Processus d'approbation du compte-rendu

Faites approuver vos ordres du jour de réunion en toute aisance

Bien que de nombreuses organisations aimeraient bénéficier d'un processus fiable pour l'approbation des ordres du jour de leurs réunions, les difficultés techniques et la complexité des étapes à envisager – requête d'approbation, acceptation ou refus de l'ordre du jour, examen des suggestions, mise à jour éventuelle de l'ordre du jour et nouvel envoi d'approbation – font que la réalité n'est pas toujours à la mesure des attentes.

Le processus d'approbation des ordres du jour de réunion de MeetingBooster peut être mis en place par n'importe quelle entreprise sans aucune difficulté, résultant en un accroissement de l'efficacité de toutes les réunions concernées.

1Envoi des requêtes d'approbation de l'ordre du jour

MeetingBooster vous permet de sélectionner les utilisateurs devant approuver l'ordre du jour très facilement. Lorsque vous préparez l'ordre du jour, il vous suffit de cliquer sur le menu "Envoyer pour approbation" figurant sur le ruban de style Microsoft Office affiché en haut de l'ordre du jour, puis de sélectionner les personnes voulues dans la boîte de dialogue "Sélectionner approbateurs", indiquant ainsi que l'ordre du jour doit être approuvé par ces utilisateurs avant de pouvoir être distribué à l'ensemble des participants.

Les approbateurs choisis reçoivent alors un message leur demandant de prendre connaissance de l'ordre du jour et de l'approuver ou de le rejeter. Dès qu'ils se connectent à MeetingBooster, cette notification apparaît également dans le menu "Approbations en attente" du menu latéral de MeetingBooster.

Si l'organisateur de la réunion essaie d'envoyer l'ordre du jour aux participants avant qu'il n'ait été approuvé par tous les approbateurs, un message d'avertissement s'affiche, limitant ainsi les possibilités d'erreur dans le déroulement du processus.

Pour éviter toute confusion possible, le créateur de l'ordre du jour peut également décider de masquer celui-ci pendant le processus d'approbation, et de ne l'afficher qu'une fois finalisé.

Request Minutes Approval

2Réception des commentaires des approbateurs

Le créateur de l'ordre du jour peut accéder aisément aux commentaires des approbateurs de façon à pouvoir évaluer leurs suggestions et décider s'il convient de les incorporer à l'ordre du jour ou non.

Si nécessaire, le créateur de l'ordre du jour peut alors l'envoyer une deuxième fois pour une nouvelle approbation, et répéter le processus jusqu'à ce que tous les approbateurs aient signifié leur accord.

Receive Feedback from Approvers

3Mise à jour et approbation de l'ordre du jour final

Pour faciliter le processus d'évaluation et d'incorporation des suggestions des approbateurs et éliminer tout risque d'erreur, MeetingBooster propose un outil de comparaison des versions vous permettant de choisir les versions de l'ordre du jour à comparer, et de revenir à une version précédente si besoin est.

Update and Approve the Final Minutes

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