Les ordres du jour de comité

Comment créer des ordres du jour de comité menant à des réunions plus productives

La nécessité de prendre des décisions au nom d'autrui exerce souvent une pression considérable sur les comités qui en ont la responsabilité. Pour servir les intérêts du groupe, ces réunions se doivent donc d'être productives et de mener à des décisions prises en bonne connaissance de cause. Si vous souhaitez conduire une réunion de comité efficace, vous devez donc commencer par établir un ordre du jour de comité solide.

Un agenda digne de ce nom assure le bon déroulement de la réunion conformément à l'horaire établi, avec des durées de discussion proportionnelles à l'importance des sujets abordés. L'ordre du jour sert aussi à permettre aux membres du comité de se préparer correctement en réunissant toutes les informations nécessaires avant la réunion. La création de l'ordre du jour du comité représente l'étape la plus importante de la préparation de la réunion, et de ce fait, requiert une attention particulière.

Une plus grande attention équivaut souvent à une plus grande demande sur votre temps, mais l'emploi d'un logiciel de gestion de réunion pour mettre en place votre ordre du jour de comité peut vous aider à traiter toutes les étapes requises rapidement, sans pour autant négliger aucun des détails importants.

Les ordres du jour de comité

1Mise en place du modèle de l'ordre du jour de comité

Un modèle d'ordre du jour est une représentation des différentes étapes de la réunion vous permettant de planifier judicieusement le passage de l'une à l'autre. Le modèle reste générique – une sorte d'esquisse indiquant la forme générale sans aucun détail spécifique. Les réunions de comité adoptent souvent le modèle suivant :

  1. Introduction
    1. Allocution de bienvenue par le président
    2. Relevé des participants présents, absents et excusés
  2. Examen du compte-rendu de la réunion précédente
    1. Mise en évidence des points importants
    2. Discussion rapide des points en suspens
  3. Nouvelles opportunités
    1. Résumé
    2. Présentations
  4. Décisions
    1. Discussion et synthèse
    2. Vote
  5. Conclusion
    1. Récapitulatif
    2. Discours de clôture

Si vous utilisez un logiciel de gestion de réunion, vous pouvez adopter ce modèle pour créer votre ordre du jour de comité, puis faire appel aux diverses fonctions du logiciel pour remplir le modèle.

Voyez comment un logiciel de gestion de réunion peut vous aider à créer un modèle d'ordre du jour de comité !

2Ajout de sujets de discussion et de pièces-jointes à l'ordre du jour

La section de l'ordre du jour couvrant les nouvelles opportunités correspond à la partie la plus importante de la réunion. C'est donc l'emplacement où il convient d'insérer le plus de sujets de discussion et d'incorporer le plus de pièces-jointes. Les logiciels de gestion de réunion sont d'une grande utilité dans ce domaine car ils vous permettent non seulement de répertorier tous les sujets à aborder, mais d'associer à chacun d'entre eux une description détaillée ainsi que tous les fichiers et hyperliens requis. Grâce au système de gestion de contenu intégré au logiciel, vous pouvez ensuite accéder directement à ces fichiers et hyperliens au cours de la réunion, sans perdre de temps à les rechercher sur votre ordinateur. A l'issue de la réunion, le logiciel assure également le transfert automatique des pièces-jointes dans le compte-rendu pour référence ou analyse future.

Les logiciels de gestion de réunion présentent aussi généralement une liste déroulante de tous les participants, vous permettant de leur associer rapidement et aisément les sujets qu'ils auront la charge de présenter à l'auditoire. Si vous souhaitez que ces présentateurs effectuent un travail de préparation particulier avant la réunion, vous pouvez faire appel à la fonction d'allocation de tâches pour les en informer. Votre logiciel de gestion de réunion se chargera alors d'envoyer automatiquement des rappels de tâche aux présentateurs désignés, garantissant ainsi que ces tâches seront accomplies en temps utile et que toutes les conditions seront réunies pour une réunion productive.

Utilisez un logiciel de gestion de réunion pour insérer sujets et pièces-jointes dans votre ordre du jour de comité !

3Mise en place du minutage de l'ordre du jour de comité

Une fois que vous avez défini tous les sujets de discussion et importé toutes les pièces-jointes nécessaires dans votre ordre du jour, il est temps d'établir le minutage précis de chaque section de l'ordre du jour et de chaque sujet. Cette étape s'avère généralement longue et laborieuse si vous utilisez un logiciel de traitement de texte, car c'est à vous qu'il revient de calculer les durées et d'ajuster manuellement les horaires de début et de fin de chaque sujet. De plus, toute modification à l'ordre du jour survenant après cette mise en place exige de nouveaux calculs et de nouveaux ajustements, opération non seulement fastidieuse mais qui risque d'entraîner des erreurs.

Les logiciels de gestion de réunion sont ici d'un grand secours car ils vous permettent de répartir le temps disponible automatiquement du début à la fin de l'ordre du jour, conformément aux options que vous spécifiez. Libre à vous ensuite d'adapter manuellement l'horaire d'un sujet particulier si vous le souhaitez. Vous pouvez même verrouiller le minutage de certains sujets, vous donnant ainsi une maîtrise totale sur l'horaire de votre ordre du jour.

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4Finalisation de l'ordre du jour de comité

Après avoir répertorié les sujets, incorporé les pièces-jointes nécessaires et établi le minutage de la réunion, servez-vous de votre logiciel de gestion de réunion pour formater l'ordre du jour du comité, puis faites-le approuver par le président du comité. A ce point, un simple clic suffit pour envoyer l'ordre du jour du comité à tous les participants prévus.

L'ordre du jour est alors automatiquement enregistré en lieu sûr, et le logiciel se charge d'envoyer des rappels réguliers à tous les intervenants jusqu'à la date de la réunion.

Découvrez comment formater et distribuer votre ordre du jour de comité avec un logiciel de gestion de réunion !

Conseils pour la création d'un ordre du jour de comité

  1. Joignez le compte-rendu officiel et approuvé de la réunion précédente à l'ordre du jour de la réunion à venir. Les participants pourront ainsi y accéder et s'y référer très facilement.
  2. Vérifiez l'état de progression des tâches de préparation à la réunion pour vous assurer qu'elles seront effectuées à temps. Dans le cas contraire, ajustez l'ordre du jour en conséquence.
  3. Pendant la réunion, respectez l'horaire établi. Même si certains sujets prennent un peu plus de temps que prévu, évitez de perturber le déroulement de la réunion en accordant plus de temps aux présentateurs.

Pourquoi faire appel à un logiciel de gestion de réunion pour élaborer un ordre du jour de comité ?

  • Vous pouvez y inclure des pièces-jointes et des hyperliens qui seront ainsi immédiatement consultables pendant la réunion.
  • La fonction de répartition du temps disponible vous fait gagner un temps précieux lors de l'allocation des sujets aux présentateurs.
  • Vous pouvez distribuer l'ordre du jour aux participants avec un simple clic, puis obtenir son archivage automatique pour référence future.