Lancement de MeetingBooster 4 – Restez maître à bord de vos réunions !

February 26th, 2018 – 0 Comments and Reactions
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MatchWare est fier d’annoncer la sortie de MeetingBooster 4, version riche en améliorations destinées à rendre le processus de conduite de réunion encore plus efficace. Le logiciel propose un nouvel éditeur d’ordre du jour, une gamme élargie de styles à appliquer aux ordres du jour et comptes-rendus, et permet le transfert des sujets inachevés à l’ordre du jour suivant. MeetingBooster 4 intègre également des fonctions performantes telles un nouveau plug-in pour Outlook, une API pour systèmes externes, un accès personnalisé aux sujets des comptes-rendus et ainsi de suite. Avec MeetingBooster 4, vos réunions vont vous faire gagner encore plus de temps !

Nouvel éditeur d’ordre du jour

Grâce au nouvel éditeur d’ordre du jour, vous allez pouvoir créer vos ordres du jour plus facilement et plus rapidement. Le nouvel éditeur propose un ruban amélioré, des raccourcis, des commandes annuler/rétablir et d’autres améliorations des options d’édition.

Nouveaux styles pour les ordres du jour et comptes-rendus

MeetingBooster 4 vous permet de choisir parmi 8 styles différents à appliquer à vos ordres du jour et comptes-rendus. De plus, vous pouvez dorénavant personnaliser vos documents avec toutes les informations pertinentes, et inclure un en-tête et/ou un pied de page selon vos besoins.

MeetingBooster 4

permet à votre organisation de choisir parmi plusieurs styles personnalisés, que vous pouvez commander auprès de MatchWare.

   

Permissions d’accès aux sujets des ordres du jour et comptes-rendus

Un grand nombre de nos clients ont demandé à pouvoir déterminer le niveau d’accès à donner aux divers participants en ce qui concerne la consultation des sujets de l’ordre du jour ou du compte-rendu. Les organisateurs peuvent maintenant se servir de la boîte de dialogue d’accès illustrée ici pour limiter les droits de consultation de ces sujets pour certains utilisateurs. Ainsi, lorsqu’un participant reçoit le compte-rendu d’une réunion, ce dernier est filtré de manière à n’inclure que les sujets et notes que la personne en question est autorisée à consulter. La même restriction s’applique lorsque les participants se connectent à MeetingBooster pour consulter un compte-rendu.

Nouveau plug-in pour Outlook

Pour les nombreuses organisations qui confient leur conduite de réunion à MeetingBooster, une intégration solide avec Outlook est essentielle. Comme la plupart d’entre elles utilisent Exchange Server, nous avons conçu un nouveau plug-in chargé d’assurer la synchronisation avec Exchange Server à l’aide de l’API Exchange ICS (Incremental Change Synchronization), venant ainsi en aide aux organisations qui exécutent Outlook en ligne.

Amélioration de la recherche des comptes-rendus

La recherche des réunions passées est l’une des fonctions pouvant déboucher sur des gains de temps très importants. De ce fait, la fonction de recherche propose maintenant des filtres vous permettant de préciser si la recherche doit porter sur une correspondance exacte des termes, ou sur n’importe lequel des mots spécifiés. De plus, la présentation des résultats a été améliorée pour en donner une meilleure lisibilité.

Sujets transférés

Cette nouvelle fonction va aussi vous faire gagner du temps ! En effet, vous pouvez maintenant inclure les sujets d’une réunion passée dont la discussion est restée inachevée dans l’ordre du jour de votre nouvelle réunion. Libre à vous de transférer également leurs notes pour les consulter au moment de la création de l’ordre du jour ou pendant la réunion elle-même.

Une fois la discussion du sujet terminée, vous avez la possibilité d’inclure les notes provenant de la réunion précédente dans le compte-rendu de la nouvelle réunion. Cette capacité de pouvoir prolonger un sujet est un moyen efficace de régler les questions en suspens sans perte de temps !

