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Comment préparer un ordre du jour de réunion professionnelle
Une réunion professionnelle sans ordre du jour a toutes les chances de dévier de ses objectifs, entraînant perte de temps et résultats décevants. Par contraste, un ordre du jour judicieux et bien conçu est un facteur de motivation pour les participants et maximise la productivité.
Si vous recherchez une méthode simple et rapide de créer un ordre du jour pour votre prochaine réunion professionnelle, un logiciel de gestion de réunion comme MeetingBooster peut vous être profitable.
Vous trouverez ci-dessous un exemple d'ordre du jour de réunion professionnelle réalisé avec MeetingBooster :
Téléchargez cet ordre du jour de réunion professionnelle !
Les avantages d'un ordre du jour de réunion professionnelle
L'élaboration d'un ordre du jour soigné et précis apporte de nombreux bénéfices à vos réunions professionnelles :
- Il informe les participants sur les sujets de discussion qui seront abordés.
- Lorsqu'il est distribué à l'avance, il donne aux participants le temps de se préparer.
- Il sert de liste de contrôle des points à aborder et des décisions à prendre.
- Il aide les participants à se concentrer sur des objectifs précis.
- Il empêche la réunion de s'égarer sur des sujets non pertinents.
Conseils pour la rédaction d'un ordre du jour de réunion professionnelle
- Confirmez l'objectif de la réunion
- Sélectionnez des sujets en rapport avec les objectifs de la réunion
- Allouez un temps de discussion spécifique à chaque sujet
- Inspirez-vous des ordres du jour de vos réunions professionnelles précédentes pour établir un horaire précis
- Assignez des tâches de préparation aux participants
- Distribuez l'ordre du jour aux participants à l'avance
1Les objectifs d'un ordre du jour de réunion professionnelle
La première étape de la création d'un ordre du jour efficace pour une réunion professionnelle est d'en définir les objectifs. En guise d'exemple, les objectifs à énumérer dans l'ordre du jour d'une réunion professionnelle peuvent inclure :
- Prise de décisions
- Planification stratégique
- Partage d'informations
- Etat des lieux
- Définition d'objectifs futurs
- Résolution de problèmes
- Gestion de crise
- Evaluation des performances
- Amélioration des processus
- Formation / Ateliers
- Brainstorming
- Consultation / Sollicitation de commentaires
- Allocation de tâches
- Examen des politiques / procédures
- Consolidation de l'esprit d'équipe
2Les sujets de discussion d'un ordre du jour de réunion professionnelle
Sélection des sujets de l'ordre du jour
Une fois que vous avez défini l'objectif de votre réunion, il convient de sélectionner les sujets de discussion relatifs à ces objectifs à inclure dans l'ordre du jour.
Visionnez un exemple d'ordre du jour de réunion professionnelle maintenant !
Elaboration de l'ordre du jour d'une réunion professionnelle : étapes suivantes
Après avoir défini les objectifs de la réunion et énuméré les sujets de discussion à aborder, vous devez consolider l'ordre du jour en lui ajoutant les informations décrites ci-dessous.
3Allouez un temps de discussion spécifique à chaque sujet
Pour empêcher que les débats ne s'égarent, il est important de définir le temps précis à accorder à chaque sujet de discussion. L'examen des ordres du jour et des comptes-rendus des réunions précédentes peut vous aider à déterminer correctement le temps de discussion à attribuer à chaque sujet.
5Assignez des tâches de préparation aux participants
Pour garantir que tous les participants arriveront bien préparés à la réunion, il est important de leur assigner des tâches de préparation spécifiques avec autant de préavis que possible.
Les logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster peuvent vous aider à créer des ordres du jour de réunion orientés sur les tâches à accomplir, y compris les tâches préliminaires comme l'élaboration d'un budget provisoire, l'état des lieux et ainsi de suite.
Désignez un présentateur pour chaque sujet de l'ordre du jour
La dernière étape de la création d'un ordre du jour efficace pour votre réunion professionnelle consiste à désigner les personnes chargées de présenter les divers sujets. En distribuant l'ordre du jour à l'avance, vous donnerez ainsi à ces présentateurs le temps nécessaire pour préparer leur intervention utilement.
Créez votre ordre du jour de réunion professionnelle ici
Exemples d'ordres du jour de réunion professionnelle
La création de l'ordre du jour d'une réunion professionnelle de toutes pièces peut s'avérer longue et ardue. Toutefois, si vous manquez de temps, les exemples d'ordre du jour de réunion professionnelle fournis par MeetingBooster sont une bonne solution.
Visionnez des exemples d'ordres du jour de réunions professionnelles ici
Créez un modèle d'ordre du jour de réunion professionnelle
Une fois que vous avez mis en place un ordre du jour de réunion professionnelle, pourquoi perdre du temps à le recréer à chaque nouvelle réunion ? Avec le logiciel de gestion de réunion MeetingBooster, vous pouvez enregistrer votre ordre du jour en ligne en tant qu'ordre du jour personnalisé. Vous pouvez même le partager avec vos collègues pour les aider à créer leurs propres ordres du jour et harmoniser vos procédures de conduite de réunion au sein de l'entreprise.
Consultez des modèles d'ordre du jour de réunion professionnelle ici
Pourquoi faire appel aux ordres du jour de réunion professionnelle de MeetingBooster ?
MeetingBooster vous permet de créer des ordres du jour de réunion professionnelle efficaces à l'aide de ces fonctionnalités uniques :
- Système de suggestions de sujets de discussion en ligne
- Outil de rédaction et d'enregistrement d'ordre du jour simple et efficace
- Outil d'allocation du temps disponible aux sujets de discussion
- Outil d'assignation de tâches préparatoires
- Distribution automatique de l'ordre du jour
Créez votre ordre du jour de réunion professionnelle maintenant !
