take meeting minutes

Comment rédiger un compte-rendu de réunion de comité détaillé à moindre effort

Toute réunion se doit d'aboutir sur un compte-rendu, mais les comptes-rendus de réunions de comité demandent plus d'attention que d'autres types de réunions. La raison en est que les membres du comité ont la responsabilité de faire part des résultats de la réunion à toutes les personnes représentées, et que ces personnes sont en droit d'exiger un compte-rendu complet et détaillé des débats.

Les comptes-rendus de réunions de comité doivent donc être clairs et précis. Mais le relevé de tous les détails de la réunion ne fait pas que satisfaire le besoin d'information du groupe représenté par le comité, il garantit aussi que chaque participant sait exactement quelles tâches lui incombent à l'issue de la réunion. De plus, un compte-rendu complet peut aider le comité à analyser la manière dont la réunion s'est déroulée dans le but d'améliorer les réunions futures.
La prise de notes au cours d'une réunion à l'aide d'un logiciel classique de traitement de texte peut s'avérer laborieuse. Il est donc judicieux d'envisager d'utiliser un logiciel de conduite de réunion pour faciliter les trois étapes de la rédaction d'un compte-rendu de réunion de comité.

Les trois phases de la création d'un compte-rendu de réunion de comité :

  1. Préparation à la création du compte-rendu
  2. Rédaction du compte-rendu
  3. Finalisation du compte-rendu

1Ce dont vous avez besoin pour créer un compte-rendu de qualité

La rédaction et la mise en forme d'un compte-rendu de réunion de comité est beaucoup plus simple si vous disposez de l'ordre du jour correspondant. Lorsque vous faites appel à un logiciel de gestion de réunion pour créer l'ordre du jour, celui-ci est automatiquement visible à toutes les personnes connectées au système lorsque la réunion débute, y compris bien sûr son secrétaire, qui peut alors annoter chaque point de l'ordre du jour tour à tour.

Avant que la réunion ne commence, le secrétaire doit aussi avoir une idée claire du format de compte-rendu à adopter. Pour certaines réunions, un simple relevé des décisions arrêtées est suffisant, alors que dans d'autres cas, il convient de consigner le détail des discussions ayant mené à ces décisions. Les réunions de comité requièrent généralement des comptes-rendus plus complets que d'autres types de réunions.

Voyez comment un logiciel de rédaction de compte-rendu peut faciliter les étapes de préparation à cette tâche !

2Comment rédiger un compte-rendu de réunion de comité

Habituellement, le secrétaire de la réunion fait figurer en haut du compte-rendu de la réunion de comité le titre, la date et l'heure de la réunion, ainsi que la liste des membres présents, absents ou excusés. Les logiciels de gestion de réunion exécutent toutefois cette tâche sans l'intervention du secrétaire : non seulement les champs indiquant le titre et l'horaire de la réunion sont déjà remplis, mais la fonction de gestion des invitations construit également automatiquement la liste des participants prévus et celle des absents ou excusés.

N'ayant pas à se préoccuper de noter ces informations, le secrétaire peut concentrer toute son attention sur la transcription des discussions relatives à chacun des points de l'ordre du jour. Qui plus est, chaque fois que quelqu'un s'exprime, il lui suffit de sélectionner le nom de l'intervenant sur la liste des participants proposée par le logiciel pour associer les propos à leur auteur.

Le logiciel de gestion de réunion permet au secrétaire de classer le détail des débats dans la catégorie "Discussion", alors que les décisions et les tâches assignées sont placées dans la catégorie "Conclusion". Cette organisation des données claire et concise confère une bonne lisibilité au compte-rendu et permet à chacun de comprendre exactement le pourquoi des décisions prises.

Faites appel à un logiciel de rédaction de compte-rendu pour produire des comptes-rendus détaillés de vos réunions de comité !

3Comment finaliser un compte-rendu de réunion de comité

Avant l'arrivée des logiciels de gestion de réunion, la phase de finalisation du compte-rendu de la réunion de comité était généralement la plus pénible, requérant plusieurs essais manuels de mise en forme et de formatage afin d'adopter la représentation la plus logique et la plus claire. Par contraste, l'emploi d'un logiciel de gestion de réunion assure l'organisation automatique des données au fur et à mesure que vous les saisissez, puis leur formatage selon le modèle professionnel choisi. Pour finir, le logiciel se charge d'archiver le compte-rendu, qui reste accessible en tout temps au cas où vous auriez besoin de retrouver des informations importantes.

Avec un logiciel de gestion de réunion, la finalisation des comptes-rendus de vos réunions de comité se résume à l'emploi de quelques boutons clairement identifiés.

Formatez, distribuez et archivez vos comptes-rendus de réunions de comité grâce à un logiciel de rédaction de compte-rendu !

Conseils sur la production d'un compte-rendu de comité

  1. Préparez-vous toujours correctement à la réunion en vérifiant attentivement son ordre du jour ainsi que les comptes-rendus des réunions précédentes.
  2. Mieux vaut consigner plus d'informations que l'inverse : vous pouvez toujours supprimer les données redondantes plus tard, mais il est nettement moins facile de reconstruire des notes à partir de bribes d'informations gardées en mémoire.
  3. Il est beaucoup plus simple et rapide de structurer le compte-rendu au fur et à mesure de sa rédaction qu'une fois la réunion terminée.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de réunion pour créer un compte-rendu

  • L'enregistrement des notes du compte-rendu dans l'ordre du jour vous évite de devoir mettre en forme le compte-rendu une fois la réunion terminée.
  • Vous pouvez très facilement attribuer une note soit à la catégorie "discussions", soit à la catégorie "conclusions", permettant à tous les lecteurs du compte-rendu de suivre le cheminement de pensée ayant mené aux décisions prises.
  • Dès la fin de la réunion, vous pouvez produire et distribuer instantanément un compte-rendu clair et précis à l'aspect professionnel.
  • L'archivage du compte-rendu par le logiciel vous permet de retrouver aisément toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin plus tard.

Inscrivez-vous à un webinar MeetingBooster