurde, zu unterscheiden. Ist dem so, kann das Protokoll als „Diskussionsprotokoll“ oder als „Ergebnisprotokoll“ angezeigt werden. Das Ergebnisprotokoll liefert einen Überblick übers Protokoll und zeigt ausschließlich die während des Meetings erzielten Ergebnisse an, während das Diskussionsprotokoll außerdem alle Beiträge anzeigt, die zu den Ergebnissen führten.

3 Verteilen und Archivieren des Protokolls

Nach dem Meeting erstellt MeetingBooster automatisch das Meeting-Protokoll entsprechend der Einträge in den Notizkarten. Das Protokoll und die zugewiesenen Aufgaben werden automatisch an die Teilnehmer versandt. Der Protokollführer kann entscheiden, ob nach dem Meeting noch korrekturgelesen oder bei Bedarf noch Notizen hinzugefügt werden sollen, bevor das Protokoll versendet wird. Das Erscheinungsbild des Protokolls kann nach Bedarf angepasst werden; selbst eine Signaturseite und ein Firmenlogo lassen sich einbinden.

Verteilen und Archivieren des Protokolls

MeetingBooster enthält ein Berechtigungssystem, das sicherstellt, dass nur dazu berechtigte Nutzer Zugriff aufs Protokoll haben. Als Standardregel gilt dabei, dass Personen, die zum Meeting eingeladen waren, das Protokoll einsehen können. Falls nötig, ermöglicht MeetingBooster dem Organisator des Meetings auch, Personen hinzuzufügen, die nicht zum Meeting eingeladen waren.

Meeting-Protokolle werden automatisch an zentraler Stelle archiviert. Sie bieten dadurch folgende Vorzüge:

  1. Automatische Verwaltung und Archivierung von Dokumenten
  2. Professionelles Backup-System
  3. Meeting-übergreifendes Suchen und Extrahieren von Notizen

Automatische Verwaltung und Archivierung von Dokumenten

Sie brauchen sich nicht mehr durch Word-Dokumente und E-Mails zu kämpfen – verwenden Sie einfach MeetingBooster! Ihre Meeting-Protokolle werden chronologisch gespeichert und können nach Bedarf durchsucht und gefiltert werden, sodass Sie jederzeit exakt das finden, was Sie suchen. Das Führen von Meeting-Protokollen war nie effektiver!