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Cette page fournit des conseils sur la manière dont MeetingBooster peut vous aider dans vos tâches de gestion de réunion.
Les trois phases de la gestion de réunion :
1 Conseils sur la phase de préparation à la réunion
Une bonne gestion à ce premier stade est un gage de qualité pour le reste de la procédure de gestion de réunion. Avant même de prendre la décision d'organiser une réunion, demandez-vous quels en seraient les objectifs. Qui doit-elle impliquer ? Si vous avez déjà organisé ce type de réunion par le passé, combien de temps ont-elles duré ?
Liste de contrôle à utiliser pendant la préparation :
- Définissez les objectifs.
- Arrêtez la liste des participants.
- Planifiez la réunion, louez la salle, réservez les équipements etc.
- Envoyez les invitations en y incluant les informations suivantes :
- Titre de la réunion
- Date, lieu, heure
- Objectifs de la réunion et résultats souhaités
- Tâches de préparation des participants
- Préparez l'ordre du jour de la réunion.
- Distribuez l'ordre du jour.
Planification de la réunion
La planification de la réunion met en jeu plusieurs facteurs, que MeetingBooster peut vous aider à gérer, par exemple en sauvegardant les coordonnées des participants prévus, en définissant le rôle des intervenants et en assurant la distribution et le suivi des invitations. Pour éviter les pertes de temps et d'argent fréquemment occasionnées par la participation de personnes qui ne sont pas essentielles à la réussite de la réunion, il est important de déterminer si tous les participants envisagés sont réellement concernés par la réunion. A l'inverse, veillez à ne pas exclure d'intervenants ou de décideurs dont la présence est indispensable, faute de quoi vous seriez contraint d'organiser une réunion de suivi. Toutes ces tâches de planification sont grandement simplifiées par MeetingBooster.
Gestion de l'ordre du jour
La présence d'un ordre du jour auquel vous référer tout au long de la réunion vous aidera à maintenir cette dernière sur la bonne voie et à obtenir les meilleurs résultats possibles. Créez l'ordre du jour de toutes pièces dans MeetingBooster, servez-vous d'un modèle ou basez-vous sur l'ordre du jour d'une réunion antérieure. MeetingBooster vous permet d'arrêter l'horaire des différents sujets de discussion, d'y ajouter des documents de référence tels descriptions, pièces-jointes ou liens utiles, et d'assigner des tâches de préparation aux participants. Il suffit alors d'un clic pour envoyer l'ordre du jour à toutes les personnes concernées. MeetingBooster gère les processus liés à la gestion de l'ordre du jour du début à la fin.
2Conseils sur la phase de conduite de la réunion
Les réunions menées avec efficacité sont perçues comme étant bénéfiques, alors que les réunions désorganisées sont souvent source de frustration pour les participants et peuvent même avoir un impact négatif sur leurs relations. Une réunion met en jeu plusieurs rôles, à savoir organisateur, animateur, présentateur et secrétaire, qui doivent être attribués d'emblée aux personnes les plus qualifiées.
Liste de contrôle à utiliser pendant la réunion :
- Faites un relevé de présence.
- Réitérez les objectifs de la réunion.
- Distribuez les rôles.
- Ajoutez toute suggestion utile à l'ordre du jour.
- Suivez l'ordre du jour en adoptant la méthodologie ci-dessous :
- Exposer
- Informer
- Discuter
- Conclure
- Passez en revue les actions de suivi et les responsabilités de chacun.
Gestion des rôles
Une définition judicieuse des rôles est primordiale pour la réussite de la réunion. Si plusieurs présentateurs sont prévus, il convient de désigner un animateur central chargé de faciliter le déroulement et la progression des débats. Le secrétaire quant à lui devra noter fidèlement tous les échanges pertinents et les décisions prises. Veillez à ce que les personnes que vous choisissez pour ces rôles soient les mieux qualifiées pour la tâche. Avec MeetingBooster, vous pouvez non seulement distribuer ces rôles, mais également les intervertir ou les modifier en cours de réunion, vous aidant ainsi à optimiser cette phase du processus.
Gestion du temps
Le respect de l'horaire demande de la discipline aussi bien de la part de l'organisateur que des participants. S'il est prévu que la réunion doit durer une heure, elle doit effectivement s'arrêter au bout d'une heure. Son ordre du jour doit donc être rédigé en conséquence, avec des temps de discussion réalistes. MeetingBooster affiche plusieurs horloges pour vous aider à respecter l'horaire imparti.
Gestion des sujets
Le seul moyen de respecter le temps de discussion prévu est de ne pas laisser la discussion s'écarter du sujet en cours. MeetingBooster vous permet de naviguer au sein de l'ordre du jour tout en autorisant le secrétaire à consigner tous les échanges et à assigner les tâches qui en découlent. Si un sujet nécessite plus de temps que prévu, différez-le pour y revenir à la fin de la réunion si l'heure le permet, ou reportez-le à une réunion future.
Synthèse et conclusion
A la fin de chaque sujet, l'animateur doit récapituler les actions à entreprendre et les tâches allouées. Grâce à son éditeur de notes, ses outils d'aide à la décision et ses champs de conclusion, MeetingBooster aide le secrétaire de la réunion à documenter toutes ces informations sur le vif.
3 Conseils sur la phase suivant la réunion
Le véritable travail commence lorsque la réunion s'achève. En effet, ce sont les discussions menées et les décisions prises durant la réunion qui déterminent si les objectifs initiaux de la réunion ont été atteints ou non. De nombreuses sociétés et entités dépensent de vastes quantités de temps et d'argent en réunions, sans consigner ni discussions, ni décisions, les obligeant à revenir sur toutes ces questions quelques jours plus tard. C'est pourquoi la rédaction d'un compte-rendu fiable et complet est essentiel à la réussite de la réunion.
Liste de contrôle à utiliser après la réunion :
- Vérifiez les notes et finalisez le compte-rendu.
- Distribuez et archivez le compte-rendu.
- Planifiez une réunion de suivi si nécessaire.
Gestion du compte-rendu
Le plus souvent, le compte-rendu est créé avec Microsoft Word et envoyé aux participants manuellement par le biais de la messagerie, procédure qui demande du temps et qui comporte une marge d'erreur élevée. Par contraste, MeetingBooster génère automatiquement un compte-rendu d'aspect professionnel contenant l'intégralité des sujets, notes, décisions et actions de suivi. Le logiciel assure ensuite la distribution de ce compte-rendu à toutes les personnes concernées avant de l'archiver dans le cloud pour référence future. De plus, il propose une fonction de recherche dynamique permettant à tous les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires d'explorer les comptes-rendus précédents pour y prélever les informations dont ils ont besoin.
Commencez à mener des réunions plus efficaces dès aujourd'hui !
