Fallstudie

Innovationen Bei Planung, Durchführen Und Follow-up Von Stadtratssitzungen

Können Sie bitte schildern, wie Sie MeetingBooster im Stadtrat einsetzen?

Ich verwende MeetingBooster, um unsere wöchentlichen Stadtratssitzungen zu verwalten, inklusive Bürgermeister, den Stadträten und den Stellvertretern.

MeetingBooster macht nicht nur das Erstellen und Verteilen der Agenda schneller und einfacher; auch der Einsatz während der Sitzung bietet verschiedene Vorteile: Zum Beispiel das Erstellen des Protokolls in Echtzeit oder das umgehende Zuweisen von Aufgaben an die Teilnehmer (was eine extrem sinnvolle Funktion dieser Software darstellt).

Die Funktionen zum Aufgabenmanagement erleichtern das Nachverfolgen von getroffenen Entscheidungen und von Ideen, die während der Debatte genannt wurden. Dabei stellt der Countdown bzgl. der Sitzungsdauer jederzeit sicher, dass die Diskussionen im zeitlichen Rahmen bleiben. Ich habe vor, MeetingBooster zukünftig auch für unsere Verwaltungsratssitzungen und später auch für die Meetings im Servicemanagement einzusetzen.

Ein paar Fragen zu den speziellen Vorzügen von MeetingBooster: Wo sparen Sie tatsächlich Zeit? Welche Funktionen sorgen für einen besseren Überblick (verglichen mit den zuvor verwendeten Werkzeugen)? Was genau wurde verbessert oder vereinfacht?

Das Führen des Protokolls ist zum Beispiel wesentlich einfacher, aber ein wirklich großer Vorzug ist die Möglichkeit, von überall darauf zugreifen und mithilfe von Stichwörtern alle vergangenen Sitzungen durchsuchen zu können.

Es gibt eine ganze Menge Zeitersparnis beim Umgang mit Agendas und Protokollen, aber noch wichtiger bzw. wertvoller ist die komplette Integration des Ganzen in dieses System.

Welche Arten von Organisationen könnten von MeetingBooster profitieren? Wofür würden Sie es empfehlen?

Ich denke, MeetingBooster könnte sinnvollerweise in jeder lokalen oder regionalen, staatlichen Stelle eingesetzt werden, die mit Planung, Verwaltung und dem Nachverfolgen von Arbeitsgruppen-Meetings befasst ist.

Es ist besonders für alle Organisationen geeignet, die den Zeitaufwand verringern wollen, der dem Protokollführer entsteht, um die Diskussionen mitzuschreiben und daraus manuell ein Protokoll zu fertigen. Insofern, denke ich, würde das Werkzeug wohl für die meisten Organisationen sinnvoll sein.