How to Chair a Meeting

Erfahren Sie, wie man Meetings effizient und produktiv leitet

Wenn Sie wissen, wie man ein Meeting leitet, werden Sie immer versuchen, die Produktivität für ihr Unternehmen zu steigern und die Kosten zu minimieren. Arbeitet der Leiter effektiv, wissen  die Meeting-Teilnehmer genau, was sie als nächstes tun müssen und warum die ihnen zugewiesenen Aufgaben wichtig sind. Ist die Leitung eher schwach, endet das in verschwendeter Zeit und dem Verlust des Respekts durch die Teilnehmer. Wenn Sie selbst Stunden Ihrer kostbaren Zeit opfern, um das Meeting vor- und nachzubereiten, ist dies ein Weg zu einem erfolgreichen Meeting. Ein anderer ist die Verwendung einer professionellen Meeting-Software wie MeetingBooster, die Sie effizient durch alle drei Phasen eines Meetings und die auftretenden, kritischen Aufgaben führt.

MeetingBooster Meeting Minutes Software

"Noch nie waren unsere Meeting-Protokolle so professionell und präzise. Das Speichern in der Cloud macht auch die Meeting-übergreifende Suche sehr einfach."

Jim Franklin

PMP, University of California San Diego

1Vorbereitung auf die Leitung des Meetings

Erfolg in den meisten Angelegenheiten basiert auf entsprechend gründlicher Vorbereitung; erfolgreiche Meetings bilden da keine Ausnahme. "Gründlich" muss dabei nicht gleichbedeutend mit "zeitaufwändig" sein — wie bei einer möglichst effizienten Vorbereitung auf eine Prüfung werden Sie auch hier versuchen, die aufgewendete Zeit so kurz wie möglich zu halten, ohne Effizienz einzubüßen. Sie können die Vorbereitung auf die Leitung des Meetings optimieren, indem Sie sich an diesen drei Aufgaben orientieren:

  1. Planen des Meetings
  2. Erstellen einer Agenda
  3. Zuweisen vorbereitender Aufgaben

Um das Meeting effizient planen zu können, müssen Sie die Online-Kalender der Teilnehmer auf passende Termine überprüfen und entsprechende Einladungen per E-Mail versenden. Meeting-Software kann das erheblich verkürzen, indem Sie die Kalender automatisch auf eventuelle Terminkonflikte überprüft und dann zeitlich passende Einladungen per E-Mail verteilt. Wenn Sie dafür sorgen wollen, dass Ihr Meeting glatt abläuft und alle relevanten Themen in der zur Verfügung stehenden Zeit besprochen werden können, müssen Sie eine Meeting-Agenda erstellen. Meeting-Software vereinfacht diesen Prozess, indem sie ein Zeitfenster für jedes Thema generiert und es dem zuständigen Referenten zuweist, eine entsprechende Beschreibung an alle Teilnehmer sowie entsprechende Pausen generiert. Ein Meeting erfolgreich leiten zu können, erfordert nicht nur die eigene Vorbereitung — die Teilnehmer des Meetings müssen ebenfalls vorbereitet werden. Das Zuweisen von vorbereitenden Aufgaben an Andere nämlich, sodass diese wissen, zu welchen Themen sie referieren müssen und welche Materialien sie dafür benötigen. Mithilfe von Meeting-Software können Sie diese Zuweisungen delegieren; die Software sendet dann automatisch Erinnerungen an Teilnehmer über anstehende Referate/Präsentationen. Damit ersparen Sie sich das andauernde Überprüfen der Anderen. Außerdem verkürzt sich mit MeetingBooster die Vorbereitungszeit und die Produktivität steigt!

