How to take minutes at a board meeting

Erfahren Sie, wie man bei Vorstandssitzungen effizient Protokoll führt

Es ist bekannt, dass das Protokoll der wichtigste Teil jeden Meetings ist. Auf Vorstandssitzungen werden typischerweise wichtige Entscheidungen getroffen, was bedeutet, dass sowohl die Diskussionen als auch die Entscheidungen selbst unbedingt während des Meetings akkurat festgehalten werden müssen. Das Protokollführen bei einer Vorstandssitzung muss aber trotzdem nicht abschreckend sein. Es ist wichtig, dass das Protokoll  einer Vorstandssitzung die entsprechenden Einzelinformationen zum Meeting enthält als auch eine Zusammenfassung der Diskussionen und der getroffenen Entscheidungen.

Tipps zum Protokollieren einer Vorstandssitzung:

  1. Festhalten der An- und Abwesenheit von Vorstandsmitgliedern
  2. Dokumentieren der zeitlichen Beginns, des Ortes und des Vorsitzenden
  3. Festhalten aller entsprechenden Diskussionen, Entscheidungen, Aufgaben und aller noch nicht zugewiesenen Themen
  4. Formatieren des Protokolls gemäß der Firmenstandards ggf. inkl. benötigter Signaturen, Firmenmarken und evtl. unterstützender Informationen
  5. Verteilen und Archivieren des Protokolls der Vorstandssitzung

Beim Führen des Protokolls einer Vorstandssitzung kann eine Meeting-Protokollsoftware  wie MeetingBooster den nötigen Aufwand verringern.

Erfahren Sie, wie man das Protokoll einer Vorstandssitzung mit MeetingBooster führt!

1Ermitteln der Protokoll-Voraussetzungen einer Vorstandssitzung

Eine Vorstandssitzung benötigt spezielle Voraussetzungen: Es ist wichtig, dass Sie beim Führen des Protokolls einer Vorstandssitzung diese 4 Schlüsselelemente beachten.

  1. Vorbereitung – Datum, Zeit, Ort, Teilnehmer und Zweck der Sitzung
  2. Erinnerungen – Erinnerungen bzgl. der Sitzung selbst und zu vorbereitenden Aufgaben
  3. Einbringung – Spezielle Gäste und Konzessionen
  4. Bestätigungen – Endgültige Teilnehmerliste, Agenda-Teile und Vorlage zum Protokoll der Sitzung

Verwenden Sie MeetingBooster, um die Voraussetzungen für eine Vorstandssitzung zu optimieren!

2Durchführen der Sitzung und Führen des Protokolls

Bei Vorstandssitzungen wird meist entweder ein Verbalprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll angefertigt.

  1. Verlaufsprotokoll – enthält Diskussionen und Entscheidungen, die zu den entsprechenden Aufgaben führen
  2. Verbalprotokoll – wörtliches Festhalten alles Gesagten während der Sitzung

Verlaufsprotokolle sind bei Vorstandssitzungen die gängigste Form, wobei genau festgehalten wird, was in der Sitzung wer zu welchem Thema gesagt hat.  Im Verlauf der Sitzung muss der Protokollführer kontinuierlich alle wichtigen Informationen festhalten – inklusive aller „Neben-Diskussionen“. Dies kann den Prozess des Protokollführens bei einer Vorstandssitzung schwierig machen und ist ein Grund dafür, dass die Verwendung von Protokollsoftware immer populärer wird.

Programme wie MeetingBooster helfen dem Protokollführer, die Notizen – basierend auf einer formalen Agenda – akkurat einzugeben. Steht ein Thema zur Diskussion, kann jeder Beitrag dem entsprechenden Teilnehmer zugewiesen und alle Entscheidungen können festgehalten werden.

Vereinfachen Sie die Protokollführung einer Vorstandssitzung mit MeetingBooster

3Verteilen und Archivieren des Protokolls

Formatieren, Verteilen und Archivieren des Sitzungsprotokolls kann mit die schwierigste Aufgabe eines Protokollführers sein. Werden dafür gängige Programme wie MS Word verwendet, kann dies aufgrund von Redundanzen (z.B. manuelles Übernehmen der Infos in ein formales Meeting-Protokoll-Dokument) sehr aufwendig sein. Das ist zwar technisch nicht schwierig, aber eben sehr zeitraubend. Das Protokoll der Vorstandssitzung sollte außerdem einfach zu verteilen und zu archivieren sein, d.h., entsprechendes Dateimanagement gehört ebenfalls zum Job.

Bei der Verwendung von Meeting-Protokollsoftware wird dieser Prozess automatisiert.  Das Protokoll der Vorstandssitzung wird mit professionellem Layout  erstellt, wobei alle wichtigen Informationen erfasst und übersichtlich organisiert werden. Der Protokollführer kann das Protokoll der Vorstandssitzung mit wenigen Mausklicks an die Teilnehmer und Teams verteilen und es für späteren Zugriff archivieren.

Optimieren Sie die das Protokollführen einer Vorstandssitzung jetzt!

Tipps zum Protokollführen bei einer Vorstandssitzung:

  1. Ermitteln Sie das richtige Format fürs Protokoll oder verwenden Sie eine Vorlage
  2. Halten Sie den Beginn und Ende (Zeit) der Sitzung sowie Ort und Teilnehmer fest
  3. Erfassen sie Diskussionen und getroffene Entscheidungen und notieren Sie, wer was gesagt hat
  4. Vermerken Sie alle nicht besprochenen Themen für folgende Sitzungen
  5. Denken Sie daran, das Protokoll nach dem Meeting an die Teilnehmer zu verteilen

Warum MeetingBooster die beste Software für das Protokoll einer Vorstandssitzung ist

  1. Einfaches Festhalten von Diskussionen und Entscheidungen
  2. Automatisches Generieren eines formalen Dokuments des Sitzungsprotokolls
  3. Verteilen des Sitzungsprotokolls an Teilnehmer und Teams
  4. Archivieren des Sitzungsprotokolls für späteren Zugriff

Melden Sie sich für ein MeetingBooster-Webinar an.