How to Write Minutes of Meetings

Erfahren Sie, wie man bessere Meeting-Protokolle erstellt

Das Protokoll von Meetings variiert je nach dem speziellen Meeting, allerdings bleibt der Inhalt jeweils gleich. Protokollieren ist das Dokumentieren von Diskussionen und Entscheidungen während des Meetings. Das muss nicht unbedingt ein wörtliches Protokoll, sondern kann auch die Zusammenfassung von Diskussionen und Ergebnissen sein. Wenn Sie sich beim Führen des Protokolls unsicher fühlen, verwenden Sie am besten Meeting-Software wie MeetingBooster, durch die dieser Prozess vereinfacht wird und Konsistenz, Verantwortung und die Effizienz insgesamt gesteigert werden.

Protokoll des Meetings

Es gibt drei Standardtypen von Protokollen: Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll und Verbalprotokoll.

  1. Ergebnisprotokoll – enthält nur die getroffenen Entscheidungen und die daraus folgenden Aufgaben; nicht die Diskussionen, die dazu geführt haben.
  2. Verlaufsprotokoll – ähnlich wie das Ergebnisprotokoll; allerdings werden hier auch die Diskussionen, die zu den Entscheidungen geführt haben, dokumentiert werden.
  3. Verbalprotokoll – Wörtliches Festhalten aller Diskussionen und Entscheidungen.

Der gängigste dieser drei Typen ist das Ergebnisprotokoll. Unabhängig vom Typ ist es wichtig, die Zeit des Beginns, die Anwesenheit der Teilnehmer und die Eröffnungs-Anmerkungen festzuhalten. Es liegt in der Verantwortung des Protokollführers, im Verlauf des Meetings alle wichtigen Diskussionen und Entscheidungen festzuhalten. Die Verwendung von Meeting-Software wird dabei immer populärer, da es rein manuell schwierig ist, all diese Themen akkurat festzuhalten.

Meeting-Software wie MeetingBooster ermöglicht dem Protokollführer das schnelle Einfügen von Notizen in eine formale Agenda.  Jedes Thema kann auswählt werden; ebenso der Teilnehmer, der einen bestimmten Beitrag geleistet hat. Alle getroffenen Entscheidungen können auf gleiche Weise identifiziert werden. Es ist womöglich eine gute Idee, verschiedene Programme dieser Gattung auszutesten, um zu sehen, welches Ihrem Bedarf am besten entspricht.

Vereinfachen Sie das Führen des Protokolls im Meeting

Fertigstellen des Meeting-Protokolls

Nach dem Meeting ist der Protokollführer dafür verantwortlich, das Protokoll zu überprüfen und fertigzustellen. Dabei werden ggf. der Briefkopf des Unternehmens, sein Logo, entsprechende Farben und sonstige Formatierungen zum Dokument hinzugefügt. Die geschieht herkömmlich mit MS Word, wobei allerdings Redundanzen auftreten, u.a. durch das manuelle Übernehmen der erfassten Information in das endgültige Protokoll-Dokument. Dieses Dokument muss außerdem einfach zu verteilen sein und in manchen Fällen archiviert werden.

Bei der Verwendung von Meeting-Software wie MeetingBooster kann dieser Prozess automatisiert werden.  Protokoll-Dokumente werden mithilfe professioneller Layouts erstellt, die alle wichtigen Informationen enthalten und diese in einem einfach zu verstehenden Format organisieren. Der Nutzer kann das Protokoll in dieser Form mit wenigen Mausklicks an die Teilnehmer und Teams verteilen; zusätzlich werden die Dokumente für späteren Zugriff archiviert.

Fertigstellen und Verteilen des Protokolls mit MeetingBooster

Tipps zum Führen von Meeting-Protokollen:

  1. Auswählen des richtigen Formats für das Protokoll oder Verwenden einer Vorlage
  2. Halten Sie den Beginn und Ende (Zeit) der Sitzung sowie, Ort und Teilnehmer fest
  3. Erfassen sie Diskussionen und getroffene Entscheidungen und notieren Sie, wer was gesagt hat
  4. Vermerken Sie alle nicht besprochenen Themen für folgende Sitzungen
  5. Denken Sie daran, das Protokoll nach dem Meeting an die Teilnehmer zu verteilen

Warum MeetingBooster die beste Software für das Protokoll eines Meetings ist

  1. Einfaches Festhalten von Diskussionen und Entscheidungen
  2. Automatisches Generieren eines formalen Dokuments des Meeting-Protokolls
  3. Verteilen des Meeting-Protokolls an Teilnehmer und Teams
  4. Archivieren des Meeting-Protokolls für späteren Zugriff

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