User Profile

Carina Arndt

Processus d’organisation commerciale

Entreprise

Gemeindeverband Katholischer Kirchengemeinden Ruhr-Mark

Siège

Hochstr. 83 a
58095 Hagen


« Dès lors, nous avons pu abandonner notre méthode précédente de prise de notes, une procédure complexe faisant intervenir des assistants extérieurs et des outils de retransmission. Maintenant, le compte-rendu est créé et envoyé immédiatement à tous les participants dès l’issue de la réunion, par simple clic sur un bouton. »


« Il est rapidement apparu que pour atteindre ce but, la mise en place d’une stratégie de communication transparente, intersite, allant du niveau des employés à celui du management, était indispensable. »

Profil de la société

L’association des paroisses catholiques de la Ruhr-Mark, comptant environ 50 employés, a été fondée par ordre épiscopal le 23 mai 1923, avec effet à partir du 1er avril 1923, sous l’appellation “Association générale des paroisses catholiques de la ville de Hagen”, et étendue en 1979 aux villes de Iserlohn, Menden, Unna et Witten.

D’autre part, l’association des paroisses catholiques de la Ruhr de l’Est, comptant environ 60 employés, a été fondée par ordre épiscopal le 1er avril 1927, sous l’appellation “Association générale des paroisses catholiques de la ville de Dortmund”, et étendue en 1978 aux villes de Castrop-Rauxel, Herne, Lünen et Schwerte.

Sous la devise “Vocation. Action. Futur”, l’archevêque Hans-Josef Becker a mis en œuvre la nouvelle vision pour l’archevêché de Paderborn le 25 octobre 2014. Cette vision expose les valeurs fondamentales ainsi que les thèmes théologiques et pastoraux adoptés afin de guider le développement de l’archevêché pour les années à venir. Par suite de cette vision, les deux associations ont commencé à coopérer le 1er avril 2017 en tant que “Zone de Coopération Ouest”. L’objectif est d’accomplir est une fusion totale d’ici 2025.

La Zone de Coopération Ouest sert de fournisseur de services pour ses 170 paroisses affiliées. Elle conseille, soutient et supervise les conseils paroissiaux en ce qui concerne la gestion des biens (immobiliers, financiers et ressources humaines), et promeut les intérêts de la communauté auprès des autorités municipales et gouvernementales.

La Zone de Coopération Ouest fait également office de fournisseur de services pour les 160 centres de jour de la KiTa gGmbH (RuhrMark et Ruhr de l’Est), assumant la responsabilité opérationnelle de ces sociétés à but non lucratif dans les domaines des ressources humaines, finances, biens immobiliers et questions organisationnelles.

Le point de départ

Depuis le 1er avril 2017, les deux associations fonctionnent en tant qu’organisations juridiquement indépendantes, avec deux sièges différents, sous la direction d’un même manager. Jusque-là, chacune des deux associations avait sa propre culture de réunion, et utilisait des outils et des supports différents pour documenter leurs réunions et échanges. Plusieurs types de discussions avaient lieu dans les services respectifs des deux associations, allant des réunions d’état des lieux hebdomadaires aux réunions d’échange interdisciplinaires mensuelles, en passant par les réunions de processus d’amélioration continue et les réunions de management. Aucune de ces réunions n’était documentée de manière systématique ou cohérente, quel que soit leur format ou support.

Quels étaient les critères de notre évaluation de MeetingBooster ?

L’un des objectifs de la coopération entre les deux associations était d’adapter les processus aux besoins de la clientèle, tout en les harmonisant et en les optimisant. Il est rapidement apparu que pour atteindre ce but, la mise en place d’une stratégie de communication transparente, inter-site, allant du niveau des employés à celui du management, était indispensable. Comme les deux associations n’étaient pas encore interconnectées en termes de gestion des données, nous étions à la recherche d’une solution de conduite de réunion et de rédaction de compte-rendu innovante et efficace, permettant des échanges face à face via vidéoconférence. Un autre objectif clé était de mettre en place une plateforme commune conviviale, de façon à ce que toutes les personnes impliquées dans le processus puissent en tirer profit et apprécier ses avantages.

Le logiciel MeetingBooster de MatchWare remplissait tous nos critères. MeetingBooster nous a convaincu par sa convivialité, ses performances en tant qu’outil partagé sur la totalité du site, ses capacités à intégrer des participants extérieurs aux réunions, et la simplicité avec laquelle il est possible d’allouer des tâches à partir d’une réunion. La possibilité de rechercher des mots ou expressions particulières à travers tous les comptes-rendus de réunion et de créer un compte-rendu restreint pour certains participants sont aussi des avantages intéressants. Pour finir, la connexion avec Outlook fournit une excellente méthode de gestion des calendriers.

Quels étaient vos objectifs de mise en œuvre ?

Pour l’instant nous utilisons MeetingBooster pour nos réunions de management hebdomadaires. Nous avons vite remarqué que l’usage de MeetingBooster apporte des gains de temps considérables. Pour commencer, les réunions sont implicitement structurées, puisque l’ordre du jour peut être facilement créé avant la réunion par un simple clic, laissant chaque participant libre d’y intégrer leurs propres sujets de discussion et documents connexes au moyen de la fonction “Co-organisateur”. Dès lors, nous avons pu abandonner notre méthode précédente de prise de notes, une procédure complexe faisant intervenir des assistants extérieurs et des outils de retransmission. Maintenant, le compte-rendu est créé et envoyé immédiatement à tous les participants dès l’issue de la réunion, par simple clic sur un bouton. Enfin, le suivi des actions à effectuer a été grandement simplifié, car leur liste est accessible à tout moment durant la réunion.

Avantages

L’utilisation de MatchWare MeetingBooster a considérablement optimisé la culture de réunion de la Zone de Coopération Ouest et des associations Ruhr-Mark et Ruhr de l’Est, et s’accompagne d’avantages organisationnels et financiers :

  • Simplification et harmonisation de la culture de réunion
  • Introduction d’un processus transparent au travers de la hiérarchie, des employés au management
  • Réduction des coûts grâce à une allocation des tâches axée sur les résultats
  • Economies de ressources
  • Réduction du nombre de cycles d’exécution des processus

Comparatif entre les réunions menées avec MeetingBooster et sans MeetingBooster :

Réunions / semaine Gains moyens par réunion obtenus avec MeetingBooster Procédure
4,5 12 min Création de l'ordre du jour
20 min Création du compte-rendu et allocation des tâches
30 min Gain moyen en efficacité
10 min Recherche d'informations
10 min Mise à jour et suivi des tâches (i.e. réduction des messages de rappel)
10 min Préparation de la réunion
Gains de temps / réunion 1.53 hr  
Gains de temps / an 310.5 hrs (semaine de 45 heures)
Gains / an $ 10867.50 (salaire moyen de 35,00 €/h)

Conclusion

Nos attentes en ce qui concerne l’avenir de nos activités de conduite de réunion ont été complètement satisfaites par MatchWare MeetingBooster, et nous envisageons déjà d’acquérir des licences supplémentaires. Nos réunions sont plus efficaces et le niveau de collaboration entre nos intervenants a été grandement amélioré.

Nous recommandons chaudement cette solution logicielle à quiconque souhaite structurer, harmoniser et optimiser ses processus de gestion de réunion.