Pourquoi les règles de conduite de réunion sont importantes

Une réunion ne peut être productive que si elle est soumise à certaines règles. Cela ne revient toutefois pas à dire que plus il y a de règles, plus la productivité sera élevée. Il s'agit plutôt de déterminer le dosage qui convient le mieux à votre organisation ou entreprise. Dans certains cas, quelques règles de base suffiront à assurer le bon déroulement des réunions. Dans d'autres cas, un plus grand nombre de règles seront nécessaires pour maintenir l'ordre en cours de réunion.

Vous pouvez ainsi choisir d'établir des règles sur la fréquence des réunions, leur préparation, les procédures de prise de parole durant la réunion et les modes de participation des invités. Les logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster peuvent vous aider à établir ces règles et à encourager les participants à les suivre. Lisez plus avant pour en savoir plus sur les trois catégories de règles de conduite de réunion reconnues et décider comment les adapter aux besoins de votre organisation et les mettre en œuvre au moyen de votre logiciel de gestion de réunion.

Les trois catégories de règles de conduite de réunion :

  1. Fréquence des réunions
  2. Procédures de conduite de réunion
  3. Modes de participation

1Règles sur la fréquence des réunions

Les règles définissant la cadence à laquelle les membres d'une organisation se réunissent dépendent des besoins de celle-ci. Les réunions se divisent toutefois en deux classes : réunions régulières et réunions ponctuelles.

Une réunion régulière peut être trimestrielle, mensuelle ou hebdomadaire ou encore se tenir à la fréquence requise pour mener à bien vos activités. Le calendrier des réunions ainsi établi permet à l'organisateur de planifier chaque réunion avec le plus de préavis possible. Les logiciels tels MeetingBooster vous permettent d'intégrer les réunions dans les calendriers Microsoft Outlook ou Google. Les participants sont avertis amplement à l'avance de la date de chaque réunion, évitant ainsi tout conflit d'horaire et assurant une préparation optimale.

Les réunions ponctuelles sont planifiées lorsque le besoin s'en fait sentir, par exemple lorsqu'une question particulière ou inattendue se présente. L'identification d'une plage horaire convenant à tous les invités d'une réunion ponctuelle peut être problématique dans la mesure où les conflits sont difficiles à éviter, surtout en cas de préavis très court. Pour aider l'organisateur dans cette tâche, MeetingBooster intègre un résolveur de conflits, capable d'examiner les calendriers des invités et de déterminer la tranche horaire permettant de maximiser la participation en conséquence.

Voyez comment MeetingBooster peut vous aider à établir des règles sur la fréquence de vos réunions !

2Règles sur les procédures de conduite de réunion

L'adoption de procédures de conduite de réunion est bénéfique à l'efficacité et à la productivité de ces rencontres. La première de ces règles, incontournable, est de suivre l'ordre du jour de la réunion. Lorsque vous créez un ordre du jour de réunion, le relevé des participants et l'approbation compte-rendu de la réunion précédente doivent impérativement figurer en premier lieu. Avec MeetingBooster, vous pouvez non seulement préparer, mais également distribuer votre ordre du jour directement à partir du logiciel, lequel aide aussi le secrétaire à prendre des notes et archiver le compte-rendu obtenu au terme de la réunion pour qu'il soit immédiatement accessible pour approbation à la réunion suivante.

Une fois le compte-rendu précédent approuvé, il est temps de passer à la discussion des affaires en cours. La plupart des organisations suivent de près ou de loin les principes adoptés par les assemblées parlementaires pour faciliter la participation de l'auditoire.

Dans le cas de réunions de grande envergure, un participant peut par exemple proposer une motion pour introduire un nouveau thème de discussion. Un autre participant peut proposer de la reporter indéfiniment ou de la modifier. Toute modification entraîne automatiquement une décision ou un vote. Une motion peut aussi faire l'objet d'un renvoi si elle est insuffisamment préparée ou d'une transmission à une autre commission spécialisée. Enfin la réunion peut être interrompue ou levée par une motion à cet effet.

Une version allégée de ces règles s'applique aux réunions de plus petite envergure, comme les réunions de comité ou les réunions de travail. Au cours de celles-ci, les invités peuvent présenter des points, en débattre, prendre ou modifier des décisions, et participer à des votes. S'il s'agit d'une réunion de nature informative, les participants peuvent se contenter de suivre les directives du président de séance.

Utilisez MeetingBooster pour créer des ordres du jour qui garantissent que vos réunions se déroulent conformément aux règles que vous avez établies !

3 Règles sur les modes de participation

Dans de nombreuses organisations, la liste des participants à une réunion et leur mode de participation sont soumis à des règles précises. Certaines réunions par exemple ne peuvent admettre que des employés ayant un certain niveau hiérarchique. D'autres ne peuvent rassembler que les membres d'un comité particulier. C'est à chaque entité d'établir les règles de participation qui conviennent le mieux à ses besoins.

Les organisations de grande taille adoptent souvent des procédures de type parlementaire pour définir comment interrompre une réunion, terminer un débat ou procéder à un vote. Ces procédures déterminent également quand et comment le présentateur peut être interrompu, les propositions qui peuvent être acceptées immédiatement et celles qui doivent faire l'objet d'un vote, que faire si le quorum n'est pas atteint, et ainsi de suite.

Ces procédures pouvant devenir complexes, MeetingBooster vous permet d'en joindre un exemplaire à votre ordre du jour avant de le distribuer aux invités, leur rappelant ainsi les modalités à suivre.

Voyez comment MeetingBooster peut vous aider à distribuer vos règles de conduite de réunion !

Conseils pour l'établissement de règles de conduite de réunion

  1. Plus vos réunions rassemblent de participants, plus il est utile de définir des règles de conduite pour assurer leur bon déroulement et leur productivité.
  2. Le respect attentif de l'ordre du jour aidera aussi les participants à suivre les règles de conduite ; toute entorse à l'ordre du jour est susceptible de perturber la réunion.
  3. Même les règles de conduite les plus simples peuvent suffire à accroître l'efficacité et la productivité de vos réunions de manière appréciable.

Pourquoi utiliser MeetingBooster pour établir vos règles de conduite de réunion :

  1. Elaborez vos règles de conduite avec MeetingBooster et discutez-en avec toutes les parties intéressées avant de les adopter définitivement.
  2. Archivez et distribuez les règles de conduite à tous les intervenants de façon à ce qu'ils puissent les consulter avant chaque réunion pour se les remettre en mémoire.
  3. Reposez-vous sur l'intégration du logiciel avec les calendriers disponibles pour planifier vos réunions régulières avec le plus de préavis possible, et laissez au résolveur de conflits la tâche de maximiser le taux de participation à vos réunions ponctuelles.