Nouvel indicateur d’état des sujets dans les séries de réunions

Parmi nos clients, nombreux sont ceux qui souhaitent pouvoir attribuer un indicateur d’état aux sujets de leurs ordres du jour de façon à structurer le processus considéré. Il est en effet courant que chaque sujet de l’ordre du jour représente un cas particulier, comme par exemple lorsqu’une municipalité est chargée d’examiner des demandes de permis de construire individuels. L’attribution d’un état à chaque sujet permettrait alors d’identifier précisément l’étape atteinte par chaque demande de permis dans le processus d’approbation global. Une autre possibilité serait d’attribuer une mention “Accepté”, “Différé” ou “Refusé” à chaque demande. Pour répondre à ces exigences, il est maintenant possible d’assigner un état aux sujets de discussion des séries de réunion, puis de filtrer les sujets selon cet état pour sélectionner ceux à inclure dans la réunion suivante. L’illustration ci-dessous représente cette procédure : en filtrant les sujets dont l’état est “Différé”, puis en cliquant sur le bouton “Nouvelle réunion”, vous pouvez mettre en place très rapidement l’ordre du jour de la réunion suivante, tout en transférant également toutes les notes associées aux sujets choisis. Un autre intérêt de cet indicateur de sujet est de pouvoir vérifier d’un coup d’œil l’étape atteinte par le sujet dans le processus. Les indicateurs d’état de sujet ne sont disponibles que dans les séries de réunions.

Les indicateurs d’état peuvent être créés sous forme de texte libre, ou de choix à effectuer parmi une liste. Vous pouvez également faire appel aux états prédéfinis. L’administrateur est en mesure de définir des états de sujet globaux, et le propriétaire d’une série de réunions peut définir des états de sujet spécifiques à la série de réunions en question.

De nombreux clients ont aussi émis le souhait de pouvoir faire remonter un sujet d’une série de réunions vers une série de réunions de niveau supérieur, par exemple lorsqu’ils opèrent au sein d’une hiérarchie de comités. Nous avons donc donné aux organisateurs la possibilité d’inviter une personne à une série de réunions, en lui octroyant le droit de consulter tous les sujets et comptes-rendus de la série. Si cette personne est aussi membre d’une autre série de réunions, elle est alors en mesure de sélectionner un sujet de la première série pour l’inclure dans cette deuxième série afin de le faire remonter en plus haut lieu. Dans la version actuelle de MeetingBooster, les membres d’une série de réunions n’ont accès qu’aux réunions auxquelles ils ont participé.

API

MeetingBooster inclut maintenant une API conçue pour prendre en charge l’intégration avec les systèmes externes. Cette API vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • Informations sur les tâches : consultation et synchronisation des informations avec d’autres systèmes de gestion des tâches
  • Calendrier : synchronisation des informations relatives aux réunions MeetingBooster avec d’autres logiciels de calendrier
  • Comptes-rendus : l’API vous donne la possibilité de créer vos comptes-rendus sous forme de fichiers PDF, ce qui permet d’automatiser la sauvegarde des comptes-rendus et, le cas échéant, de créer une passerelle entre MeetingBooster et des systèmes de gestion de documents externes.

Un package C# définissant tous les objets de l’API est disponible, ainsi qu’un exemple C# indiquant comment enregistrer les comptes-rendus dans un dossier externe particulier.

Décisions prises lors des réunions

Dans MeetingBooster 4, le terme “conclusion” a été remplacé par “décision”. Vous pouvez maintenant qualifier vos notes de “décisions”, et même associer plusieurs décisions à un même sujet.

Modèles d’ordres du jour en plusieurs langues

Les modèles d’ordres du jour fournis avec le logiciel sont maintenant disponibles en plusieurs langues, et la procédure de sélection de ces modèles a été améliorée.

Améliorations générales et correctifs

  • Possibilité de modifier la liste des participants au terme de la réunion
  • Possibilité de désigner une suggestion de sujet comme étant privée
  • Amélioration de la mise en différé des sujets, avec inclusion des notes

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