MeetingBooster 4 Release – Zeige deinen Meetings, wer der Boss ist

February 26th, 2018 – 0 Comments and Reactions
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MatchWare freut sich, die Veröffentlichung des stark verbesserten Programms MeetingBooster 4 bekannt geben zu können, das darauf ausgerichtet ist, den Meetingprozess noch effizienter zu gestalten. Es enthält einen neuen Agenda-Editor, weitere Agenda- und Protokoll-Stile sowie die Möglichkeit, noch unfertige Themen auf die nächste Agenda zu setzen. MeetingBooster 4 enthält neue, leistungsstarke Funktionen wie ein erweitertes neues Outlook-Plugin, API, angepassten Zugriff auf Themen innerhalb des Protokolls usw. Mit MeetingBooster 4 sparen Sie mehr Zeit als je zuvor!

Neuer Agenda-Editor

Mit dem brandneuen Agenda-Editor können Sie Agendas schneller und intuitiver erstellen. Der Agenda-Editor enthält ein verbessertes Menüband-System, Tastaturkürzel, Undo/Redo-Optionen und andere verbesserte Bearbeitungsfunktionen.

Stile für Agenda und Protokoll

Mit MeetingBooster 4 stehen jetzt 8 verschiedene Agenda- und Protokoll-Stile zur Auswahl. Mit MeetingBooster 4 können Sie Ihre Dokumente mit exakt den benötigten Informationen versehen und Kopf- und Fußzeileninformationen hinzufügen.

MeetingBooster 4 ermöglicht es Ihrem Unternehmen, aus mehreren benutzerdefinierten Stilen zu wählen, die Sie bei MatchWare bestellen können.

   

Berechtigungen bzgl. Themen in der Agenda und im Protokoll

Viele Kunden haben eine Möglichkeit gefordert, zu definieren, welche Agenda- und Protokollthemen von welchen Teilnehmern gesehen werden können. Dies ist jetzt mit dem hier gezeigten neuen Anzeigezugriff-Fenster möglich. Organisatoren können das Dialogfeld “Zugriff anzeigen” im Agenda-Editor verwenden, um die Berechtigung zum Anzeigen von Tagesordnungs- und Protokollthemen für bestimmte Benutzer einzuschränken. Dies bedeutet, dass wenn ein Teilnehmer die Protokolle von der Besprechung empfängt, sie gefiltert werden, um nur die Themen und Themenhinweise aufzunehmen, welche die entsprechende Person sehen darf. Entsprechendes gilt, wenn sich der Teilnehmer bei MeetingBooster anmeldet, um die Protokolle zu überprüfen.

Neues Outlook-Plugin

Die Outlook-Integration ist für viele Organisationen, die MeetingBooster verwenden, von höchster Bedeutung. Die meisten Unternehmen verwenden Exchange Server. Deshalb haben wir ein brandneues Plugin entwickelt, das mit dem Exchange Server synchronisiert wird, indem die Exchange ICS-API (Inkrementelle Änderungssynchronisierung) verwendet wird. Dies sollte Unternehmen helfen, Outlook in der Option “Online-Modus” auszuführen und das Plugin zu verbessern.

Verbesserte Suche in Protokollen

Die Suchfunktion für vergangene Meetings ist insbesondere bzgl. der Zeitersparnis sehr wichtig. Daher wurde die Funktion um spezielle Suchfilter erweitert, sodass Sie nun entscheiden können, ob Sie nach einer exakten Übereinstimmung oder nach nur einem der aufgelisteten Wörter suchen möchten. Das Layout der Suchergebnisse wurde aktualisiert, so dass die Ergebnisse leichter zu überblicken sind.

Fortlaufende Themen

Wir freuen uns sehr über dieses neue zeitsparende Feature! Mit „Fortlaufende Themen“ können Sie ein unvollendetes Thema aus einem vergangenen Meeting in die Agenda eines neuen Meetings übernehmen. Dabei können auch die Notizen zum Thema übernommen und beim Erstellen der Agenda oder beim Durchführen des Meetings überprüft werden.

Bei der Besprechung des Themas in der nächsten Sitzung können auch die Notizen aus der vorherigen Besprechung verwendet und ins Protokoll aufgenommen werden. Die fortlaufenden Themen bieten eine effiziente Möglichkeit, mit unfertigen Vorgängen umzugehen und gleichzeitig Zeit zu sparen!

