How to Chair a Formal Meeting

Führen Sie ein formelles Meeting so, dass die Ziele erreicht werden

Formelle Meetings erfordern generell mehr Aufmerksamkeit als informelle Meetings, schon deshalb, weil es hier rum Zielsetzungen geht, die alle Teilnehmer zusammen erreichen müssen. Während in informellen Meetings Informationen oft schnell und formlos weitergegeben werden, erfordern formelle Meetings strategisches Vorgehen und Entscheidungsfindung. Wenn Sie ein formelles Meeting leiten, sind Sie dafür verantwortlich, dass die Gruppe zum gemeinsamen Ziel geführt wird. Um ein formelles Meeting erfolgreich zu leiten, können Sie Meeting-Software verwenden, um effektiv einen Schritt nach dem anderen abzuarbeiten. Damit vermeiden Sie zuverlässig jede Zeit- und Geldverschwendung und erzielen gut durchgeführte Meetings, die  das angestrebte Ziel erreichen und Ihnen den Respekt der Kollegen einbringen.

Vier Schritte zur Durchführung eines formellen Meetings

  1. Planen des Meetings
  2. Erstellen der Agenda
  3. Durchführen des Meetings
  4. Nachbearbeiten des Meetings
MeetingBooster Testimonial

"MeetingBoosters umfassende Dashboards liefern dem Manager direkten Zugriff auf die Effizienz von Meetings beginnend mit deren Vorbereitung."

Matt Grey

HIM Site Manager, St. Francis Health Center

1Planen eines formellen Meetings

Die Planung eines formellen Meetings kann auf den ersten Blick ziemlich einfach erscheinen; Aber schon das Ermitteln eines Zeitpunktes, der für alle Beteiligten akzeptabel ist, kann schwierig sein. Die Mitglieder des Unternehmens haben oft auch an sehr vielen, anderen Meetings teil- und andere Verpflichtungen wahrzunehmen; es kann also nicht eben einfach sein, sie alle zu einem Termin zusammenzubekommen. Meeting-Software kann mit gängiger Planungssoftware wie Outlook zusammenarbeiten und Konflikte dadurch vermeiden, dass die Kalender aller Teilnehmer überprüft und so Zeiten gefunden werden, zu denen alle Teilnehmer verfügbar sind. Zusammenarbeit mit Outlook bedeutet auch, dass ein Unternehmen, das diese Software bereits nutzt, sich bezüglich der Vorgehensweise kaum umstellen muss. Nachdem Sie einen passenden Termin gefunden haben, können Sie die Software dazu verwenden, entsprechende Einladungen zu versenden. Ist die Meeting-Software Cloud-basierend, können Sie die gesamte Planung von überall aus durchführen, vorausgesetzt Sie haben Internetzugriff.

Erfahren Sie mehr zur Planung eines formellen Meetings.

2 Erstellen einer Agenda für ein formelles Meeting

Das Erstellen der Meeting-Agenda ist oft der zeitaufwändigste Teil der Vorbereitung auf die Durchführung eines formellen Meetings, da darin folgende Schritte enthalten sind:

  1. Skizzieren eines Ablaufplans
  2. Zuweisung vorbereitender Aufgaben
  3. Sicherstellen, dass alle Teilnehmer entsprechend vorbereitet sind

Meeting-Software hilft dabei, diesen Prozess zu beschleunigen: Sie erhalten eine anpassbare Vorlage für das Brainstorming der Meeting-Themen und das Verwalten von Zeitfenstern. Mit der richtigen Software sehen Sie die gesamte Planung direkt vor sich und können sie nach Bedarf anpassen. Fügen Sie Themen hinzu oder entfernen sie, verkürzen verlängern oder verschieben sie entsprechende Zeitfenster. Fügen Sie Pausen ein. Hängen Sie Dokumente an, die alle Teilnehmer bereits vorab einsehen können. Das alles führt letztendlich zu einem kohärenten Plan, der die zur Verfügung stehende Meeting-Zeit optimal nutzt.

Um ein formelles Meeting optimal zu leiten, müssen Sie auch sicherstellen, dass jeder Teilnehmer seine Rolle kennt. Meeting-Software hilft Ihnen dabei, indem vorbereitende Aufgaben zugewiesen werden. Die Teilnehmer erhalten dann Nachrichten, in denen Sie entsprechend z.B. bzgl. notwendiger Daten instruiert werden.

In einer idealen Welt bereitet sich Jeder mit entsprechenden Materialien vorab aufs Meeting vor und bringt diese auch dazu mit. In Wirklichkeit aber muss der Leiter (Sie) das überprüfen und ggf. jeden daran erinnern, was zu tun ist. Das führt oft zu lästigen Telefonaten mit den Teilnehmern und/oder entsprechenden E-Mails. Durch Meeting-Software können Sie automatische Erinnerungen verwenden und die Ergebnisse der vorbereitenden Aufgaben, sobald fertiggestellt, überprüfen.

Erfahren Sie mehr zum Erstellen einer Meeting-Agenda.

