Board Meeting Agenda

Erfahren Sie, wie man das Protokoll einer Vorstandssitzung effektiv führt

Das Arrangieren einer Vorstandssitzung enthält zahlreiche variable Komponenten. An wichtigsten ist erst einmal das Erstellen eines schriftlichen Plans der zu besprechenden Themen. Vorstandssitzungen decken typischerweise eine ganze Reihe unterschiedlichster Themen ab, u.a. Aktualisierungen bzgl. der Mitglieder, Berichte sowie operationale Angelegenheiten. Das Dokumentieren der entsprechenden Diskussionen ist ein Schlüsselfaktor zum Fortschritt im Unternehmen und die Basis für das Entwickeln wichtiger Entscheidungen. Der Einsatz entsprechender Protokollsoftware für Vorstandssitzungen wie MeetingBooster kann helfen, diesen Prozess zu optimieren.


Tipps zu Vorstandssitzungs-Protokollen:

  • Bestimmen eines Protokollführers
  • Einigung mit den Mitgliedern, was besprochen werden soll
  • Dokumentieren aller Diskussionen, Entscheidungen, Vereinbarungen, Statements und Aufgaben
  • Formatieren des Dokuments entsprechend den Firmen-Standards bzw. -Vorgaben
  • Verteilen des Protokolls an designierte Teilnehmer
  • Archivieren des Protokolls für späteren Zugriff

Wenn Sie das Protokoll Ihrer Vorstandssitzung durch eine Protokoll-Software wie MeetingBooster optimieren, fördert das Verantwortung und Konsistenz und steigert die Effizienz insgesamt.

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Protokoll-Muster einer Vorstandssitzung:

Der Zweck der Sitzung sollte der erste Schritt beim Prozess des Meeting-Managements sein. Bevor Sie das Durchführen einer Sitzung in Betracht ziehen, fragen sie sich erst einmal nach deren Zweck und Ziel.  Falls Ihnen kein klares Ziel einfällt, sollten Sie die Sitzung fürs erste aussetzen. Das Definieren des Zwecks bzw. Ziels hilft Ihnen auch beim Erstellen der Agenda. Der Zweck sollte gleich am Anfang der Agenda stehen, sodass die Teilnehmer wissen, aus welchem Grund sie überhaupt anwesend sind, was getan werden muss und was passiert, nachdem die Sitzung erfolgreich beendet wurde.

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Protokoll-Themen einer Vorstandssitzung

Hier eine Liste der gängigsten Themen für Vorstandssitzungen, wobei natürlich zahlreiche, weitere Themen denkbar sind.

  • Begrüßung
  • Bericht der Geschäftsleitung
  • Updates zu Verkaufs- und Geschäftsentwicklung
  • Bestandsaufnahme
  • Genehmigung der Optionen
  • Genehmigung des Protokolls
  • Neue Geschäfte
  • Alte Geschäfte
  • Aufhebung/Vertagung

Unabhängig von den aufgeführten Einzelthemen sollte die Agenda auf jeden Fall den Namen des Unternehmens enthalten, den Zweck des Meetings, Datum, Zeit und Ort sowie die Namen der anwesenden und abwesenden Teilnehmer.

Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente, die während des Meetings besprochen wurden, als Dateien vorliegen. Mit einer Protokoll-Software zu Vorstandsvorsitzungen wie MeetingBooster ist es sehr einfach, nach solchen Dokumenten zu suchen und sie direkt ans Protokoll anzuhängen. Diese Anhänge werden automatisch zusammen mit dem Protokoll online archiviert. Auch Content Management-Systeme wie SharePoint werden gerne als Möglichkeit zum Speichern von Daten verwendet, Meeting-Protokoll-Software wie MeetingBooster sind allerdings ganz speziell für das Durchführen von Meetings geschaffen und konsolidieren die Information und machen sie nur den dazu Berechtigten zugänglich.

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Formatieren des Protokolls der Vorstandsvorsitzung

Ist die Sitzung beendet, ist der Protokollführer verantwortlich dafür, das Protokoll zu überprüfen und endgültig fertigzustellen. Es ist wichtig, dass der Protokollführer das Protokoll entsprechend der vorgegebenen Themen gliedert, sodass jedes Thema entsprechend ausgeführt wird. Standardprogramme wie MS Word sind da ziemlich schwerfällig: So muss der Protokollführer z.B. die erfassten Informationen nach der Sitzung in ein formales Dokument übertragen, was schlicht ein Verschwenden wertvoller Zeit ist.

Meeting-Protokoll-Software wie MeetingBooster automatisiert diesen Prozess. Protokolle von Vorstandsvorsitzungen werden mit professionellen Layouts erstellt, enthalten alle wichtigen Informationen und sind in einer einfach zu lesenden Struktur geschrieben. Nutzer können Protokolle mit wenigen Mausklicks an Teilnehmer und Temas verteilen und sie für späteren Zugriff online archivieren.

Warum ist MeetingBooster die beste Software für Protokolle von Vorstandsvorsitzungen?

  1. Leichtes Erfassen von Diskussionen und Entscheidungen
  2. Automatisches Generieren von formalen Protokolldokumenten
  3. Verteilen des Protokolls an Teilnehmer und Teams
  4. Archivieren des Protokolls für späteren Zugriff

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