- Auswahl einer Agenda-Vorlage
- Brainstorming bzgl. der Themen
- Sammeln von Informationen
- Schreiben der Agenda
Erfahren Sie, wie man eine professionelle Agenda für ein Meeting erstellt
Eine Agenda ist einfach eine schriftliche Auflistung aller Themen, die im Rahmen eines Meetings besprochen werden sollen; jedes Meeting sollte sich an einer Agenda orientieren. Eine klare Agenda macht Ihr Meeting effizienter und hilft den Beteiligten, bessere Resultate zu erzielen. Hier einige Tipps zum Schreiben einer Meeting-Agenda:
4 Schritte zum Schreiben einer Agenda für ein Meeting:
1 Auswahl einer Vorlage für die Agenda
Das Verwenden einer Vorlage für die zu verfassende Agenda bietet sich u.a. dann an, wenn Sie noch lernen wollen, eine solche zu verfassen. Durch die Millionen Meetings, die täglich stattfinden, gibt es natürlich jede Menge Vorlagen; allerdings kann es durch die sehr unterschiedlichen Meeting-Typen trotzdem schwierig sein, das passende zu finden. Glücklicherweise sind viele Meetings mehr oder weniger standardisiert – hier einige Beispiele, die Sie als Basis nutzen können:
2 Brainstorming der Agenda mithilfe einer Mind Map
Traditionell werden Agendas in MS Word verfasst, was einen Überblick über die einzubindenden Themen relativ schwierig macht. Linear funktionierende Programme sind ganz allgemein nicht sehr gut fürs Brainstorming geeignet, weshalb viele Nutzer Mind Mapping-Software verwenden, um die Agenda-Themen zu erarbeiten. Mind Mapping erlaubt einen „organisch-visuellen“ Überblick über alle Themen, die später als eigentliche Agenda nach Word exportiert werden können. Mind Mapping-Software kann also ein nützliches Werkzeug zum Schreiben einer Agenda sein.
3 Sammeln von Informationen für das Schreiben einer Agenda
Es ist wichtig, dass auch die Teilnehmer eines Meetings bzgl. der zu besprechenden Themen befragt werden; insbesondere dann, wenn Sie eine Agenda für einen Vorgesetzten oder Supervisor erstellen sollen. Versenden Sie entsprechende E-Mails oder laden Sie die Teilnehmer direkt zur Brainstorming-Session ein. Außerdem gibt es spezielle Meeting Management-Software wie MeetingBooster, die Ihnen beim Schreiben der Agenda in einer Umgebung hilft, in der Teilnehmer ihre Vorschläge elektronisch übermitteln können.
Meetings können Teil einer Reihe von Meetings sein, die sich über Wochen und Monate erstreckt, weshalb es immer zu empfehlen ist, die Meeting-Protokolle vergangener Meetings zu sichten, um ggf. geparkte Themen oder ungelöste Probleme aufzuspüren. In Meetings einer Serie finden sich außerdem oft sich wiederholende Themen.
4 Schreiben der Agenda
Nach dem Sammeln der Informationen und dem Skizzieren von Themen können Sie mit dem eigentlichen Schreiben der Agenda für ein Meeting beginnen. Viele benutzen dazu eine herkömmliche Textverarbeitung oder eine Meeting Management-Software wie MeetingBooster. MeetingBoosters Modul zum Schreiben der Agenda ermöglicht ein schnelles, einfaches Einfügen von Themen, entsprechenden Zeiten sowie von Dateianhängen. Denken Sie daran, für wichtige Themen adäquate Zeiten zu reservieren.
Erfahren Sie, wie man eine Agenda mit MeetingBooster schreibt.
Tipps zum Schreiben einer Agenda für ein Meeting:
- Geben Sie Zeiten für Beginn und Ende jedes Themas ein
- Vergessen Sie nicht, Zeiten für Pausen etc. zu reservieren
- Zeigen Sie Ihren Entwurf Kollegen oder anderen Teilnehmern
- Stellen Sie sicher, dass auch vorbereitende Aufgaben berücksichtigt werden
- Denken Sie daran, die Agenda noch vor dem Meeting an die Teilnehmer zu senden
Warum MeetingBooster, um eine Agenda zu verfassen?
- Elektronisches Themenvorschläge-System für Teilnehmer
- Einfaches und effektives Tool zum Schreiben der Agenda
- Umfassendes Zeitverteilungs-Tool
- Zuweisen von vorbereitenden Aufgaben
- Automatische Verteilung der Agenda
