Sales Meeting Agenda

Comment préparer un ordre du jour de réunion commerciale

La préparation à une réunion débute toujours par l'élaboration de son ordre du jour, qui n'est rien de plus que la liste écrite des sujets de discussion à aborder durant la réunion. Un ordre du jour complet et bien agencé rendra la réunion plus productive et aidera vos équipes à en tirer le maximum de profit.

La rédaction d'un ordre du jour de réunion commerciale en 4 étapes simples :

  1. Confirmez l'objectif de la réunion commerciale
  2. Sélectionnez les sujets à aborder et définissez leur horaire précis
  3. Désignez les présentateurs de chaque sujet
  4. Rédigez le détail de l'ordre du jour

Sales Meeting Agenda

1Confirmez l'objectif de l'ordre du jour de la réunion commerciale

Lorsque vous rédigez l'ordre du jour d'une réunion spécifique, telle une réunion des équipes de vente, il est essentiel que son objectif soit clair. Demanderez-vous à vos équipes d'évaluer leurs chiffres de ventes, ou s'agit-il d'une réunion périodique mensuelle ? La définition de l'objectif de la réunion vous aidera à mettre en place l'ordre du jour le plus approprié.

Comme les réunions servent essentiellement de moyen de communication entre les différents membres d'une organisation, elles remplissent toutes les rôles de base suivants :

  • Information
  • Recherche d'idées
  • Obtention d'explications
  • Résolution de problèmes
  • Présentation de propositions / procédures
  • Prise de décisions
  • Résolution de conflits

2Sélectionnez les sujets à aborder et définissez leur horaire précis

Lorsqu'ils considèrent les sujets de discussion potentiels à incorporer à l'ordre du jour, certains organisateurs de réunion préfèrent commencer par mettre leurs idées sur papier ou faire appel à un logiciel de mind mapping comme MatchWare MindView. En effet, le mind mapping vous permet d'obtenir une représentation visuelle des sujets et de leur agencement, et les logiciels de mind mapping comme MindView vous autorisent même à exporter l'ordre du jour final en tant que document Microsoft Word.

Voici quelques-uns des sujets que vous pourriez inclure dans l'ordre du jour de votre prochaine réunion commerciale :

  • Ventes actuelles et ventes projetées (globales, par produit, par région) pour la période considérée (mois/trimestre/année)
  • Statistiques de performance
  • Tendances de l'industrie
  • Nouveaux débouchés
  • Nouvelle stratégie commerciale
  • Rétention / Fidélisation de la clientèle
  • Amélioration des services au client

Pour éviter que la réunion ne s'éloigne de ses objectifs, il est important de définir le temps précis à accorder à chaque sujet de discussion. Adoptez un horaire réaliste, au besoin en consultant les ordres du jour des réunions précédentes pour voir combien de temps les sujets similaires ont exigé par le passé.

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3Désignez les présentateurs de chaque sujet

Bien que les chefs d'équipe, responsables et managers animent souvent leurs propres réunions et présentent eux-mêmes les sujets de discussion, il est utile de considérer à l'avance les zones d'expertise des participants prévus pour déterminer si certains d'entre eux pourraient être plus qualifiés pour présenter des sujets donnés.

Certaines réunions sont unilatérales, dans le sens où elles mettent en scène un présentateur actif face à un auditoire essentiellement silencieux. Dans ce type de scénario, il est important que le présentateur prenne le temps de solliciter questions et commentaires auprès des participants, afin d'obtenir leurs contributions, de maintenir leur attention et de déterminer leurs niveaux de connaissances sur divers sujets. Dans les situations plus interactives, il peut être plus facile d'évaluer les points forts des participants en analysant leur niveau de participation et la perspicacité de leurs contributions au cours des réunions précédentes.

Les logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster disposent de modules intégrés destinés à juger de l'efficacité du présentateur et des participants, vous permettant ainsi de choisir le présentateur le plus adapté à chaque sujet.

4Rédigez le détail de l'ordre du jour

Une fois que vous avez établi le plan général de l'ordre du jour, vous pouvez commencer la rédaction proprement dite. Il existe pour ce faire plusieurs méthodes, dont le recours à un logiciel tel Microsoft Word ou l'emploi d'une application de gestion de réunion comme MeetingBooster. Le module de création d'ordre du jour de MeetingBooster vous permet de saisir rapidement la liste des sujets, leur horaire et l'identité de leurs présentateurs. Le repérage des présentateurs à l'avance garantira leur disponibilité.

En outre, non seulement la consultation des ordres du jour des réunions précédentes accélère la phase d'élaboration du nouvel ordre du jour, mais la possibilité de créer votre propre modèle d'ordre du jour vous aidera à harmoniser vos procédures de conduite de réunion à tous les niveaux de l'organisation.

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Conseils pour la rédaction d'un ordre du jour de réunion commerciale :

  1. Insérez l'heure de début et de fin de chaque sujet
  2. Veillez à ménager des temps de pause
  3. Demandez à vos collègues ou à d'autres participants de vérifier votre ordre du jour
  4. Incluez des tâches de préparation
  5. Distribuez l'ordre du jour aux participants suffisamment de temps avant la réunion

Les avantages de l'utilisation de MeetingBooster pour la rédaction de vos ordres du jour :

  1. Système de suggestions de sujets de discussion en ligne
  2. Outil de rédaction et d'enregistrement d'ordre du jour simple et efficace
  3. Outil d'allocation du temps disponible aux sujets de discussion
  4. Outil d'assignation de tâches préparatoires
  5. Distribution automatique de l'ordre du jour