3 Durchführen eines formellen Meetings

Sobald alle Teilnehmer anwesend sind, beginnt Ihre Arbeit, nämlich das Durchführen eines erfolgreichen formellen Meetings. Beginnen Sie mit einer kurzen Einführung auf den Punkt — die Teilnehmer sollten dabei bereits genau darüber informiert werden, warum sie hier sind und was sie in diesem Meeting erwartet.

Während Sie die vorbereitete Agenda abarbeiten, sollte jedes Thema bereits im Meeting-Protokoll festgehalten werden. Durch die Meeting-Software kann der dafür bestimmte Protokollführer die entsprechenden Notizen direkt über die Plattform der Software eingeben und so sicherstellen, dass kein wichtiger Punkt vergessen wird.

Sobald Entscheidungen der Gruppe anstehen, können Sie diesen Prozess mithilfe von Software-Funktionen wie Pro-Kontra-Analyse und Abstimmen erleichtern. Die Teilnehmer des Meetings können dabei alle nötigen Informationen auf ihrem eigenen Computerbildschirm sehen und ihre Entscheidung für jedermann sichtbar eingeben.

Die meisten formellen Meetings beinhalten das Erstellen eines Aktionsplans nach dem Meeting. Verwenden Sie die Funktion zur Aufgabenzuweisung in ihrer Software, um entsprechende Pflichten direkt zuzuweisen. Das wird auf der Plattform gespeichert, sodass jeder weiß, was er nachfolgend zu tun hat, ohne sich noch mal bei Ihnen melden zu müssen.

Erfahren Sie mehr zum Führen eines formellen Meetings.

4 Nachbearbeiten des formellen Meetings

Wenn Sie wollen, dass die Gruppe den Aktionsplan nach dem Meeting tatsächlich ausführt, müssen Sie dies überprüfen. Normalerweise ist nach dem Meeting noch genau so viel zu erledigen wie zuvor; das bedeutet, die entsprechende Überprüfung kann sehr komplex und zeitaufwändig sein. Als Leiter eines formellen Meetings sollten Sie:

  1. Das Meeting-Protokoll erstellen
  2. Sicherstellen, dass alle Teilnehmer ihre Aufgaben nach dem Meeting erledigen
  3. Das Meeting analysieren, um Verbesserungen fürs nächste Mal zu erkennen

Meeting-Software wie Meeting Booster hilft Ihnen dabei, jeden dieser Schritte schneller und einfacher durchzuführen. Basierend auf den während des Meetings gemachten Notizen wird automatisch eine Meeting-Protokoll erstellt und an die Teilnehmer verteilt, sodass jeder Teilnehmer eine professionell formatierte Kopie davon vorliegen hat – egal, wo er sich befindet. Das Protokoll kann von allen Teilnehmern jetzt und später im Archiv der Plattform eingesehen werden.

Die Aufgabenverwaltung in der Meeting-Software sendet automatisch Erinnerungen an die Teilnehmer bzgl. der nach dem Meeting zu erledigenden Aufgaben aus. Die Erledigung dieser Aufgaben kann direkt nachverfolgt und damit sichergestellt werden, dass die Gruppe weiterhin das gemeinsame Ziel verfolgt.

Mit den exklusiven Funktionen zur Meeting-Analyse können Sie die Kosten für Ihr formelles Meeting anzeigen lassen und  auch, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden. Zusammen mit den gesammelten Rückmeldungen der Teilnehmer dient dies dem Verbessern von zukünftigen Meetings.

Erfahren Sie mehr zu Aktionen nach einem formellen Meeting.  

Tipps zum Führen eines formellen Meetings

  1. Probieren Sie während der Vorbereitung mehrere Agendas aus, bevor Sie sich für eine endgültige entscheiden.
  2. Gönnen Sie sich bei  den ersten Meetings zusätzliche Zeit, in der Sie versuchen, zukünftige Meetings zu optimieren. Bessere Meetings brauchen generell weniger Aufmerksamkeit.
  3. Motivieren Sie alle Teilnehmer, Meeting-spezifische Arbeiten über die Meeting-Software zu erledigen. Wenn Teilnehmer mit der Plattform vertraut sind, erleichtert das auch Ihnen als Leiter Ihre Arbeit.

Warum Meeting-Software zum Führen formeller Meetings?

  1. Schnelles Finden von passenden Terminen durch Auswerten der Teilnehmer-Kalender
  2. Weniger Zeitaufwand beim Erstellen einer Agenda
  3. Zuweisen von vorbereitenden Aufgaben und solchen während des Meetings mit wenigen Mausklicks
  4. Automatische Erinnerungen an die Teilnehmer bzgl. ihrer Pflichten; kein Überprüfen per Mail oder Telefonieren nötig
  5. Automatisches Generieren und Verteilen des Meeting-Protokolls; kein Zeitaufwand für solch zeitraubende, administrative Tätigkeiten
  6. Analyse jedes Meetings, um die Effizienz des folgenden zu steigern

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