Meeting Management Tips

Diese Seite liefert Tipps zur Hilfe durch MeetingBooster beim erfolgreichen Meeting-Management.

3 Stufen des Meeting-Managements:

  1. Vor dem Meeting
  2. Während des Meetings
  3. Nach dem Meeting
MeetingBooster Meeting Minutes Software

“Die Erinnerungen durch das System zum Aufgabenmanagement sorgen für Verantwortung, ohne dass Vorgesetzte dies dauernd überprüfen müssen.”

Eileen Twichell

Senior Partner, Project Management 4 Everyone

1 Tipps – vor dem Meeting

Wie gut diese Stufe gemanagt wird, wirkt sich massiv aufs Management des restlichen Meetings aus. Bevor Sie also entscheiden, ein Meeting abzuhalten, fragen Sie sich ernsthaft nach dessen Zielsetzung? Wer muss eingebunden sein und wie lange haben ähnliche Meetings in der Vergangenheit gedauert?


Checkliste (vor dem Meeting)

  1. Definieren der Zielsetzung
  2. Teilnehmer festlegen
  3. Planen des Meetings und Reservieren von Lokalität, Hilfsgütern etc. …
  4. Einladen der Teilnehmer und Übermitteln folgender Information:
  • Name des Meetings
  • Datum, Ort, Beginn und Ende (Zeiten)
  • Zweck des Meetings und gewünschte Resultate
  • Vorbereitende Aufgaben für Teilnehmer
  1. Erstellen einer Meeting-Agenda
  2. Verteilen der Agenda

Management planen

Das Planen eines Meetings besteht aus mehreren Elementen: MeetingBooster assistiert Ihnen beim Management dieser Elemente. MeetingBooster stellt sicher, dass die korrekten Kontaktinfos vorliegen, dass Teilnehmer verfügbar sind und bietet einen einfachen Weg, um Einladungen zu versenden und nachzuverfolgen. Es ist auch wichtig, zu unterscheiden, wer für ein Meeting unbedingt notwendig ist und wer nicht. Viele Unternehmen verschwenden damit Zeit und Geld, unbedingt Teilnehmer einzubinden, die gar nicht essentiell fürs Meeting sind – oder das Meeting aus diesem Grund komplett zu verschieben. MeetingBooster macht das Planungsmanagement kinderleicht.

Create an Agenda Template

Agenda-Management

Eine formelle Agenda hilft dabei, das Meeting in der Spur zu halten und die besten Ergebnisse zu erzielen. Erstellen Sie die Agenda in MeetingBooster von Grund auf neu, verwenden Sie eine Agenda-Vorlage oder die Agenda eines früheren Meetings. MeetingBooster erlaubt das Zuweisen von Zeiten für die einzelnen Themen sowie unterstützende Informationen in Form von Beschreibungen oder angehängten Dateien. Weisen Sie vorbereitende Aufgaben zu und verteilen die Agenda mit nur einem Mausklick. MeetingBooster kümmert sich um das Agenda-Management – vom Beginn bis zum Ende.

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2 Tipps – während des Meetings

Effiziente Meetings gelten als äußerst konstruktiv, während ineffiziente Meetings die Teilnehmer oft frustrieren und die Zusammenarbeit eher behindern. Es gibt verschiedene, definierbare Rollen bei der Durchführung eines Meetings und es ist wichtig, diese bereits vor dem Meeting abzuklären: wer ist Organisator, Gastgeber, Referent und wer ist Protokollführer?

Checkliste während des Meetings:

  1. Anwesenheit feststellen
  2. Zweck des Meetings formulieren
  3. Rollen/Funktionen zuweisen
  4. Agenda überprüfen
  5. Nach eventuellen Ergänzungen für die Agenda fragen
  6. Abarbeiten der Agenda-Themen nach folgenden Schema:
  • Status
  • Entwickeln
  • Diskutieren
  • Entscheiden
  1. Aufgaben überprüfen und Verantwortlichkeiten klären
Während des Meetings

Rollen-Management

Das Definieren klarer Rollen/Funktionen ist wichtig für ein erfolgreiches Meeting. Da es im Lauf des Meetings mehrere Referenten geben kann, ist es wichtig, einen ihnen übergeordneten Gastgeber zu haben, der das Meeting betreut und seinen planungsgemäßen Fortgang sicherstellt. Der Protokollführer ist dafür verantwortlich, dass alles, was besprochen und entschieden wurde, auch festgehalten wird. Stellen Sie deshalb sicher, dass für jede Rolle eine geeignete Person festgelegt wird. Mit MeetingBooster können Sie diese Rollen sehr einfach zuweisen und sie auch ggf. während des Meetings ändern. MeetingBooster optimiert so das Rollen-Management.

Zeitmanagement

Der pünktliche Beginn erfordert Disziplin von Organisator und Teilnehmern. Ist geplant, dass das Meeting eine Stunde dauert, sollte es auch nach einer Stunde beendet werden. Es ist also wichtig, dass die Agenda mit realistischen Zeitwerten arbeitet. MeetingBooster bietet verschiedene Zeitanzeigen, die dabei helfen, in der geplanten Zeit zu bleiben. So kümmert sich MeetingBooster auch ums Zeitmanagement.

Themenmanagement

Beim Thema zu bleiben, ist der einzige Weg, in der Planung zu bleiben. MeetingBooster führt Sie durch die Agenda und ermöglicht dem Protokollführer das direkte Festhalten von Notizen und das Zuweisen von Aufgaben. Wenn sich abzeichnet, dass ein Thema länger als erwartet dauern wird, kann es „geparkt“ werden. MeetingBooster sorgt so für sauberes Themenmanagement.

Entscheidungsmanagement

Ist man sich bzgl. eines Themas einig geworden, sollte der Gastgeber zusammenfassen, was getan werden muss und wer wofür verantwortlich ist. MeetingBooster ermöglicht dem Protokollführer, diese Informationen mithilfe der Meeting-Tools und entsprechender Statements direkt auf der Notizkarte festzuhalten. MeetingBooster vereinfacht so das Entscheidungsmanagement.

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3 Tipps nach dem Meeting

Ist ein Meeting beendet, beginnt erst die eigentliche Arbeit. Diskussionen und Entscheidungen während des Meetings ergeben die Resultate, die bzgl. der Ziele des Meetings erzielt wurden. Viele Unternehmen wenden zwar viel Zeit für Meetings auf, müssen aber diese erneut durchforsten, um die tatsächlichen Diskussionen und Entscheidungen überhaupt zu erkennen. Deshalb ist ein klares, sauberes Meeting-Protokoll entscheidend für den Erfolg des Meetings.

Checkliste nach dem Meeting

  1. Notizen zusammenfassen und Protokoll fertigstellen
  2. Verteilen und Archivieren des Protokolls
  3. Planen des nächsten Meetings, falls erforderlich

Protokollmanagement

Meeting-Protokolle werden üblicherweise in MS Word verfasst und an die Teilnehmer versandt. Dies bedeutet eine Menge manuelle Arbeit inklusive zahlreicher Möglichkeiten, Fehler zu machen. MeetingBooster erstellt automatisch ein professionelles Dokument des Meeting-Protokolls inklusive Themen, Notizen, Entscheidungen und Aufgaben. Das Protokoll kann sehr einfach an die Teilnehmer versandt und zusätzlich für spätere Verwendung archiviert werden. Nutzer profitieren außerdem von der dynamischen Suchfunktion, die dafür sorgt, dass, was gesucht auch gefunden wird. MeetingBooster überwacht das komplette Meeting-Protokoll-Management.

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