Diese Website verwendet Cookies, um die Benutzererfahrung zu verbessern.
Laden Sie diese kostenlosen Vorlagen >als Starthilfe herunter
Erfahren Sie, wie man eine Sales Meeting Agenda erstellt
Die Vorbereitung eines Meetings beginnt immer mit einer passenden Agenda; darunter versteht man einfach einen schriftlichen Plan der Themen, die während des Meetings besprochen werden sollen. Eine aussagefähige Agenda macht das Meeting effektiver und sorgt dafür, dass sich das Team optimal einbringen kann.
Erstellen einer Sales Meeting Agenda in 4 einfachen Schritten:
1 Festlegen des Zwecks dieser Sales Meeting Agenda
Beim Schreiben der Agenda für einen speziellen Typ von Meeting, z.B. für ein Sales Meeting, muss man den Zweck des Meetings kennen. Sollen die Umsatzzahlen vom Team ausgewertet werden oder ist es ein regelmäßiges zweiwöchiges Meeting? Wenn Sie den Zweck kennen, können Sie den richtigen Typ von Agenda auswählen.
Da Meetings auch als eine Form des Kommunizierens von Informationen zwischen Organisationen eingesetzt werden, gibt es einige, prinzipielle Vorgaben für jedes Meeting.
- Informieren
- Ideen suchen
- Konkretisieren
- Probleme lösen
- Vorschläge/Vorgehensweisen diskutieren
- Entscheidungen treffen
- Konflikte schlichten
2 Auswahl der Themen und Zeiten für die Sales Meeting Agenda
Beim Sammeln von Ideen für die Themen der Agenda arbeiten manche am liebsten mit Papier und Stift, andere verwenden Mind Mapping-Software wie MatchWare MindView. Mind Mapping erlaubt einen grafischen Überblick über die Themen - und mit Mind Mapping-Software wie MindView kann die fertige Agenda einfach zu MS Word exportiert werden.
Hier einige Themen, die Sie vielleicht in Ihrer nächste Sales Meeting Agenda verwenden wollen:
- Aktuelle und geplante Verkäufe (Gesamt, nach Produkt, nach Region)
für eine Periode (Monat/Quartal/Jahr) - Leistungsstatistiken
- Industrielle Trends
- Neue Chancen
- Neue Verkaufsstrategien
- Kundenbindung und Folgeverkäufe
- Verbessern des Kundenservice
3 Festlegen der Moderatoren für die einzelnen Themen
Obwohl Inhaber, Geschäftsführer und Manager ihre Sales Meetings oft selbst durchführen und die Themen selbst präsentieren, könnte es sinnvoll sein, auf die speziellen Fähigkeiten bestimmter Mitarbeiter zurückzugreifen, die für spezielle Themen womöglich besser geeignet sind. Das kann allerdings schwieriger als erwartet sein.
Manche Meetings funktionieren "einseitig", d.h. es gibt einen Moderator und eine Gruppe von Personen, die zuhören. In einem solchen Szenario ist es wichtig, dass der Moderator sich Zeit nimmt, Fragen zu stellen und die Zuhörer so mit einzubinden. Das hilft auch dabei, festzustellen, wie es um die Kenntnisse der Zuhörerschaft zu einem bestimmten Thema bestellt ist. Bei interaktiveren Meetingtypen ist das Ermitteln der Teilnehmerkenntnisse meist einfacher, weil man ja um das Engagement und Feedback aus früheren Meetings weiß.
Meeting Management-Software wie MeetingBooster besitzt eingebaute Module für die Effektivität von Moderator und Auditorium, mit denen die Auswahl des richtigen Moderators fürs jeweilige Thema erleichtert wird.
4Schreiben der Sales Meeting Agenda
Sobald Sie einen allgemeinen Entwurf für die Themen haben, können Sie mit dem Schreiben der Agenda beginnen. Es gibt mehrere Wege, eine solche Sales Meeting Agenda zu schreiben, z.B. mit MS Word oder aber mit Meeting Management-Software wie MeetingBooster. Meeting Boosters Modul zum Schreiben einer Agenda erlaubt dem Anwender das Notieren von Themen, Zeiten und Moderatoren. Eventuell sollte der Moderator für ein Thema bereits früher festgelegt werden, um seine Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Außerdem kann es sinnvoll sein, sich frühere Sales Meeting Agendas oder Vorlagen anzusehen, um den Erstellungsprozess zu beschleunigen. Sie können außerdem durch entsprechendes Anpassen Ihr eigenen Sales Meeting Agenda-Vorlagen erzeugen, um den Prozess den gesamten Meeting-Prozess quer durch die Organisation zu rationalisieren.
Tipps zum Schreiben einer Sales Meeting Agenda:
- Tragen Sie Beginn und Endzeit für jedes Thema ein
- Lassen Sie Zeit für Pausen
- Bitten Sie Kollegen bzw. Teilnehmer, sich die Agenda anzusehen
- Denken Sie an einen Teil für die Vorbereitungen
- Denken Sie daran, die Agenda vor dem Meeting an die Teilnehmer zu verteilen
