Agenda-Genehmigungsprozess

Agenda-Genehmigung – einfach gemacht

Viele Unternehmen versuchen, ein Agenda Genehmigungsverfahren einzurichten, scheitern aber meist aufgrund von Technologie-Einschränkungen und der Komplexität, die Genehmigungen zu beantragen, zu akzeptieren und die Agenda entsprechend zu aktualisieren.

Das MeetingBooster-Agenda-Genehmigungsverfahren macht es dem Unternehmen einfach, einen Agenda-Genehmigungsprozess zu implementieren, der wiederum eine Plattform zur Verfügung stellt, die Effizienz der einzelnen Sitzungen zu verbessern.

1Meeting Agenda-Genehmigung anfordern

MeetingBooster macht es sehr einfach, die Nutzer, welche die Agenda genehmigen sollen, auszuwählen. Beim Planen des Meetings und dem Einladen der Teilnehmer muss der Organisator einfach die "Agenda genehmigen"-Option neben dem Namen des Teilnehmers anklicken. Damit weiß MeetingBooster, dass die Meeting Agenda von den ausgewählten Teilnehmern genehmigt werden muss, bevor sie ans Team verteilt wird.

MeetingBoosters Menüband im MS Office-Stil enthält eine Option zum Genehmigen der Agenda.

Die ausgewählten Teilnehmer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Bitte, das die um eine Meeting-Agenda zu überprüfen und ggf. zu genehmigen. Wenn sich einer der genehmigenden Teilnehmer in seinem MeetingBooster-Konto anmeldet, erhält er außerdem einen Hinweis auf alle in der Seitenleiste noch ausstehenden Genehmigungen.

Request Meeting Agenda Approval

Wenn der Organisator des Meetings versucht, eine Agenda vor deren Genehmigung zu verteilen, wird eine entsprechende Warnung angezeigt, um Fehler beim Genehmigungsprozess zu vermeiden.

Um sicherzustellen, dass andere Meeting-Teilnehmer nicht irritiert werden, kann der Ersteller der Tagesordnung auswählen, die aktuelle Agenda auszublenden, bis die Genehmigung abgeschlossen ist.

2Feedback der Genehmigenden erhalten

Sobald der Ersteller der Agenda das Feedback bzgl. Genehmigung erhalten und überprüft hat, können die vorgeschlagenen Änderungen ggf. implementiert werden. Zur weiteren Fehlerminimierung ist eine Versionskontrolle möglich, d.h., der Ersteller der Agenda kann – wenn nötig – zu einer früheren Version zurückkehren.

Falls nötig, kann die Agenda dann erneut zur Genehmigung versandt werden – so lange, bis die finale, allseits genehmigte Meeting Agenda vorliegt.

Receive Feedback from Approvers

3Aktualisieren und Genehmigen der finalen Meeting Agenda

Sobald der Ersteller einer Meeting-Agenda das Feedback der Genehmigenden erhalten und überprüft hat, kann er entscheiden, ob und welche der Vorschläge in die Agenda übernommen werde sollen.

Um Fehlerauswirkungen zu minimieren, erlaubt die Versionskontrolle dem Ersteller der Meeting-Agenda, bei Bedarf zu früheren Versionen der Agenda zurückzukehren.

Update and Approve the Final Meeting Agenda