Professionelle Meeting-Protokollsoftware für Ihr Unternehmen
Haben Sie auch schon Meetings beendet, ohne dass klar war, wer (wenn überhaupt) das Protokoll geführt hat, welche Entscheidungen getroffen wurden und wer für welche Aufgaben zuständig ist?
MeetingBooster ist ein Meeting Management-System samt Modul zum Führen des Protokolls, mit dem man Notizen machen, Aufgaben zuweisen und das Protokoll per Mausklick formatieren und so zum professionell aussehenden Dokument machen kann.
Meeting-Protokollsoftware in 4 einfachen Schritten:
Schlüsselfunktionen:
- Schnelles, effizientes Notizen-Machen
- Zuweisen von Aktionselementen
- Meeting Tools zur Entscheidungsfindung
- Professionelle Protokoll-Layouts
- Automatisches Verteilen des Protokolls
- Umfassende Systemsuche
- Archivieren des Protokolls gemäß behördlicher Vorgaben
"Unsere Meeting-Protokolle waren noch nie so professionell und präzise. Der Zugriff über die Cloud macht eine Meeting-übergreifende Suche nach Themen sehr einfach."
PMP, University of California San Diego
1Effizientes Protokollführen
MeetingBooster als Software zum Führen von Meeting-Protokollen erleichtert das akkurate Dokumentieren von Diskussionen und Entscheidungen. Während sich die Teilnehmer über die verschiedenen Themen unterhalten, kann der Protokollführer sehr einfach den Teilnehmer auswählen, der etwas beigetragen hat und dessen Kommentare festhalten. Durch diese Zuweisung der Beiträge wird es später sehr viel einfacher, das Protokoll zu lesen und zu verstehen. Mithilfe eines Agenda-Entwurfs kann der Protokollführer sehr einfach in der Agenda navigieren und so sicherstellen, dass die wichtigen Details genau an der Stelle festgehalten werden, an die sie gehören.
Der Protokollführer kann Diskussionselemente entsprechenden Personen zuweisen und so sicherstellen, dass daraus ausführbare Aufgaben werden. Außerdem stehen eine Reihe einschlägiger Tools zur Wahl, unter anderem solche zum Abstimmen über und Bewerten von Elementen.
2Erstellen des endgültigen Protokolls
Das Konsolidieren von Notizen und deren Formatierung kann aufwendig und zeitraubend sein. MeetingBooster als Meeting-Protokollsoftware konvertiert Notizen, Entscheidungen, Aktionselemente und andere, während des Meetings festgehaltene Informationen in ein professionell formatiertes Protokolldokument des Meetings. Sie können zwischen verschiedenen Layouts wählen und definieren, ob das Meeting ausführlich (inklusive aller Diskussionen) oder ob nur die Entscheidungen festgehalten werden sollen.
Mit der MeetingBooster Protokollsoftware können Sie professionell aussehende Protokoll-Dokumente mit wenigen Mausklicks erstellen.
3Verteilen des Protokolls
Meeting-Protokolle sollten so schnell und einfach wie möglich allen Teilnehmern und dem entsprechenden Management zur Verfügung stehen. Durch die firmenspezifische Formatierung des Dokuments und dadurch, dass Mitarbeiter von beliebigen Orten darauf zugreifen können, wird der Nutzen solcher Protokolle erheblich gesteigert.
Die automatische Verteilung des Protokolls in der MeetingBooster Protokollsoftware stellt sicher, dass Protokolle an alle Teilnehmer umgehend verteilt werden. Das professionell formatierte PDF-Dokument enthält alle Notizen zum Meeting, alle Entscheidungen, angehängte Dateien sowie Aufgaben. Es wird an alle definierten Adressaten versandt.
4Archivieren des Protokolls
Elektronisches Archiv
Das Archivieren der Meeting-Protokolle kann ziemlich schwierig sein; vor allem verlangt es Disziplin. Das Platzieren und Überprüfen der Protokolle im Intranet stellt ganz spezielle Anforderungen, u.a. das Verwalten der (für wen?) freigegebenen Ordner und das Versenden bzw. Empfangen von E-Mails.
MeetingBoosters Meeting-Managementsystem speichert alle Meeting-Protokolle online und archiviert sie nach Titel, Datum, Gastgeber oder sogar nach Gruppen innerhalb einer Meeting-Serie. Das macht es für alle, die eine entsprechende Berechtigung haben, sehr einfach, darauf zuzugreifen. Nutzer können auch Meeting-übergreifend auf die Meeting-Protokolldokumente zugreifen und so bestimmte Themen oder Diskussionen finden. Das Ergebnis lässt sich in einem Dokument, das alle gefundenen Stellen enthält, speichern. Das macht den Überprüfungsprozess weniger zeitaufwendig und damit effizienter.
Berechtigungssystem
Meeting-Protokolle enthalten oft sensible Informationen, d.h., es ist wichtig, dass nur berechtigte Personen darauf Zugriff haben.
MeetingBooster wurde mit Blick auf diese Sicherheit entwickelt, d.h. es erlaubt den Zugriff nur für Personen, die zum Meeting eingeladen waren oder die Berechtigung haben, bestimmte Dateien zu sehen. Das bedeutet, dass sensible Informationen sicher archiviert sind – im Moment und für die Zukunft. MeetingBooster enthält ein Berechtigungssystem mit anpassbaren Sicherheitsfunktionen (Rollen). Das System kann mit dem Active Directory synchronisiert werden.