Themenstatus in Meeting Serien

Viele unserer Kunden müssen ihren Agenda-Themen einen bestimmten Status zuweisen können, um ihren Workflow zu organisieren. Bei vielen Kunden handelt es sich bei jedem Thema um einen Einzelfall, beispielsweise in Gemeinden, die Baugenehmigungen bearbeiten. Ein Themenstatus wäre ein Indikator für die genaue Stufe innerhalb des Genehmigungsprozesses. Ein anderes Beispiel ist die Möglichkeit, einen Themenstatus wie “beschlossen”, “verschoben” oder “abgelehnt” einzufügen. Damit können Sie bei der Arbeit mit einer Meeting-Serie einen Themenstatus zuweisen. Sie können dann nach diesem Themenstatus filtern, z.B. um Themen auszuwählen, die in das nächste Meeting übernommen werden sollen. Wenn Sie beispielsweise “Aufgeschoben” filtern und die Schaltfläche “Neues Meeting” auswählen, wie unten dargestellt, können Sie schnell die nächste Meeting-Agenda einrichten und die vorherigen Notizen aus diesem Thema übernehmen. Der andere Vorteil des Themenstatus besteht darin, zu zeigen, wie weit genau ein Thema bereits gediehen ist. Die Funktion Themenstatus ist nur für Meeting Serien verfügbar.

Ein Themenstatus kann als freier Text” oder mit Hilfe des Dropdown-Menüs definiert werden. Sie können auch aus den integrierten Themenstatus “Vordefiniert” auswählen. Administratoren können den Themenstatus global definieren; der Besitzer einer Meeting-Serie kann einen bestimmten Themenstatus für diese Meeting-Serie definieren.

Zahlreiche Kunden haben die Möglichkeit nachgefragt, ein Thema von einer Meeting-Serie zu einer anderen Meeting-Serie höherer Ebene verschieben zu können, beispielsweise in Verbindung mit einer Hierarchie von Ausschüssen. Daher haben wir es ermöglicht, ein Mitglied zu einer Besprechungsserie einzuladen und ihm den Lesezugriff auf alle Protokolle und Themen innerhalb der Meeting-Serie zu gestatten. Ist diese Person auch Mitglied der betreffenden anderen Meeting-Serie, kann sie ein Thema aus der ersten Meeting-Serie auswählen und in die andere Meeting-Serie einzufügen, um das Thema zu eskalieren. In der aktuellen Version von MeetingBooster haben Mitglieder einer Besprechungsserie nur Zugriff auf die Besprechungen, an denen sie teilgenommen haben.

API

MeetingBooster enthält jetzt eine Schnittstelle Application Programming Interface (API), welche die Integration in externe Systeme unterstützt. Mit der API können Sie Folgendes tun:

  • Aufgabeninformationen – Abfrage von Aufgabeninformationen und Synchronisierung von Aufgabeninformationen mit anderen Aufgaben-Systemen.
  • Kalenderinformationen – Synchronisieren von MeetingBooster-Meeting-Informationen mit anderen Kalenderwerkzeugen.
  • Protokolle – Mit der API können Sie Sitzungsprotokolle als PDF generieren. Diese Funktion ermöglicht die Automatisierung der Sicherung von Meeting-Protokollen und optional eine Brücke zwischen MeetingBooster und Dokumentenverwaltungssystemen von Drittanbietern.

 

Ein C # -Paket, das alle API-Objekte definiert, sowie ein C # -Beispiel, das die Speicherung von Protokollen in einem angegebenen externen Ordner veranschaulicht, ist verfügbar.

Beschlüsse in Meetings

Ergebnisse werden jetzt zu Beschlüssen. Mit MeetingBooster 4.0 können Sie Ihre Notizen als Beschlüsse markieren und darüber hinaus können mehrere Beschlüsse pro Thema definiert werden.

Agenda-Vorlagen in verschiedenen Sprachen

Die vordefinierten Agenda-Vorlagen sind jetzt in mehreren Sprachen verfügbar; die Auswahl der Vorlagen wurde verbessert.

Allgemeine Verbesserungen & Bug Fixes

  • Möglichkeit, die Teilnahme auch nach dem Ende des Meetings zu ändern
  • Themenvorschläge können als privat markiert werden
  • Verbessertes Zwischenspeichern von Themen inkl. der betreffenden Notizen

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