Wie man den Vorsitz einer Vorstandssitzung führt

Erfahren Sie, wie man den Vorsitz einer Vorstandssitzung führt

Wie führt man eine Gruppe von Führungspersönlichkeiten? Da die Teilnehmer einer Vorstandssitzung selbst außergewöhnliche Führungsqualitäten besitzen, könnte man meinen, dass sehr wenig Führung Ihrerseits nötig ist. Das Gegenteil ist der Fall. Führungspersönlichkeiten tendieren dazu, „groß“ zu denken und haben oft fixe Meinungen und Überzeugungen. Deshalb ist der Schlüssel zum effektiven Führen einer Vorstandssitzung, Debatten nebenbei zu vermeiden und sich strikt an den geplanten Ablauf bis hin zum Ziel zu halten.

Ihre Rolle ist die eines Moderators. Sie können den Teilnehmer durchaus gestatten, ihre eigenen Führungsqualitäten zu zeigen – so lange auch dann alle Teilnehmer auf das Erreichen des Meeting-Ziels hinarbeiten. Falls Sie Unterstützung beim Management der Vorstandssitzung (in allen drei Aspekten) wünschen, sollten Sie den Einsatz einer Meeting Software in Betracht ziehen.

MeetingBooster Meeting Minutes Software

“Die Erinnerungen durch das System zum Aufgabenmanagement sorgen für Verantwortung, ohne dass Vorgesetzte dies dauernd überprüfen müssen.”

Eileen Twichell

Senior Partner, Project Management 4 Everyone

1Planung des Vorsitzes einer Vorstandssitzung

Beginnen Sie mit der Planung einer Vorstandssitzung dadurch, dass Sie ein entsprechendes Ziel formulieren und darüber nachdenken, was die Teilnehmer der Vorstandssitzung von Ihnen als Vorsitzendem erwarten. Besprechen Sie dies mit jedem Mitglied einzeln, um die entsprechenden Informationen zu sammeln. Als nächstes konzentrieren Sie sich auf das Ziel des Meetings und verwenden das Feedback der Teilnehmer, um die Regeln und Prozeduren fürs Meeting festzulegen. Damit bekommt die Vorstandssitzung eine Struktur bzw. ist so organisiert, dass die effizient ablaufen kann. Falls das Ziel des Meetings kreative Problemlösungen erfordert, legen Sie weniger Regeln fest, sodass mehr Platz für freies Denken und aktive Zusammenarbeit bleibt.

Nachdem das Ziel des Meetings definiert und Regeln und Prozeduren festgelegt sind,  kann eine Meeting-Agenda erstellt werden. Da Sie dabei mit anderen Mitgliedern zusammenarbeiten müssen, wird der Inhalt im Laufe der Erstellung wahrscheinlich mehrfach überarbeitet werden. Meeting Software erlaubt das schnelle Erstellen der Meeting-Agenda, da ein Großteil der Planung und der verschiedenen Rollen im Meeting einfach per Klick oder Drag & Drop erledigt werden können. Die Teilnehmer können die Agenda auf ihrem eigenen Computerbildschirm sehen und den Änderungen ggf. zustimmen – egal, wo sie sich momentan befinden.

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2Vorsitz einer Vorstandssitzung

Beginnen Sie das Meeting, indem Sie die Teilnehmer einzeln begrüßen und stellen ggf. neu hinzugekommene Personen vor. Überprüfen Sie das Protokoll des letzten Meetings, falls nötig, und leiten dann über zur Meeting-Agenda, den Prozeduren und Regeln.

Da die Vorstandsmitglieder darauf bedacht sind, ihre jeweils speziellen Agenda-Themen zu besprechen, achten Sie besonders darauf, dass das Meeting zeitlich wie vorgegeben abläuft. Wenn Mitglieder während des Meetings ihre Gedanken austauschen wollen, sorgen Sie dafür, dass dies entsprechend der vorab definierten Regeln und Prozeduren geschieht.

Diese moderierenden Fähigkeiten sind wichtig, allerdings hängt der erfolgreiche Vorsitz einer Vorstandssitzung vor allem von Ihrer Fähigkeit ab, mit der Gruppe zusammen zu Ergebnissen zu kommen. Gerade hier ist Meeting-Software auch besonders hilfreich. Mit ihr können Informationen direkt an alle Teilnehmer weitergegeben werden und die Gruppe kann Pro und Kontra überprüfen sowie Abstimmungen durchführen. In dieser Meeting-Phase der Entscheidungen sollten Sie als Vorsitzender zu Brainstorming, Meinungsaustausch und Fragen motivieren.

Meeting-Software kann auch dabei helfen, in der Vorstandssitzung auf richtige Weise zum Schluss zu kommen. Sie generiert automatisch ein Meeting-Protokoll, das man dazu verwenden kann, die bereits geleistete Arbeit zu rekapitulieren, die erzielten Vereinbarungen zu überprüfen und die Teilnehmer an die jeweiligen Aufgaben zu erinnern, die nach dem Meeting anstehen.

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3Vorstandssitzung überprüfen

Ein Gutteil der Arbeit des Vorsitzenden einer Vorstandssitzung ist erst nach dem Beenden der Sitzung zu erledigen. Beginnen Sie damit, ein professionell formatiertes Meeting-Protokoll an die Vorstandsmitglieder zu verteilen. Danach kümmern Sie sich um die Meeting-Aufgaben, die sich während des Meetings ergeben haben, indem Sie die Teilnehmer an ihre jeweiligen Aufgaben erinnern. Die Effizienz einer Vorstandssitzung hängt oft von der erfolgreichen Erledigung dieser Aufgaben ab. Nach der Deadline für die Fertigstellung dieser Aufgaben analysieren Sie das Meeting, um zu erkennen, was man beim nächsten Mal besser machen könnte. Meeting-Software ermöglicht das Einholen von Teilnehmer-Feedback und stellt die Kosten den Resultaten gegenüber. So hilft sie dabei, entsprechende Anpassungen vorzunehmen, um Vorstandssitzungen noch effizienter und produktiver zu machen.

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Tipps zum Vorsitz einer Vorstandssitzung

  1. Sprechen Sie die einzelnen Mitglieder—speziell Führungskräfte—vorab darauf an, was diese von Ihnen als Vorsitzendem erwarten.
  2. Machen Sie bei den festgelegten Regeln und Prozeduren keine Ausnahmen—folgen Sie strikt dem vorab definierten Ablaufplan.
  3. Kann ein Thema während des aktuellen Meetings nicht abschließend behandelt werden, stellen Sie sicher, dass es auf der Agenda der nächsten Vorstandssitzung erscheint.

Warum Meeting-Software für den Vorsitz einer Vorstandssitzung?

  1. Erstellen und Anpassen der Meeting-Agenda in kürzerer Zeit
  2. Automatisches Generieren und Verteilen eines professionell formatiertes Meeting-Protokolls – statt dies selbst manuell erstellen und verteilen zu müssen
  3. Direktes Zuweisen von Aufgaben während des Meetings und automatische Erinnerung der Teilnehmer, um regelrechte Fertigstellung zu garantieren
  4. Sukzessives Verbessern der Vorstandssitzungen durch Analyse bereits durchgeführter Meetings

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