Wie man einen effektiven Elternabend durchführt
Wollen Sie Elternabende optimieren und das Maximum aus der investierten Zeit herausholen? Dann sind Sie hier richtig! MeetingBooster ermöglicht das Erstellen der Agenda, das Zuweisen von Aufgaben, behält Notizen im Auge und generiert das Protokoll, das dann online veröffentlicht und/oder an die Teilnehmer weitergegeben wird. MeetingBooster hilft Ihnen bei der Verwaltung und Durchführung von Elternabenden, Schulausschuss-Sitzungen sowie sonstigen, schulischen Meetings!
Planen des Elternabends:
MeetingBooster ist ein Cloud-basierendes System, das eng mit MS Outlook zusammenarbeitet und so ein sehr einfaches Planen von Elternabenden ermöglicht. Klicken Sie einfach auf das MeetingBooster-Symbol im Einladen-Dialog des Outlook-Kalenders, um Ihre Meeting ID zu generieren. Diese wird automatisch Ihrer Einladung hinzugefügt.
Mit Online-Zugriff können Sie die Sitzung auch über Ihr MeetingBooster-Konto planen. In jedem Fall erleichtert MeetingBoosters Konflikt-Detektor die Planung, indem er Zeiten ermittelt, zu den alle Teilnehmer verfügbar sind.
Erstellen der Agenda des Elternabends:
Das Erstellen der Agenda ist mit MeetingBooster sehr einfach. Wählen Sie unter Meeting-Details den Karteireiter Agenda und geben die einzelnen Themen auf der Oberfläche im MS Office-Stil ein.
Nutzer können die Sitzung auch über ihren Outlook-Kalender definieren, indem sie dort das entsprechende Symbol im Menüband anklicken. Damit wird MeetingBoosters Online Agenda-Modul aufgerufen, in dem Sie ganz einfach die Agenda für Ihren Elternabend erstellen können. Beginnen Sie dabei ganz von Anfang an, verwenden eine Vorlage für einen Elternabend oder erstellen die Agenda auf Basis Ihrer letzten Sitzungen. MeetingBooster macht das Zuweisen von Zeiten und Referenten für die einzelnen Themen ganz einfach und unterstützt sogar das Anhängen unterstützender Dateien. Über den Karteireiter Aufgaben versenden Sie vorbereitende Aufgaben an die Teilnehmer. Das alles stellt sicher, dass die Agenda und Die Aufgaben-Informationen noch vor der Sitzung bei den Teilnehmern ankommen und so eine optimale Vorbereitung möglich machen.
Durchführen des Elternabends und Notizen-Machen:
Zahllose Meetings wurden mithilfe von PowerPoint durchgeführt; allerdings wurde dabei meist vergessen, parallel dazu ein sauberes Protokoll zu führen. Mit MeetingBoosters Meeting-Modul können Sie simultan zum Verlauf des Elternabends direkt Notizen machen und sogar Aufgaben zuweisen.
Meeting-Tools wie Pro-Kontra-Listen und Abstimmungen helfen dabei, dass aufgrund der Diskussionen auch wirklich Entscheidungen getroffen werden. Die Ergebnisse der Meeting-Tools werden als eigene Notizen erfasst und direkt ins Protokoll übernommen.
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Verteilen und Veröffentlichen des Protokolls des Elternabends:
Ist ein Elternabend beendet, wird das Protokoll automatisch generiert. Es kann danach noch 14 Tage lang korrekturgelesen und verändert werden. Der Nutzer hat die Möglichkeit, mit verschiedenen Stilen zu arbeiten, ein Schul-Logo einzufügen und sowohl alle Details als auch eine kurze Übersicht der Ergebnisse anzeigen zu lassen.
Vielfach ist eine Signatur-Seite erwünscht, auf der entsprechende Personen das Protokoll zum Elternabend abzeichnen bzw. genehmigen können. MeetingBooster erstellt automatisch eine separate Signatur-Seite, auf der die entsprechenden Namen im PDF Protokolldokument hinzugefügt werden.
Das Protokoll des Elternabends wird automatisch als PDF-Dokument an alle Teilnehmer weitergegeben; alternativ oder zusätzlich kann das PDF-Dokument auch online veröffentlicht werden.
MeetingBooster speichert alle Informationen zur Sitzung in der Cloud, sodass ein Zugriff auch auf Notizen vergangener Elternabende sehr einfach ist. Ein eingebautes Berechtigungssystem stellt sicher, dass nur dazu berechtigte Personen Zugriff aufs entsprechende Protokoll haben.
MeetingBooster erleichtert jeder Art von Schule sehr einfach, die Aktivitäten im Bereich Elternabende effektiv zu verwalten und zu verwahren.
Schlüsselfunktionen
- Agenda-Tool
- Vorlagen für Agendas zum Thema Elternabend
- Delegieren von Aufgaben
- System zum Aufgabenmanagement
- Modul zum Notizen-Machen
- Meeting-Tools, u.a. für Abstimmungen
- Automatisch generiertes Protokoll des Elternabends
- Veröffentlichen des Protokolls zum Elternabend online als PDF
- Signaturseite für Genehmigung des Protokolls
- Archivieren, verteilen und suchen der Protokolle per Mausklick
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