Vorbereitung auf die Leitung des Meetings

2Durchführen des Meetings

Ist alles getan, um das Meeting vorzubereiten, kann das Meeting beginnen sobald alle versammelt sind:

  1. Halten Sie sich an die von Ihnen erstellte Agenda. Als Leitender sind Sie dafür verantwortlich, dass die Referenten mit der ihnen zugewiesenen Zeit zurechtkommen.
  2. Halten Sie alles im Meeting-Protokoll fest. Das Verwenden von Meeting-Software sorgt dafür, dass der Protokollführer keine wichtigen Punkte vergisst.
  3. Leiten Sie die Gruppe hin zu einer möglichen Entscheidungsfindung. Meeting-Software verschafft den Teilnehmern die benötigte Information und erlaubt ihnen, diese zu analysieren, Pro und Kontra abzuwägen und ggf. abzustimmen – und das alles viel schneller als auf herkömmliche Weise. Die Software zeigt die entsprechenden Ergebnisse dann umgehend an.
  4. Stellen Sie sicher, dass Jeder das Meeting mit dem Wissen verlässt, was er als nächstes zu tun hat. Mithilfe von Meeting-Software können Sie diese Aufgaben direkt während des Meetings zuweisen; die Software notiert diese automatisch und für jedermann sichtbar.

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3Nachbereiten des Meetings

Ihre Verantwortung als Leitender endet nicht mit dem Meeting selbst; Sie müssen auch danach weiter am Ball bleiben. Dazu gehört das Verteilen des Meeting-Protokolls an die Teilnehmer, das Überprüfen von deren Aufgaben sowie das Einholen von Feedback, um zu sehen, was man ggf. beim nächsten Mal besser machen kann.

Dieses Nachbereiten des Meetings ist ein kritischer, weil oft übersehener Schritt beim Leiten eines Meetings. Es erfordert oft einen ziemlichen Zeit- und Arbeitsaufwand; das muss allerdings nicht so sein. Gute Meeting-Software lässt diese Nachbereitung fast zum Kinderspiel werden, indem das Meeting-Protokoll automatisch generiert, verteilt und archiviert wird. Außerdem kümmert sich die Software um das Überwachen von Aufgaben, die während des Meetings zugewiesen wurden; so hilft sie auch, den Erfolg des Meetings messbar zu machen, indem Kosten und Produktivität analysiert und entsprechendes Feedback von den Teilnehmern eingeholt wird.

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Tipps zum Leiten eines Meetings

  1. Geben Sie den Teilnehmern die nötige Zeit zur Vorbereitung, indem Sie die Meeting-Agenda und die vorbereitenden Aufgaben (Verantwortlichkeiten) so früh wie irgend möglich verteilen.
  2. Überprüfen Sie direkt vor dem Meeting, ob alle Teilnehmer entsprechend vorbereitet sind.
  3. Sorgen Sie dafür, dass der Ablaufplan eingehalten wird, indem Sie höflich anmerken, wenn ein Referent Gefahr läuft, die ihm zugewiesene Zeit zu überziehen.
  4. Halten Sie am Ende des Meetings einige Minuten für Fragen und Kommentare der Teilnehmer frei.
  5. Holen Sie nach dem Meeting Feedback ein, sodass Sie wissen, was Sie ggf. beim nächsten Mal besser machen können.

Warum MeetingBooster zum Leiten Ihres Meetings

  1. Reduzieren Sie die Vorbereitungszeit durch Automatisieren von Aufgaben, z.B. das Überprüfen von Teilnehmer-Kalendern bzgl. zeitlichen Konflikten oder Erinnern der Teilnehmer an ihre durchzuführenden Aufgaben.
  2. Komplettes Erfassen wichtiger Punkte, indem dem Protokollführer seine Arbeit so einfach wie möglich gemacht wird.
  3. Effiziente Gruppen-Entscheidungen, die keine Zeit während des Meetings verschwenden.
  4. Festhalten und Zuweisen von Aufgaben nach dem Meeting, sodass automatisch jeder weiß, was er dann zu tun hat.
  5. Schnelle und gründliche Überprüfung von Teilnehmer-Aufgaben.
  6. Analyse des Meeting-Erfolgs, sodass mit der Zeit Produktivität gesteigert und Kosten reduziert werden können.

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