Etude de cas

DKVL is optimizing their meeting management with MeetingBooster

La société

En tant que partenaire d’assurance santé, DKV Luxembourg S.A. offre des services fiables et compétents à sa vaste clientèle luxembourgeoise depuis 1981. Notre gamme étendue de régimes d’assurance recouvre différents niveaux de protection, de la couverture médicale minimale à la protection complète, en passant par l’assurance voyage – tant au Luxembourg qu’à l’étranger.

En tant qu’assureurs en soins de santé, nous sommes tenus, aujourd’hui encore plus qu’hier, de mobiliser nos connaissances et nos compétences pour permettre au plus grand nombre de bénéficier d’une assurance maladie de qualité restant néanmoins abordable. Nous offrons à chacun une solution sur mesure, adaptée à ses besoins. Notre longue expérience au niveau international nous permet de satisfaire les exigences individuelles de chacun de nos partenaires.

Plus de 100 employés veillent aux demandes de nos clients pour nous aider à remplir notre mission : à partir de notre position de leader de l’assurance santé au Luxembourg, être une entité capable de définir le marché, tout en apportant des réponses à toutes les questions liées à la santé touchant individus et sociétés.

La situation initiale

Au cours des dernières années, les innovations techniques et les besoins de notre modèle commercial ont entraîné un changement dans la conduite de réunion au sein de DKV Luxembourg S.A.

Bien qu’il y a peu de temps encore, les comptes-rendus étaient rédigés de manière “traditionnelle” sur la base de notes manuscrites, la technologie informatique s’était imposée dans les activités de gestion de réunion.

Toutefois, même si le résultat de nos différentes réunions (état des lieux hebdomadaires, réunions de service, de management ou d’équipe) n’était plus consigné manuellement, nous étions toujours à la recherche d’une solution élégante et efficace pour assurer l’enregistrement et le suivi des sujets et tâches en cours de discussion.

Quels étaient les problèmes particuliers à résoudre ?

Outre aux réunions de travail courantes à gérer, les besoins des projets informatiques de plus grande envergure en matière de traçabilité et de suivi des tâches et du contenu étaient en augmentation constante. De ce fait, les solutions manuelles restées en vigueur n’étaient plus ni pratiques, ni efficaces.

En particulier, le temps écoulé entre la session de discussion et la mise à disposition du compte-rendu, qui ne pouvait pas toujours être finalisé le jour même, était devenu un obstacle majeur. Le suivi des actions et des tâches, assuré jusque-là au moyen de feuilles de calcul Excel, prenait aussi une quantité de temps excessive, au détriment des activités opérationnelles quotidiennes.

Quels ont été les critères d’évaluation de MeetingBooster ?

Notre objectif était de remplacer la manière traditionnelle de consigner le compte-rendu avec une méthode innovante, moderne et efficace nous permettant d’automatiser au maximum l’enregistrement et le suivi des tâches, libérant ainsi nos employés pour qu’ils puissent concentrer leur temps et leur énergie aux besoins de nos clients.

Une étude comparative des différents logiciels de gestion de réunion disponibles sur le marché a établi rapidement que MeetingBooster, une application logicielle produite par la société MatchWare, répond à tous ces critères.

D’emblée, nous avons été conquis par l’ergonomie et la convivialité de ce logiciel. Avec son aide, nous nous réjouissons à la perspective de pousser plus avant encore l’optimisation de nos activités de conduite de réunion et d’aborder avec confiance les prochaines étapes d’un futur innovant.

Quels ont été les résultats immédiats de la mise enœuvre de MeetingBooster ?

Avant sa mise en œuvre, une évaluation de MatchWare MeetingBooster a été confiée à un petit groupe de responsables de DKV Luxembourg S.A. Il leur est rapidement apparu que MeetingBooster était capable de produire des gains de temps significatifs par rapport à notre approche manuelle en matière de gestion du compte-rendu. En particulier, le suivi et l’allocation des actions à accomplir, ainsi que l’envoi de l’ordre du jour, des tâches et du compte-rendu sur simple pression d’un bouton représentent une amélioration marquée en comparaison avec nos procédures précédentes, lesquelles posaient souvent problème en raison du grand nombre de personnes, tâches et échéances impliquées.

Atouts

L’optimisation de nos procédures de gestion de réunion par MeetingBooster fait bénéficier DKV Luxembourg S.A. et ses employés de nombreux avantages, sur le plan organisationnel aussi bien que financier :

• Formalisation et normalisation du processus de discussion
• Optimisation des procédures de gestion des tâches et ciblage du suivi
• Gains de temps pour les employés impliqués, devenus libres de reporter leurs efforts sur les activités essentielles
• Création d’un processus transparent pour tous les intervenants et envoi immédiat des documents connexes à toutes les parties concernées (responsables, actionnaires, partenaires etc.)
• Archivage des comptes-rendus et accès par toutes les personnes autorisées
• Accès à de nombreuses autres fonctions utiles (par ex. outils de vote, manipulation des ordres du jour et comptes-rendus etc.) par simple pression d’un bouton

Gains réalisés à l’aide de MeetingBooster

Conclusion

MeetingBooster répond entièrement à nos attentes. Avec MeetingBooster, nous pouvons maintenant réaliser des gains substantiels en temps et en argent dans la gestion de nos réunions et du suivi des activités qui en découlent, dès à présent et dans les années à venir.

Nous recommandons MeetingBooster sans hésitation à quiconque souhaite bénéficier d’une solution de gestion de réunion efficace et simple à utiliser.