Meeting

Tout ce que vous devez savoir sur les réunions

Cette page fournit des informations pratiques sur les différents types de réunion existants, et vous aidera à rationaliser les procédures de conduite de réunion au sein de votre entreprise ou organisation.

Qu'est-ce qu'une réunion ?

Une réunion est une rassemblement de deux ou plusieurs personnes dans le but d'atteindre un objectif commun, de présenter des informations ou de communiquer un message particulier. Il peut s'agir soit d'une rencontre verbale face à face sur site physique, soit d'un échange virtuel via une liaison audio, vidéo ou de type webinaire, soit encore d'une combinaison des deux approches.

Les différents types de réunions

Les réunions peuvent avoir différentes natures :

  • Conférence (une journée, présentation délivrée par une personne à un large auditoire)
  • Séminaire (une journée, typiquement plusieurs présentations à un auditoire restreint)
  • Colloque (une ou plusieurs journées, auditoire de taille moyenne)
  • Congrès (plusieurs journées, large auditoire)
  • Ateliers (petit nombre de participants actifs)
  • Exposition ou salon (plusieurs journées, stands accueillant des visiteurs)
  • Cours de formation
  • Evénement de lancement

Indépendamment du type de la réunion, vous devez respecter certaines règles essentielles pour mener la réunion avec efficacité, assurer sa productivité et engendrer des résultats positifs.

Les huit étapes à suivre pour assurer la réussite d'une réunion :

  1. Préparez-vous soigneusement.
  2. Rédigez un ordre du jour.
  3. Respectez l'horaire établi.
  4. Optez pour un petit nombre de réunions bien ciblées.
  5. Encouragez la participation active des invités.
  6. Ne vous écartez pas des sujets en cours de discussion.
  7. Capturez les échanges et allouez les tâches nécessaires.
  8. Faites une évaluation globale de la réunion à son terme.

Quelle que soit la nature de la réunion que vous avez à organiser, il existe plusieurs outils de gestion de réunion qui peuvent vous aider à suivre ces étapes.

Objectifs de la réunion

Toute réunion doit avoir un objectif clair et précis. Ces objectifs peuvent bien entendu varier selon le type de réunion envisagé, mais s'ils ne sont pas énoncés clairement dès le départ, vous n'aurez aucun moyen d'évaluer si la réunion a produit les résultats escomptés ou non. Ainsi, la réunion peut avoir pour but d'arriver à un consensus, de communiquer des informations à un groupe ou de promouvoir une nouvelle idée ou un nouveau produit. Lorsque les objectifs recherchés sont définis clairement, il est aussi beaucoup plus facile d'établir un ordre du jour en conséquence.

L'ordre du jour est la liste écrite de toutes les questions à aborder durant la réunion, présentation ou évènement. Indépendamment du lieu ou du mode retenu pour la rencontre, l'ordre du jour doit contenir certaines rubriques indispensables. Pour en savoir plus, consultez Ordres du jour de réunion ressource gratuite contenant toutes sortes d'informations utiles sur la préparation d'un ordre du jour.

Meeting Agenda

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Logistique de la réunion

Toutes les réunions ont leurs propres exigences qu'il convient de définir à l'avance : lieu, désignation et compétences de l'animateur et des présentateurs, liste des participants, contraintes budgétaires, invités spéciaux et ainsi de suite. Au fur et à mesure que vous examinez tous ces facteurs, il peut être utile de créer une liste de contrôle à laquelle vous pourrez revenir au moment d'établir l'ordre du jour.

Une telle liste de contrôle répertorie les étapes de la préparation de la réunion, découpées en quatre phases principales comme suit :

  1. Préparation initiale - Date, heure, lieu, participants et objectifs de la réunion
  2. Rappels – Rappels relatifs à la réunion, convocations et ordre du jour préliminaire.
  3. Dispositions particulières – Invités spéciaux, équipement, autorisations
  4. Préparation finale – Liste de participants finale, ordre du jour et modèle de compte-rendu

Conduite de la réunion

Lorsque la date de la réunion approche, vérifiez que vous avez bien envoyé l'ordre du jour à toutes les personnes concernées. Si vous préférez leur communiquer l'ordre du jour sur place, laissez-leur le temps d'en prendre connaissance avant le début de la réunion. Assurez-vous que tous les présentateurs sont arrivés et qu'ils ont tout ce dont ils ont besoin. Faites un relevé des participants et vérifiez que toutes les personnes clés sont présentes. Si un acteur indispensable est absent, voyez si quelqu'un d'autre peut prendre sa place ou reportez tous les sujets le concernant à plus tard.

Si la réunion doit donner lieu à un compte-rendu, désignez un secrétaire chargé de prendre des notes tout au long de la réunion si vous ne l'avez pas encore fait. Lorsque vous passez d'un sujet de discussion au sujet suivant, veillez à ce qu'un accord ou une conclusion ait été atteinte, et laissez le temps au secrétaire de les consigner. Si les discussions débouchent sur des actions de suivi à entreprendre, définissez-les clairement et attribuez-les aux participants appropriés. Si la personne concernée est absente, envoyez-lui un message ou servez-vous d'un logiciel de gestion des tâches pour lui assigner la tâche en question. Les systèmes de gestion de réunion comme MeetingBooster intègrent des modules conçus spécifiquement pour allouer, distribuer et mettre à jour les tâches résultant d'une réunion.

Après la réunion

Ce qui se passe au terme de la réunion est tout aussi déterminant que ce qui se passe avant ou pendant la réunion. Si des informations importantes ont été échangées et des décisions majeures ont été prises, il est vital qu'elles soient communiquées au groupe dans les plus brefs délais. La meilleure méthode pour ce faire est de les consigner dans le compte-rendu de réunion établi par le secrétaire. Celui-ci peut alors soit structurer les informations voulues et préparer le compte-rendu de réunion final lui-même, soit demander à quelqu'un d'autre de finaliser le document. Certaines sociétés ou entités ont leurs propres exigences en matière de formats pour leurs comptes-rendus, spécifications et cahiers des charges.

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Dans le cas d'une conférence ou d'un webinaire, veillez à ce que les participants et invités disposent de toutes les informations nécessaires s'ils désirent contacter l'animateur ou la société qu'il représente ultérieurement. Si, en tant qu'organisateur d'un salon, vous souhaitez pouvoir recontacter les visiteurs de votre stand à des fins publicitaires ou promotionnelles, vous pouvez envisager d'organiser un quizz ou un tirage afin de les inciter à laisser leurs coordonnées. L'accès à un système d'enregistrement en ligne peut vous aider à capturer toutes ces informations en amont de la rencontre.

Comment MeetingBooster se distingue des autres logiciels de gestion de réunion :

  1. Module de rédaction de l'ordre du jour simple et aisé
  2. Outil performant de répartition du temps
  3. Distribution automatique de l'ordre du jour
  4. Capture aisée des discussions menées et décisions prises
  5. Création automatique d'un compte-rendu de réunion officiel
  6. Distribution automatique des comptes-rendus de réunion aux participants
  7. Archivage des comptes-rendus de réunion pour référence future

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